Cuando intentas imprimir un documento de Word, algunos caracteres especiales como emojis, símbolos o letras de otros idiomas aparecen como pequeños cuadros vacíos en la página impresa. Esto ocurre porque la fuente utilizada en el documento no incluye glifos para esos caracteres, o el controlador de la impresora no puede asignarlos correctamente. Este artículo explica por qué los cuadros reemplazan a los caracteres especiales al imprimir y proporciona métodos paso a paso para resolver el problema, incluido el cambio de fuentes, la incrustación de fuentes y el ajuste de la configuración de la impresora.
Puntos clave: cómo corregir los cuadros en lugar de caracteres especiales en Word
- Reemplaza la fuente por una compatible con Unicode, como Arial o Calibri: garantiza que el glifo del carácter especial exista en la fuente utilizada para imprimir.
- Archivo > Opciones > Guardar > Incrustar fuentes en el archivo: conserva la fuente original para que la impresora u otro equipo represente los caracteres correctamente.
- Propiedades de la impresora > Gráficos > TrueType como mapa de bits: obliga a la impresora a usar los datos de fuente de Word en lugar de su propio conjunto de fuentes internas.
Por qué los caracteres especiales se imprimen como cuadros en Word
Los caracteres especiales como ©, ®, ™, las rayas largas (—), las letras acentuadas (é, ñ, ü) y los emojis (😀, 🎉) requieren glifos específicos dentro de un archivo de fuente. Cuando ves un cuadro en la página impresa, la fuente que estás usando no contiene un glifo para ese carácter. Esto puede ocurrir por tres motivos principales.
Primero, la fuente seleccionada en tu documento de Word puede ser una fuente heredada o decorativa que carece de compatibilidad con Unicode para los símbolos modernos. Segundo, si creaste el documento en un equipo y lo abres en otro, es posible que el equipo de destino no tenga instalada la misma fuente. Word entonces sustituye una fuente alternativa que puede no incluir el glifo especial. Tercero, el controlador de la impresora podría estar configurado para enviar texto como gráficos o usar una lista de fuentes integradas que no coincide con la fuente del documento.
El carácter de cuadro en sí es el carácter de reemplazo de Unicode (U+FFFD) o un indicador de glifo faltante. Aparece cuando el motor de representación —ya sea Word, Windows o la impresora— no puede encontrar el glifo correcto. Las soluciones a continuación abordan cada causa.
Sustitución de fuentes y glifos faltantes
Cada fuente tiene un mapa de caracteres que define qué glifos admite. Por ejemplo, la fuente Wingdings solo tiene símbolos decorativos y ninguna letra latina. Si pegas un emoji en un párrafo con Wingdings, Word mostrará un cuadro. Del mismo modo, algunas fuentes gratuitas solo incluyen caracteres ASCII básicos. Al imprimir, el firmware de la impresora también puede carecer del glifo. El enfoque más fiable es usar una fuente que cubra el rango Unicode de tus caracteres especiales.
Representación del controlador de la impresora
Muchas impresoras tienen sus propios conjuntos de fuentes almacenados en el firmware. Cuando envías un trabajo de impresión, el controlador de la impresora puede sustituir una fuente integrada por la fuente del documento para acelerar el procesamiento. Si la fuente integrada carece del glifo especial, la impresora genera un cuadro. Esto es especialmente común con los controladores PCL (Printer Command Language). Cambiar a un controlador PostScript o ajustar la configuración del controlador puede obligar a la impresora a usar los datos de fuente de Windows.
Pasos para imprimir caracteres especiales correctamente
Sigue estos métodos en orden. Cada método aborda una causa diferente del problema de los cuadros. Después de cada método, intenta imprimir una página de prueba con los caracteres especiales.
Método 1: cambiar la fuente del documento por una fuente Unicode
- Selecciona todo el texto del documento
Pulsa Ctrl+A para seleccionar todo el contenido del documento. - Abre el cuadro de diálogo Fuente
Pulsa Ctrl+D o haz clic en el iniciador del cuadro de diálogo del grupo Fuente en la pestaña Inicio. - Elige una fuente compatible con Unicode
Selecciona Arial, Calibri, Segoe UI o Times New Roman. Estas fuentes incluyen una amplia compatibilidad de glifos para símbolos, letras acentuadas y emojis. - Aplica el cambio de fuente
Haz clic en Aceptar. Luego imprime una página de prueba para ver si los cuadros se reemplazan por los caracteres correctos.
Si el documento usa varias fuentes, repite el proceso para cada sección. Para un enfoque más rápido, usa la función Reemplazar para cambiar todas las instancias de una fuente específica por una fuente Unicode.
