Como propietario de un sitio de SharePoint, es posible que observe que los resultados de búsqueda de su sitio de departamento muestran archivos desactualizados, omiten contenido importante o clasifican las páginas de forma deficiente. Esto ocurre porque la configuración de búsqueda predeterminada prioriza el contenido general sobre la relevancia específica del sitio. Este artículo proporciona una lista de comprobación práctica para optimizar los resultados de búsqueda de su sitio de departamento, abarcando propiedades administradas, orígenes de resultados, reglas de consulta y plantillas de visualización. Aprenderá a mejorar la precisión y la relevancia de los resultados para su equipo.
Puntos clave: Optimizar los resultados de búsqueda del sitio de departamento
- Administrador de la colección de sitios > Esquema de búsqueda: Administre las propiedades administradas para controlar cómo se indexa y se recupera el contenido.
- Aplicación de servicio de búsqueda > Orígenes de resultados: Cree un origen de resultados personalizado que limite las búsquedas a su colección de sitios.
- Configuración del sitio > Reglas de consulta: Promueva contenido específico o cambie la clasificación cuando los usuarios busquen términos clave.
- Plantillas de visualización de búsqueda: Personalice la apariencia de los resultados para resaltar los metadatos importantes para su departamento.
Por qué los resultados de búsqueda predeterminados no son óptimos para un sitio de departamento
La búsqueda de SharePoint usa un índice global que incluye todos los sitios del inquilino. Cuando un usuario busca desde su sitio de departamento, el sistema devuelve resultados de toda la organización a menos que restrinja el ámbito. El modelo de clasificación predeterminado también trata todo el contenido por igual, por lo que un documento menor de otro sitio puede clasificarse más alto que una política clave de su departamento.
El esquema de búsqueda asigna propiedades rastreadas a propiedades administradas. De forma predeterminada, muchas propiedades rastreadas no están asignadas, por lo que no se pueden buscar ni refinar. Esto significa que los metadatos específicos de su sitio, como ProjectName o DepartmentCode, no se pueden usar para filtrar u ordenar resultados.
Además, las reglas de consulta y los orígenes de resultados no se configuran de forma predeterminada. Sin ellos, no puede promover contenido importante, impulsar resultados según los metadatos ni excluir ubicaciones irrelevantes. La siguiente lista de comprobación aborda cada una de estas carencias.
Requisitos previos para optimizar la búsqueda
Antes de comenzar, confirme que tiene los siguientes permisos y accesos:
- Administrador de la colección de sitios para el sitio de departamento.
- Administrador de la aplicación de servicio de búsqueda en Administración central si necesita crear orígenes de resultados o reglas de consulta para todo el inquilino.
- Acceso a SharePoint Online Management Shell si planea crear propiedades administradas mediante scripts para sitios grandes.
- Una lista de los 10 a 20 términos de búsqueda principales que usa su departamento, recopilada a partir de los análisis del sitio o de los comentarios de los usuarios.
Lista de comprobación: Pasos para optimizar los resultados de búsqueda de un sitio de departamento
1. Revisar y asignar propiedades administradas
- Ir al esquema de búsqueda
Vaya a Configuración del sitio > Administración de la colección de sitios > Esquema de búsqueda. Esto muestra todas las propiedades administradas disponibles para la colección de sitios. - Identificar propiedades rastreadas no asignadas
Haga clic en Propiedades rastreadas y busque las columnas de metadatos que usa, como Department o ProjectPhase. Si no están asignadas, no existe ninguna propiedad administrada para ellas. - Asignar propiedades rastreadas a propiedades administradas
Seleccione una propiedad rastreada, haga clic en Editar/Asignar a propiedad administrada, elija una propiedad administrada existente como RefinableString00 o cree una nueva. Establezca la propiedad como Searchable, Queryable, Retrievable y Refinable según sea necesario. - Verificar la asignación
Realice una búsqueda de prueba con un término que use los metadatos. Use el elemento web Resultados de búsqueda y agregue un refinador para la nueva propiedad administrada para confirmar que aparece.
2. Crear un origen de resultados personalizado
- Abrir Administración de búsqueda
En el centro de administración de SharePoint, vaya a Búsqueda > Orígenes de resultados. Si usa SharePoint Server local, use Administración central > Aplicación de servicio de búsqueda > Orígenes de resultados. - Agregar un nuevo origen de resultados
Haga clic en Nuevo origen de resultados. Asígnele un nombre como Department Site Results. Establezca el Protocolo en Resultados locales de SharePoint. - Escribir una transformación de consulta
En el cuadro Transformación de consulta, escriba una consulta que restrinja los resultados a su sitio. Use la propiedad path:{searchTerms} path:https://yourtenant.sharepoint.com/sites/departmentsite. Reemplace la URL por la URL de su sitio. - Establecer el origen para el elemento web de búsqueda
Edite la página que contiene el elemento web Resultados de búsqueda. En las propiedades del elemento web, en Consulta, seleccione Cambiar origen y elija su nuevo origen de resultados.
