Crear una vista filtrada para mi departamento: guía de administración de SharePoint

Necesita crear una vista filtrada en una lista o biblioteca de SharePoint para que su departamento vea solo los elementos relevantes para él. Una vista filtrada muestra un subconjunto de elementos de la lista o archivos según las condiciones que defina, como el nombre del departamento o la columna de estado. Este artículo explica cómo crear una vista filtrada personalizada y convertirla en la vista predeterminada para el equipo de su departamento. Aprenderá los pasos exactos para configurar el filtro, guardar la vista y aplicarla a un grupo específico de usuarios.

Descripción de las vistas y los filtros de listas de SharePoint

Una vista de SharePoint es un conjunto guardado de opciones de visualización para una lista o biblioteca. Controla qué columnas aparecen, el orden de clasificación, la agrupación y, lo más importante, qué elementos se muestran mediante filtros. Una vista filtrada oculta los elementos que no cumplen sus criterios. Por ejemplo, puede crear una vista que muestre solo los documentos en los que la columna Department es igual a “Finance”. Esta vista se convierte en la predeterminada para todos los que acceden a la biblioteca, o puede establecerla como una vista personal.

Antes de comenzar, necesita permisos de edición en la lista o biblioteca. Normalmente, los miembros del grupo Propietarios o los usuarios con el nivel de permiso Colaborar o superior pueden crear vistas públicas. También necesita una columna que contenga el valor del departamento, como una columna de tipo Elección llamada Department o una columna de tipo Persona llamada Assigned To. Si esa columna no existe, primero debe agregarla.

Hay dos tipos de vistas: públicas y personales. Una vista pública es visible para todos los usuarios que tienen acceso a la lista o biblioteca. Una vista personal solo es visible para usted. Para un filtro de departamento, creará una vista pública y la establecerá como predeterminada para que todos los miembros del departamento vean los datos filtrados automáticamente.

Pasos para crear una vista filtrada para su departamento

Siga estos pasos para crear una vista filtrada que muestre solo los elementos que coincidan con su departamento. El ejemplo usa una lista con una columna Department, pero el mismo método funciona para cualquier tipo de columna.

1. Abra la lista o biblioteca
   Vaya al sitio de SharePoint que contiene la lista o biblioteca de documentos de su equipo. Haga clic en el nombre de la lista o biblioteca en la navegación izquierda o en el contenido del sitio.
2. Acceda al menú Opciones de vista
   En la barra de herramientas situada encima de los elementos de la lista, haga clic en la flecha desplegable junto al nombre de la vista actual (normalmente “All Items” o “All Documents”). Seleccione Crear nueva vista en el menú.
3. Elija un tipo de vista
   En la sección Start from an existing view, seleccione una vista base. Para la mayoría de los filtros de departamento, elija Standard View. Esto le proporciona una vista en blanco que puede personalizar.
4. Asigne un nombre a la vista
   En el campo View Name, escriba un nombre descriptivo, como “Finance Department” o “Engineering Team”. Seleccione Make this the default view si desea que todos los usuarios vean esta vista primero. Desactive esta opción si desea mantener la vista predeterminada actual.
5. Configure el filtro
   Desplácese hasta la sección Filter. En el área Show items only when the following is true, haga clic en la flecha desplegable bajo Column y seleccione la columna que contiene el valor del departamento, por ejemplo, Department. En el siguiente menú desplegable, seleccione is equal to. En el cuadro de texto, escriba el nombre exacto del departamento, como Finance. Haga clic en el vínculo Add si necesita otra condición, como filtrar por una segunda columna.
6. Establezca las columnas y el orden de clasificación
   En la sección Columns, seleccione qué columnas mostrar y su orden. En la sección Sort, elija una columna por la que clasificar, como Title ascendente. Estas opciones controlan el aspecto de los datos filtrados.
7. Guarde la vista
   Desplácese hasta la parte inferior de la página y haga clic en OK. La lista o biblioteca ahora muestra la vista filtrada. Si seleccionó Make this the default view, todos los usuarios verán el filtro de departamento cuando abran la lista.

Después de guardar, pruebe la vista cambiando entre vistas mediante el menú desplegable de vistas. Compruebe que solo aparecen los elementos con el nombre del departamento que especificó. Si necesita editar la vista más adelante, haga clic en el menú desplegable de vistas, seleccione Edit current view y cambie cualquier configuración.

Errores comunes al crear una vista filtrada por departamento

La vista filtrada no muestra ningún elemento

Si la vista muestra cero elementos, la condición del filtro no coincide con ningún valor de columna existente. Compruebe que el nombre de la columna y el valor que escribió estén escritos exactamente como aparecen en los elementos de la lista. Para las columnas de tipo Elección, use el texto exacto de la opción, incluidos los espacios. Para las columnas de tipo Persona, escriba el nombre para mostrar o la dirección de correo electrónico del usuario.

Los usuarios no pueden ver la vista filtrada

Si estableció la vista como predeterminada pero los usuarios siguen viendo todos los elementos, confirme que tiene permisos de edición en la lista. Solo los usuarios con el nivel Colaborar o superior pueden crear o modificar vistas públicas. Asegúrese también de que la vista sea pública, no personal. En la configuración de la vista, la sección Audience debe mostrar “Public view”, no “Personal view”.

La vista filtrada no se actualiza cuando se agregan nuevos elementos

Una vista filtrada es dinámica. Cuando un usuario agrega un nuevo elemento con el valor de departamento correcto, el elemento aparece en la vista de inmediato. Si el nuevo elemento no aparece, compruebe que la columna Department contenga el valor exacto usado en el filtro. Los espacios finales o las diferencias entre mayúsculas y minúsculas hacen que el filtro excluya el elemento.

La columna Department no existe

Si su lista no tiene una columna Department, agregue una antes de crear la vista. En la barra de herramientas de la lista, haga clic en el icono de engranaje y seleccione List settings. En Columns, haga clic en Create a column. Elija Choice como tipo de columna, asígnele el nombre Department y escriba los nombres de los departamentos como opciones. Haga clic en OK y, a continuación, rellene la columna para los elementos existentes.

Vista estándar frente a vista filtrada: diferencias clave

Elemento	Vista estándar	Vista filtrada
Descripción	Muestra todos los elementos de la lista o biblioteca	Muestra solo los elementos que cumplen las condiciones especificadas
Comportamiento predeterminado	Normalmente es la vista predeterminada llamada “All Items”	Se puede establecer como predeterminada para todos los usuarios o para un público específico
Rendimiento	Más lenta en listas grandes porque carga todos los elementos	Más rápida porque carga un subconjunto de elementos
Caso de uso	Navegación general o tareas de administración	Flujos de trabajo o informes específicos del departamento

Ahora puede crear una vista filtrada para su departamento en SharePoint. Comience creando una nueva vista desde la barra de herramientas de la lista, establezca la condición del filtro en la columna Department y guárdela como vista predeterminada. Pruebe la vista agregando un nuevo elemento con el valor de departamento correcto. Para filtros avanzados, use varias condiciones o agrupe los elementos por departamento en la sección Group By de la configuración de la vista.