Cuando abre Word, ve una larga lista de fuentes. Algunas fuentes vienen con Windows y otras las instala Microsoft 365. Es posible que se pregunte qué tipo de fuente elegir para un documento que se imprima bien o que se vea igual en otro equipo. Este artículo explica la diferencia entre las fuentes del sistema y las fuentes de Office, muestra cómo comprobar qué fuentes están instaladas y le ofrece pasos para gestionar la disponibilidad de fuentes en Word.
Puntos clave: fuentes del sistema frente a fuentes de Office en Word
- Archivo > Opciones > General > Usar fuentes de Office en lugar de fuentes del sistema: controla si Word usa su propia lista de fuentes o la lista de fuentes de Windows en la lista desplegable de fuentes.
- Configuración de Windows > Personalización > Fuentes: muestra todas las fuentes del sistema instaladas en su PC y permite instalar nuevas fuentes para todas las aplicaciones, incluido Word.
- Panel de control > Fuentes o Explorador de archivos > %windir%\Fonts: permite ver, copiar y quitar fuentes del sistema que afectan al menú de fuentes de Word.
Fuentes del sistema frente a fuentes de Office: qué significa cada tipo
Una fuente del sistema es un archivo de fuente instalado en Windows. Todas las aplicaciones de su equipo, incluido Word, pueden usar las fuentes del sistema. Algunos ejemplos son Arial, Times New Roman, Calibri y Segoe UI. Las fuentes del sistema se almacenan en la carpeta C:\Windows\Fonts. Cuando instala una nueva fuente a través de Configuración de Windows o copiando un archivo en esa carpeta, Word puede usarla inmediatamente después de reiniciarse.
Una fuente de Office es una fuente que viene con Microsoft 365 u Office 2021 pero que no está instalada como fuente del sistema. Estas fuentes se almacenan dentro de la carpeta del programa Office y solo están disponibles para las aplicaciones de Office como Word, Excel y PowerPoint. Las fuentes de Office incluyen Candara, Constantia, Corbel y muchas de las fuentes más recientes añadidas a Office en los últimos años. Estas fuentes no aparecen en la carpeta Fuentes de Windows ni en otras aplicaciones como Notepad o Photoshop.
La principal diferencia práctica es la portabilidad. Si envía un documento de Word que usa una fuente exclusiva de Office a una persona que no tiene Microsoft 365, el equipo de esa persona sustituirá la fuente por otra diferente. El diseño del documento puede desplazarse. Es más probable que las fuentes del sistema, especialmente las comunes como Arial o Times New Roman, estén presentes en cualquier equipo Windows.
Cómo decide Word qué fuentes mostrar
El menú desplegable de fuentes de Word muestra juntas las fuentes del sistema y las fuentes de Office. El orden es alfabético. De forma predeterminada, Word muestra todas las fuentes disponibles. Sin embargo, hay una configuración que puede ocultar las fuentes de Office y mostrar solo las fuentes del sistema. Esta configuración se llama “Usar fuentes de Office en lugar de fuentes del sistema” y se encuentra en Archivo > Opciones > General. Cuando la activa, Word oculta de la lista de fuentes las fuentes exclusivas de Office. Esto puede simplificar la selección de fuentes si desea usar solo fuentes ampliamente disponibles en otros equipos.
Pasos para comprobar qué fuentes están instaladas y de dónde provienen
- Abra la carpeta Fuentes de Windows
Presione la tecla Windows + R, escriba%windir%\Fontsy presione Entrar. Esta carpeta contiene todas las fuentes del sistema instaladas en su PC. La lista muestra los nombres de las fuentes y los tipos de archivo. Puede hacer clic con el botón derecho en cualquier fuente y seleccionar Propiedades para ver la ubicación del archivo. Si la ubicación es C:\Windows\Fonts, es una fuente del sistema. - Compruebe la carpeta de fuentes de Office
Abra el Explorador de archivos y vaya aC:\Program Files\Microsoft Office\root\vfs\Windows\FontsoC:\Program Files (x86)\Microsoft Office\root\vfs\Windows\Fonts. Si esta carpeta existe, contiene las fuentes exclusivas de Office. Estas fuentes no aparecen en la carpeta Fuentes de Windows. Puede copiar archivos de fuentes de esta carpeta a la carpeta Fuentes de Windows para convertirlas en fuentes del sistema, pero no se recomienda porque el instalador de Office puede sobrescribirlas durante las actualizaciones. - Use la aplicación Configuración de Windows
Vaya a Inicio > Configuración > Personalización > Fuentes. Esta página muestra todas las fuentes del sistema instaladas. También muestra una vista previa de cada fuente. Puede buscar el nombre de una fuente para ver si aparece. Si una fuente aparece aquí, es una fuente del sistema. Si no aparece pero está disponible en Word, es una fuente exclusiva de Office.
