Crear una biblioteca de documentos con metadatos obligatorios: lista de verificación práctica para propietarios de SharePoint

Como propietario de un sitio de SharePoint, debe asegurarse de que cada archivo cargado en una biblioteca de documentos incluya metadatos específicos, como el nombre del proyecto, el departamento o el tipo de documento. Sin metadatos obligatorios, su equipo puede cargar archivos que carecen de información crítica, lo que hace que la búsqueda y los informes no sean confiables. Este artículo proporciona una lista de verificación práctica paso a paso para crear una biblioteca de documentos con columnas de metadatos obligatorios. Aprenderá a configurar columnas, marcarlas como obligatorias y exigir la entrada de metadatos a nivel de carpeta. Al final, tendrá una biblioteca que obliga a los usuarios a completar detalles clave antes de que se pueda guardar un archivo.

¿Qué son los metadatos obligatorios en una biblioteca de documentos de SharePoint?

Los metadatos son datos descriptivos sobre un archivo, como el autor, la fecha o la categoría. Cuando marca una columna como obligatoria, SharePoint impide que los usuarios carguen o guarden un archivo a menos que completen esa columna. Esto es diferente de una columna que simplemente está presente pero es opcional. La configuración de obligatorio se aplica a nivel de biblioteca o a nivel de tipo de contenido. También puede establecer valores predeterminados para las carpetas de modo que los archivos que se colocan en una carpeta reciban automáticamente ciertos metadatos.

Antes de crear la biblioteca, planifique qué columnas de metadatos necesita. Los ejemplos comunes incluyen Tipo de documento, Nombre del proyecto, Departamento o Estado. Decida si las columnas serán columnas de sitio (reutilizables en otras bibliotecas) o columnas específicas de la biblioteca. También decida si necesita una columna de metadatos administrados con un conjunto de términos controlado o una columna de opción simple. Este paso de planificación evita retrabajos posteriores.

Requisitos previos para esta tarea:

• Debe tener permisos de Propietario o Diseñador en el sitio.
• Si utiliza metadatos administrados, el almacén de términos debe tener ya los conjuntos de términos configurados por un administrador del inquilino.
• Si utiliza columnas de sitio, esas columnas deben crearse en la galería de columnas de sitio antes de comenzar.

Pasos para crear una biblioteca de documentos con metadatos obligatorios

1. Navegue al sitio donde estará la biblioteca
   Abra SharePoint en su navegador y vaya a la colección de sitios o al sitio de comunicación donde desea la biblioteca. Haga clic en el icono de engranaje de Configuración en la esquina superior derecha y luego seleccione Agregar una aplicación.
2. Elija la aplicación Biblioteca de documentos
   En la página Sus aplicaciones, haga clic en Biblioteca de documentos. Asigne un nombre a la biblioteca, por ejemplo Documentos del proyecto. Haga clic en Crear. La biblioteca aparece en la navegación del sitio.
3. Abra la configuración de la biblioteca
   Haga clic en el engranaje de Configuración nuevamente y luego seleccione Configuración de la biblioteca. Si no ve Configuración de la biblioteca, haga clic primero en el nombre de la biblioteca y luego en el icono de engranaje.
4. Cree una nueva columna para metadatos
   En Columnas, haga clic en Crear columna. Escriba un nombre de columna como Tipo de documento. Para el tipo, seleccione Opción si desea una lista desplegable, o Metadatos administrados si desea un conjunto de términos. En la sección Requerir que esta columna contenga información, seleccione Sí. Haga clic en Aceptar.
5. Agregue más columnas obligatorias según sea necesario
   Repita el paso 4 para cada columna de metadatos que necesite, por ejemplo Nombre del proyecto, Departamento o Estado. Cada vez, establezca Requerir que esta columna contenga información en Sí. Para las columnas de opción, escriba las opciones en el cuadro Escriba cada opción en una línea separada.
6. Establezca valores predeterminados de columna a nivel de carpeta (opcional pero recomendado)
   En Configuración de la biblioteca, en Configuración general, haga clic en Configuración de valores predeterminados de columna. Seleccione una carpeta o la raíz de la biblioteca. Para cada columna, puede escribir un valor predeterminado. Los archivos cargados en esa carpeta obtendrán automáticamente ese valor, pero los usuarios aún pueden cambiarlo. Haga clic en Aceptar.
7. Verifique que las columnas obligatorias funcionen
   Regrese a la biblioteca y haga clic en Nuevo > Carpeta para crear una carpeta de prueba. Luego arrastre un archivo a esa carpeta. SharePoint debería mostrar un panel de metadatos que le solicite completar las columnas obligatorias antes de que finalice la carga. Si el panel no aparece, es posible que la columna no esté configurada como obligatoria.

Cosas que evitar y errores comunes

Establecer una columna como obligatoria pero no agregarla a la vista predeterminada

Si la columna obligatoria no es visible en la vista de la biblioteca, es posible que los usuarios no vean el mensaje de error cuando omiten un valor. Siempre agregue la columna obligatoria a la vista predeterminada para que los usuarios puedan ver qué falta. Para hacer esto, en Configuración de la biblioteca, en Vistas, haga clic en el nombre de la vista y luego marque la casilla junto a la columna.

Usar una columna de una sola línea de texto cuando una columna de opción o de metadatos administrados es mejor

Una columna de una sola línea de texto permite la entrada de texto libre, lo que genera inconsistencias como Proyecto A y Proyecto-A. Utilice una columna de Opción o una columna de Metadatos administrados para exigir valores consistentes.

Olvidar establecer obligatorio en los tipos de contenido

Si su biblioteca utiliza varios tipos de contenido, como Documento y Factura, cada tipo de contenido tiene su propia configuración de columnas. Debe establecer la columna como obligatoria para cada tipo de contenido individualmente. Vaya a Configuración de la biblioteca > Tipos de contenido, haga clic en el nombre del tipo de contenido, luego haga clic en el nombre de la columna y establézcala como Obligatoria.

No probar la experiencia de carga

Después de configurar las columnas obligatorias, pruebe el proceso de carga con un archivo real. Abra la biblioteca en una ventana de navegador privada o como un usuario diferente para ver los mensajes exactos. Es posible que algunas columnas parezcan obligatorias pero la carga aún se realice correctamente si la columna no está configurada correctamente en el tipo de contenido.

Biblioteca de documentos con metadatos obligatorios: Opciones de configuración clave

Opción de configuración	Columna de biblioteca	Columna de sitio
Reutilización	Solo en esta biblioteca	Disponible en todas las bibliotecas del sitio
Gestión de actualizaciones	Editar en la configuración de la biblioteca	Editar en la galería de columnas de sitio, actualiza todas las bibliotecas
Ideal para	Metadatos únicos o específicos de la biblioteca	Metadatos utilizados en varias bibliotecas, como Departamento

Conclusión

Ahora puede crear una biblioteca de documentos con columnas de metadatos obligatorios que exijan la entrada de datos antes de la carga. Comience planificando sus columnas, luego créelas como columnas de sitio o columnas de biblioteca con la configuración de obligatorio habilitada. Utilice valores predeterminados a nivel de carpeta para rellenar previamente metadatos comunes y reducir la entrada manual. Pruebe la experiencia de carga como un usuario normal para confirmar que las columnas obligatorias bloquean las cargas incompletas. Para una gobernanza avanzada, combine los metadatos obligatorios con directivas de administración de información para retener o eliminar archivos automáticamente según los valores de metadatos.