3. Configurar reglas de consulta para promover contenido
- Abrir Reglas de consulta
Vaya a Configuración del sitio > Administración de la colección de sitios > Reglas de consulta. Haga clic en Nueva regla de consulta. - Definir la condición de la consulta
Elija Cuando un usuario escribe una consulta y especifique un diccionario de términos clave, por ejemplo Budget, Policy o Vacation. También puede usar una expresión regular para patrones como HR-2025- - Agregar un bloque de resultados o un resultado promovido
En Acciones, haga clic en Agregar bloque de resultados para mostrar un bloque especial de resultados de una biblioteca específica. O haga clic en Agregar resultado promovido para fijar un único documento o página en la parte superior de los resultados. - Establecer la publicación y la fase
Establezca la regla como Activa y elija la fase: No cambiar la clasificación o puede seleccionar Cambiar la clasificación e impulsar los resultados con una puntuación personalizada. - Probar la regla
Use la página de resultados de búsqueda y escriba uno de los términos desencadenantes. Verifique que el resultado promovido o el bloque aparezca por encima de los resultados orgánicos.
4. Ajustar la clasificación con pesos personalizados
- Abrir Modelos de clasificación
En Administración de búsqueda, vaya a Modelos de clasificación. Esto está disponible en SharePoint Server o en SharePoint Online mediante la experiencia de búsqueda clásica. - Crear un modelo de clasificación personalizado
Copie el modelo de clasificación predeterminado y luego ajuste los pesos de las propiedades de metadatos. Por ejemplo, aumente el peso de la propiedad administrada RefinableString00 si representa el nombre del departamento. - Aplicar el modelo al origen de resultados
Edite su origen de resultados y, en Modelo de clasificación, seleccione el modelo personalizado que creó. Guarde el origen de resultados.
5. Personalizar las plantillas de visualización para mejorar la visibilidad
- Localizar las plantillas de visualización
Vaya a Configuración del sitio > Páginas maestras y diseños de página > Plantillas de visualización. En SharePoint Online, use la sección Búsqueda y disponibilidad sin conexión. - Copiar y editar una plantilla
Copie la plantilla predeterminada Item_Default.html. Cambie su nombre a Item_Department.html. Edite el HTML para mostrar propiedades administradas adicionales, como Department o ProjectPhase, en el fragmento del resultado. - Cargar y asociar
Cargue la plantilla modificada en la galería de Plantillas de visualización. En el elemento web Resultados de búsqueda, en Plantillas de visualización, seleccione su plantilla personalizada.
Errores comunes que debe evitar al optimizar la búsqueda
Asignar demasiadas propiedades rastreadas a la misma propiedad administrada
Cada propiedad administrada puede tener varias propiedades rastreadas asignadas, pero esto provoca superposición de datos y un filtrado inexacto. Asigne solo la propiedad rastreada que contiene los metadatos correctos. Use propiedades administradas separadas para campos de metadatos distintos.
Usar URL absolutas en las transformaciones de consulta
Cuando usa una URL completa como path:https://tenant.sharepoint.com/sites/departmentsite, la regla se rompe si cambia la URL del sitio. Use una ruta relativa o el id. del sitio en su lugar. Una consulta más segura es {searchTerms} site:https://tenant.sharepoint.com/sites/departmentsite.
No probar las reglas de consulta con varios usuarios
Las reglas de consulta pueden comportarse de forma diferente para usuarios con permisos distintos. Un resultado promovido podría no aparecer para los usuarios que carecen de acceso de lectura al contenido promovido. Realice pruebas con un usuario que tenga permisos de miembro estándar, no solo como propietario del sitio.
Olvidar volver a indexar el sitio después de los cambios en el esquema
Después de asignar nuevas propiedades administradas, el índice de búsqueda no refleja los cambios de inmediato. Solicite una reindexación completa de la colección de sitios yendo a Configuración del sitio > Búsqueda y disponibilidad sin conexión y haciendo clic en Reindexar sitio. El proceso puede tardar varias horas.
Sitio de equipo frente a sitio de comunicación: diferencias en la optimización de la búsqueda
| Elemento | Sitio de equipo | Sitio de comunicación |
|---|---|---|
| Ámbito de búsqueda predeterminado | Todos los sitios del concentrador o del inquilino | Todos los sitios del inquilino |
| Enfoque de metadatos | Metadatos de documentos, columnas de lista | Metadatos de páginas, noticias, eventos |
| Desencadenantes de reglas de consulta | Tipo de contenido, nombre de biblioteca | Diseño de página, término de navegación del sitio |
| Complejidad de la plantilla de visualización | Plantilla de elemento simple para documentos | Plantilla de elemento enriquecida para noticias y páginas |
Los sitios de equipo se benefician más de la optimización de metadatos a nivel de documento, mientras que los sitios de comunicación necesitan metadatos a nivel de página y reglas de consulta que promuevan artículos de noticias. Ajuste el enfoque de su lista de comprobación en consecuencia.
Ahora puede optimizar sistemáticamente los resultados de búsqueda de su sitio de departamento con la lista de comprobación de cinco pasos. Comience asignando las propiedades administradas más importantes para los metadatos de su sitio y luego cree un origen de resultados que limite el ámbito de búsqueda. Aplique reglas de consulta para promover contenido crítico y ajuste los pesos de clasificación para mostrar resultados relevantes. Por último, personalice las plantillas de visualización para mostrar los metadatos que su equipo necesita de un vistazo. Para el mantenimiento continuo, revise los análisis de búsqueda mensualmente y actualice las reglas de consulta a medida que cambien las prioridades del contenido.