Cómo activar o desactivar las fuentes de Office en Word
De forma predeterminada, Word muestra tanto las fuentes del sistema como las fuentes de Office. Si desea ocultar las fuentes de Office y ver solo las fuentes del sistema, siga estos pasos.
- Abra Opciones de Word
Haga clic en Archivo > Opciones. - Vaya a la pestaña General
En el cuadro de diálogo Opciones de Word, haga clic en General. - Busque la configuración de fuentes
Desplácese hacia abajo hasta la sección “Usar fuentes de Office en lugar de fuentes del sistema”. Esta configuración está cerca de la parte inferior de la página General. - Marque la casilla
Marque la casilla “Usar fuentes de Office en lugar de fuentes del sistema”. Haga clic en Aceptar. - Reinicie Word
Cierre y vuelva a abrir Word. La lista desplegable de fuentes ahora muestra solo las fuentes del sistema. Las fuentes exclusivas de Office están ocultas.
Para revertir este cambio, desmarque la misma casilla y reinicie Word.
Errores comunes y limitaciones al gestionar fuentes en Word
La fuente no aparece en la lista desplegable de fuentes después de la instalación
Si instala una nueva fuente del sistema pero no aparece en Word, la causa más común es que Word estaba abierto durante la instalación. Word lee la lista de fuentes solo cuando se inicia. Cierre Word por completo y vuelva a abrirlo. Si la fuente sigue sin aparecer, compruebe que el archivo de fuente esté en C:\Windows\Fonts y que el archivo no esté dañado. Haga clic con el botón derecho en el archivo de fuente y seleccione Instalar si aún no está instalada.
El diseño del documento cambia al abrirlo en otro equipo
Esto ocurre cuando el documento usa una fuente exclusiva de Office y el destinatario no tiene Microsoft 365. Word sustituye la fuente por otra diferente, lo que cambia los saltos de línea y los saltos de página. Para evitarlo, use solo fuentes del sistema que sean comunes en Windows, como Arial, Times New Roman, Calibri o Segoe UI. También puede incrustar fuentes en el documento. Vaya a Archivo > Opciones > Guardar y marque “Incrustar fuentes en el archivo”. Tenga en cuenta que la incrustación aumenta el tamaño del archivo y puede no funcionar con todas las licencias de fuentes.
Falta la carpeta de fuentes de Office
Algunas instalaciones de Office, especialmente las versiones Click-to-Run, no crean una carpeta de fuentes de Office independiente. En ese caso, todas las fuentes de Office están realmente instaladas como fuentes del sistema. Puede verificarlo comprobando la carpeta Fuentes de Windows. Si ve fuentes como Candara o Constantia en C:\Windows\Fonts, entonces son fuentes del sistema en su equipo. La configuración “Usar fuentes de Office en lugar de fuentes del sistema” no tendrá efecto porque no hay fuentes exclusivas de Office que ocultar.
Fuentes del sistema frente a fuentes de Office: diferencias clave
| Elemento | Fuentes del sistema | Fuentes de Office |
|---|---|---|
| Ubicación de almacenamiento | C:\Windows\Fonts | Carpeta del programa Office (por ejemplo, C:\Program Files\Microsoft Office\root\vfs\Windows\Fonts) |
| Disponibilidad en otras aplicaciones | Sí, todas las aplicaciones de Windows pueden usarlas | No, solo las aplicaciones de Office pueden usarlas |
| Portabilidad a otros PC | Alta si la fuente es común (Arial, Times New Roman) | Baja a menos que el destinatario tenga Microsoft 365 |
| Cómo ocultarlas en Word | No se pueden ocultar las fuentes del sistema individualmente | Active “Usar fuentes de Office en lugar de fuentes del sistema” en Opciones de Word |
Al elegir una fuente para un documento que se va a compartir, use fuentes del sistema que estén instaladas en la mayoría de los equipos Windows. Arial, Times New Roman, Calibri y Segoe UI son opciones seguras. Para documentos internos que permanecen dentro de su organización, donde todos tienen Microsoft 365, las fuentes de Office están bien y ofrecen más variedad de diseño.
Ahora puede identificar si una fuente de Word es una fuente del sistema o una fuente de Office comprobando la carpeta Fuentes de Windows y la carpeta de fuentes de Office. Use la configuración “Usar fuentes de Office en lugar de fuentes del sistema” para simplificar su lista de fuentes si solo desea usar fuentes del sistema. Para obtener la máxima compatibilidad al compartir documentos, incruste las fuentes o use fuentes del sistema comunes.