Método 2: incrustar fuentes en el archivo de Word
- Abre Archivo > Opciones
Haz clic en Archivo en la cinta de opciones y luego en Opciones en la parte inferior del panel izquierdo. - Ve a la categoría Guardar
En el cuadro de diálogo Opciones de Word, selecciona Guardar. - Habilita la incrustación de fuentes
En Conservar la fidelidad al compartir este documento, marca la casilla Incrustar fuentes en el archivo. - Elige las opciones de incrustación
Marca Incrustar solo los caracteres utilizados en el documento para mantener el tamaño del archivo más pequeño. Desmarca esta opción solo si el documento se va a editar en otro equipo. - Guarda e imprime
Haz clic en Aceptar y luego guarda el documento. Imprime de nuevo. Las fuentes incrustadas viajan con el archivo, por lo que la impresora recibe los datos de glifos correctos.
Método 3: ajustar la configuración del controlador de la impresora
- Abre el cuadro de diálogo Imprimir
Pulsa Ctrl+P o haz clic en Archivo > Imprimir. - Abre Propiedades de la impresora
Haz clic en el vínculo o botón etiquetado como Propiedades de la impresora debajo del nombre de la impresora. La redacción exacta varía según el modelo de impresora. - Busca la configuración de gráficos o fuentes
Busca una pestaña llamada Gráficos, Avanzado o Configuración del dispositivo. La ubicación depende del controlador. - Configura el tratamiento de fuentes TrueType
Cambia la opción TrueType como mapa de bits o Enviar TrueType como mapa de bits a Habilitado o Activado. Esto obliga a la impresora a usar los datos de fuente de Windows en lugar de sustituir sus propias fuentes. - Aplica e imprime
Haz clic en Aplicar y luego en Aceptar. Imprime el documento de nuevo.
Método 4: usar el Mapa de caracteres de Windows para insertar caracteres
Si el carácter especial sigue apareciendo como un cuadro, es posible que no sea un carácter Unicode válido. Inserta el carácter usando el Mapa de caracteres de Windows para asegurarte de usar el glifo correcto.
- Abre el Mapa de caracteres
Pulsa la tecla Windows, escribe Mapa de caracteres y pulsa Entrar. - Selecciona una fuente
En la parte superior de la ventana del Mapa de caracteres, elige la misma fuente que usas en el documento de Word, como Arial. - Busca el carácter especial
Desplázate por la cuadrícula o usa la lista desplegable Agrupar por para encontrar el carácter que necesitas, como el símbolo de copyright ©. - Copia y pega en Word
Haz clic en el carácter, haz clic en Seleccionar y luego en Copiar. Vuelve a Word y pega el carácter en el documento.
Si Word sigue mostrando cuadros después de la solución principal
Los cuadros aparecen solo al imprimir en una impresora específica
Algunas impresoras más antiguas, especialmente las láser monocromáticas, tienen memoria de fuentes limitada. El firmware de la impresora no puede representar glifos complejos como los emojis. Para solucionarlo, instala un controlador PostScript para el mismo modelo de impresora. Los controladores PostScript envían los contornos de las fuentes como datos vectoriales, lo que conserva los caracteres especiales. Ponte en contacto con el fabricante de tu impresora para obtener el controlador PostScript.
Los cuadros aparecen al exportar a PDF pero no en la vista previa de impresión
Cuando exportas a PDF usando el controlador Microsoft Print to PDF, el PDF puede incrustar una fuente diferente. Abre Archivo > Exportar > Crear PDF/XPS. Haz clic en Opciones y marca Compatible con ISO 19005-1 (PDF/A). Esto fuerza el cumplimiento de PDF/A, que incrusta todas las fuentes. Luego abre el PDF e imprime desde Adobe Acrobat Reader.
Los cuadros aparecen en emojis y símbolos insertados desde la pestaña Insertar
Word usa la fuente Segoe UI Emoji para los emojis insertados desde Insertar > Símbolo > Más símbolos. Si Segoe UI Emoji falta o está dañada, reinstálala. Abre Configuración > Aplicaciones > Características opcionales. Haz clic en Agregar una característica, busca Segoe UI Emoji e instálala. Reinicia Word e imprime de nuevo.
Compatibilidad de fuentes para imprimir caracteres especiales
| Elemento | Fuente Unicode (Arial, Calibri) | Fuente heredada (Wingdings, Symbol) |
|---|---|---|
| Cobertura de glifos | Más de 2000 caracteres, incluidos latinos, griegos, cirílicos, símbolos y emojis | Menos de 256 caracteres, en su mayoría símbolos decorativos |
| Impresión en cualquier impresora | Funciona con la mayoría de las impresoras; incrusta las fuentes para obtener mejores resultados | A menudo falla porque la impresora carece de la fuente |
| Compatibilidad con emojis | Compatibilidad total con emojis en color en Segoe UI Emoji | Sin compatibilidad con emojis |
| Tamaño del archivo con incrustación | Archivo más grande si se incrusta la fuente completa | Archivo más pequeño pero mayor riesgo de caracteres de cuadro |
Al cambiar a una fuente Unicode, incrustar fuentes en el archivo o ajustar la configuración del controlador de la impresora, puedes eliminar los caracteres de cuadro e imprimir los caracteres especiales según lo previsto. Si un símbolo específico sigue fallando, usa el Mapa de caracteres para insertar el glifo correcto desde una fuente fiable.