Cuando varias personas colaboran en un archivo almacenado en OneDrive para la Empresa, es posible que vea una notificación de que alguien más lo está editando. Sin saber quién es esa persona, no puede coordinar las ediciones ni evitar conflictos. OneDrive proporciona indicadores de presencia y detalles de actividad integrados que muestran exactamente quién está trabajando en un documento. Este artículo explica cómo ver el editor actual mediante el sitio web de OneDrive, el cliente de sincronización de escritorio y las aplicaciones de Office.
Puntos clave: Cómo ver quién está editando un archivo de OneDrive
- Sitio web de OneDrive > Panel de detalles del archivo: Abre el panel Actividad que muestra el editor actual y los cambios recientes de cualquier archivo seleccionado.
- Cliente de sincronización de escritorio de OneDrive > Superposición del icono del archivo: Muestra una marca de verificación verde con un icono de persona cuando otro usuario tiene el archivo abierto.
- Aplicación de Office > Botón Compartir > Actividad: Muestra el nombre y la imagen de perfil del coautor actual directamente en Word, Excel o PowerPoint.
Cómo realiza OneDrive el seguimiento de la actividad de coautoría
OneDrive para la Empresa utiliza la tecnología de coautoría de Microsoft 365 para permitir que varias personas editen un archivo al mismo tiempo. Cuando un usuario abre un archivo en una aplicación de Office o en el sitio web de OneDrive, el servicio registra a esa persona como editor activo. Esta información se almacena en el registro de actividad del archivo y es visible a través de varias interfaces. La característica funciona para documentos de Word, libros de Excel, presentaciones de PowerPoint y blocs de notas de OneNote. No necesita permisos especiales más allá del acceso de edición estándar al archivo.
Los datos de presencia se actualizan en tiempo real. Si una persona cierra el archivo o deja de editarlo, el indicador desaparece en unos segundos. OneDrive también registra las ediciones anteriores en el historial de versiones, pero la comprobación del editor actual se refiere a la colaboración en vivo, no a los cambios históricos.
Pasos para ver quién está editando un archivo de OneDrive
El método que utilice depende de dónde esté viendo el archivo. A continuación se presentan tres formas de comprobar el editor actual.
Método 1: Usar el sitio web de OneDrive
- Abrir OneDrive en un navegador
Vaya ahttps://onedrive.live.come inicie sesión con su cuenta profesional o educativa. - Navegar hasta el archivo
Vaya a la carpeta que contiene el archivo que desea comprobar. Haga clic una vez en el nombre del archivo para seleccionarlo. - Abrir el panel de detalles
En la barra de herramientas de la parte superior de la página, haga clic en el icono i o en el botón Detalles. El panel de detalles se abre en el lado derecho de la pantalla. - Ver la sección Actividad
En el panel de detalles, desplácese hacia abajo hasta la sección Actividad. Verá una lista de acciones recientes. La entrada superior muestra el nombre de la persona que está editando el archivo actualmente, junto con una marca de tiempo.
Método 2: Usar el cliente de sincronización de escritorio de OneDrive
- Abrir el Explorador de archivos
Presione Windows + E para abrir el Explorador de archivos. Vaya a su carpeta de OneDrive. - Localizar el archivo
Busque el archivo que desea comprobar. Observe la superposición del icono de estado en el icono del archivo. Una marca de verificación verde con una silueta de persona indica que otra persona tiene el archivo abierto. - Hacer clic con el botón derecho en el archivo
Haga clic con el botón derecho en el archivo y seleccione Ver en línea. Esto abre el sitio web de OneDrive en la ubicación del archivo, donde puede usar el método del panel de detalles anterior para ver el nombre del editor. - Comprobar el centro de actividad de OneDrive
Haga clic en el icono de la nube de OneDrive en la bandeja del sistema. En la ventana emergente, haga clic en Actividad. La lista de actividad muestra los cambios recientes en los archivos y quién los realizó, incluidas las sesiones de edición actuales.
Método 3: Usar la aplicación de Office (Word, Excel, PowerPoint)
- Abrir el archivo en la aplicación de Office
Haga doble clic en el archivo para abrirlo en la versión de escritorio de Word, Excel o PowerPoint. Si el archivo está almacenado en OneDrive, verá el conmutador Guardado automático en la parte superior de la ventana. - Observar el área del botón Compartir
En la esquina superior derecha de la ventana, haga clic en el botón Compartir. Se abre un panel que muestra los nombres e imágenes de perfil de las personas que tienen acceso al archivo. La persona que está editando el archivo actualmente aparece en la parte superior con un punto verde junto a su nombre. - Usar la pestaña Actividad en el panel Compartir
En el panel Compartir, haga clic en la pestaña Actividad. Esta pestaña enumera todos los cambios recientes, incluido quién está editando el archivo en este momento. El nombre del editor actual se muestra con una marca de tiempo.
Si el indicador del editor no aparece
En algunas situaciones, el editor actual puede no mostrarse aunque alguien esté editando el archivo. A continuación se presentan las causas más comunes y cómo resolverlas.
El archivo no está almacenado en OneDrive
La presencia de coautoría solo funciona para archivos guardados en OneDrive para la Empresa o SharePoint. Si el archivo se guarda localmente o en una unidad de red, no verá los indicadores del editor. Mueva el archivo a OneDrive arrastrándolo a su carpeta de OneDrive en el Explorador de archivos.
El editor está usando una aplicación que no es de Office
Si alguien abre el archivo en una aplicación de terceros, como Google Docs o un editor de texto sin formato, OneDrive no lo registra como editor activo. Solo las aplicaciones de Office y el sitio web de OneDrive activan el indicador de presencia. Pida a los colaboradores que usen Word, Excel o PowerPoint para la coautoría.
El archivo está desprotegido
Si el archivo forma parte de una biblioteca de SharePoint que tiene habilitada la opción Requerir desprotección, solo una persona puede editarlo a la vez. El archivo se muestra como desprotegido para esa persona. Puede ver quién lo desprotegió consultando las propiedades del archivo en la biblioteca de SharePoint.
Panel de actividad de OneDrive vs. panel Compartir de Office: diferencias clave
| Elemento | Panel de actividad del sitio web de OneDrive | Panel Compartir de la aplicación de Office |
|---|---|---|
| Método de acceso | Sitio web de OneDrive, seleccionar archivo, hacer clic en Detalles | Abrir archivo en la aplicación de Office, hacer clic en el botón Compartir |
| Muestra el editor actual | Sí, con marca de tiempo | Sí, con punto verde y nombre |
| Muestra el historial de ediciones | Sí, registro de actividad completo | Sí, solo cambios recientes |
| Requiere navegador | Sí | No |
| Funciona sin conexión | No | No, requiere conexión a Internet |
Ambos paneles le proporcionan la misma información básica: quién está editando el archivo en este momento. Utilice el sitio web de OneDrive cuando desee un historial de actividad más amplio. Utilice la aplicación de Office cuando ya esté trabajando en el archivo y necesite echar un vistazo rápido a los coautores.
Después de comprobar quién está editando un archivo de OneDrive, puede decidir si esperar a que esa persona termine, contactarla directamente o abrir el archivo en modo de solo lectura para evitar conflictos. Si necesita ver versiones anteriores del archivo, utilice la característica Historial de versiones haciendo clic con el botón derecho en el archivo en OneDrive y seleccionando Historial de versiones. Para la colaboración en tiempo real, considere activar Guardado automático para asegurarse de que todos los cambios se guarden automáticamente.