Restaurar una versión anterior de una página de SharePoint: lista de comprobación de gobernanza

Necesita restaurar una versión anterior de una página de SharePoint después de una edición no intencionada o un error de contenido. SharePoint guarda versiones automáticamente cada vez que publica una página. Este artículo explica cómo revisar el historial de versiones, restaurar una versión específica y establecer reglas de gobernanza para controlar la retención de versiones. Aprenderá los pasos exactos para recuperar contenido y la configuración que evita la acumulación excesiva de versiones.

Cómo funciona el control de versiones de páginas de SharePoint

SharePoint almacena una copia separada de una página cada vez que la publica. Las versiones secundarias (borradores) se guardan cuando guarda sin publicar. Las versiones principales se crean al hacer clic en Publicar. El historial de versiones incluye la fecha, la hora y la persona que realizó el cambio. De forma predeterminada, SharePoint conserva todas las versiones principales indefinidamente a menos que establezca un límite. Esto puede provocar un aumento del almacenamiento si las páginas se editan con frecuencia.

La característica de historial de versiones está disponible en todas las páginas modernas de SharePoint, incluidas las páginas wiki, las páginas de elementos web y las publicaciones de noticias. Debe tener permisos de Editar o Control total para restaurar una versión. Los lectores pueden ver la lista del historial de versiones, pero no pueden restaurar.

Pasos para restaurar una versión anterior de una página de SharePoint

1. Abra la página en modo de edición
   Vaya al sitio que contiene la página. Seleccione la página en la biblioteca Páginas del sitio o ábrala directamente. Haga clic en el botón Editar de la barra de comandos superior. La página se abre en modo de edición.
2. Abra el panel Detalles de la página
   Haga clic en el botón Detalles de la página en la esquina superior derecha de la página. El panel de detalles se abre en el lado derecho de la pantalla.
3. Seleccione Historial de versiones
   En el panel Detalles de la página, desplácese hacia abajo y haga clic en Historial de versiones. Aparece una lista de todas las versiones guardadas, que muestra el número de versión, la fecha, la hora y la persona que la guardó.
4. Elija la versión que desea restaurar
   Haga clic en la versión que desea restaurar. La vista previa de la página muestra el contenido de esa versión. Confirme que es la versión correcta.
5. Haga clic en Restaurar
   Haga clic en el botón Restaurar directamente en la fila de la versión. Un cuadro de diálogo de confirmación le pregunta si desea restaurar esta versión. Haga clic de nuevo en Restaurar. La página se reemplaza por la versión seleccionada. La versión restaurada se convierte en la versión publicada actual.
6. Compruebe la página después de restaurar
   Cierre el panel del historial de versiones. Revise la página para confirmar que el contenido es correcto. Vuelva a publicar la página si es necesario haciendo clic en Publicar en la barra de comandos superior.

Restaurar una versión sin abrir la página

1. Vaya a la biblioteca Páginas del sitio
   En el sitio de SharePoint, seleccione Páginas en la navegación izquierda o haga clic en Contenido del sitio y abra la biblioteca Páginas.
2. Seleccione la página
   Pase el cursor sobre el nombre de la página y haga clic en la casilla de verificación que aparece.
3. Haga clic en Historial de versiones en la barra de comandos
   Con la página seleccionada, haga clic en Historial de versiones en la barra de comandos superior. Se abre el panel del historial de versiones.
4. Restaure la versión
   Siga los mismos pasos anteriores para seleccionar y restaurar una versión.

Establecer límites de versiones para la gobernanza

Para evitar el almacenamiento ilimitado de versiones, establezca un número máximo de versiones principales por página. Esto se hace en el nivel de colección de sitios en el centro de administración de SharePoint.

1. Abra el centro de administración de SharePoint
   Vaya al centro de administración de Microsoft 365 y seleccione SharePoint. O bien, vaya directamente a admin.microsoft.com y elija SharePoint.
2. Seleccione Sitios activos
   En la navegación izquierda, haga clic en Sitios activos. Aparece una lista de todas las colecciones de sitios.
3. Elija la colección de sitios
   Haga clic en el nombre de la colección de sitios donde desea establecer límites de versiones. No haga clic en la casilla de verificación.
4. Abra Configuración
   En el panel de detalles del sitio que se abre, seleccione la pestaña Configuración. Desplácese hasta la sección Configuración de la colección de sitios y haga clic en Características de la colección de sitios.
5. Busque Configuración de versiones
   Desplácese por la lista de características y localice Configuración de versiones junto a la biblioteca de documentos. Haga clic en el botón Activar si la característica aún no está activa.
6. Establezca el límite de versiones
   Después de la activación, haga clic en Configuración de versiones. Escriba el número máximo de versiones principales que desea conservar. Por ejemplo, escriba 100. SharePoint conservará las 100 versiones principales más recientes y eliminará automáticamente las anteriores.
7. Guarde los cambios
   Haga clic en Aceptar para aplicar el límite de versiones. La configuración se aplica a todas las páginas de esa colección de sitios.

Problemas comunes al restaurar versiones de páginas

El botón Restaurar está atenuado

No tiene permisos de Editar o Control total en el sitio. Póngase en contacto con el propietario o administrador del sitio para que le conceda el nivel de permiso adecuado. Los miembros del sitio con permiso Colaborar no pueden restaurar versiones.

El historial de versiones está vacío

No se ha publicado ninguna versión principal. Las versiones de borrador no se muestran en la lista del historial de versiones a menos que tenga permiso para ver borradores. Publique la página al menos una vez para crear una versión principal.

La página restaurada se ve diferente de la vista previa

Es posible que la vista previa de la versión no cargue correctamente todos los elementos web. Después de restaurar, edite la página y compruebe cada elemento web. Actualice el explorador para ver la página completa.

El límite de versiones eliminó versiones anteriores

Si establece un límite de versiones, las versiones anteriores se eliminan de forma permanente. No puede restaurar una versión que se eliminó. Establezca el límite lo suficientemente alto para conservar el historial que necesita.

Restauración manual frente a límite de versiones: diferencias clave

Elemento	Restauración manual	Límite de versiones
Propósito	Recuperar una versión anterior específica de una página	Controlar el almacenamiento limitando el número de versiones conservadas
Acción	El usuario hace clic en Restaurar en una fila de versión	El administrador establece un número en la configuración del sitio
Efecto	Reemplaza la versión publicada actual por la versión seleccionada	Elimina las versiones más antiguas cuando se publican nuevas versiones
Permiso necesario	Editar o Control total	Administrador de la colección de sitios

Restaurar una versión anterior es una acción directa de recuperación de contenido. Establecer un límite de versiones es una acción de gobernanza que evita el crecimiento descontrolado de versiones. Use ambas juntas para una gestión completa de versiones. Después de restaurar, compruebe siempre la página en busca de elementos web dañados o contenido faltante. Si restaura versiones con frecuencia, considere establecer un límite de versiones más alto para conservar más historial.