Cómo usar la combinación de correspondencia para tarjetas de identificación en Word

Crear tarjetas de identificación para empleados, estudiantes o asistentes a eventos suele requerir una plantilla y una lista de nombres y fotos. La función de combinación de correspondencia de Word puede automatizar este proceso, de modo que no tenga que escribir cada tarjeta manualmente. Este artículo explica cómo configurar una combinación de correspondencia para tarjetas de identificación usando un origen de datos como Excel. Aprenderá a crear el diseño de la tarjeta, vincular sus datos e imprimir o guardar todas las tarjetas a la vez.

Cómo funciona la combinación de correspondencia para tarjetas de identificación

La combinación de correspondencia en Word se usa normalmente para cartas y sobres. Para las tarjetas de identificación, se usa el mismo motor pero con un diseño tipo etiqueta. El diseño de etiqueta crea una cuadrícula de tarjetas idénticas en una sola página. Cada tarjeta puede contener campos de texto como nombre, departamento y número de identificación. También puede incluir una foto usando el campo combinado Include Picture.

Antes de comenzar, prepare dos elementos. Primero, un origen de datos. Use una hoja de cálculo de Excel con columnas para cada dato. Para las fotos, incluya una columna con la ruta completa del archivo de cada imagen, por ejemplo C:\Photos\JohnDoe.jpg. Segundo, tenga listo un documento de Word en blanco. Creará la plantilla de la tarjeta dentro de la cuadrícula de etiquetas.

Pasos para configurar la combinación de correspondencia para tarjetas de identificación

El proceso tiene tres fases: definir la cuadrícula de etiquetas, diseñar el diseño de la tarjeta y ejecutar la combinación. Siga estos pasos en orden.

Fase 1: Crear la cuadrícula de etiquetas

1. Abra un documento de Word en blanco
   Comience con un documento nuevo. Aún no agregue contenido.
2. Vaya a Correspondencia > Iniciar combinación de correspondencia > Etiquetas
   En el cuadro de diálogo Opciones de etiqueta, elija el fabricante de etiquetas y el número de producto. Para las tarjetas de identificación, seleccione un tamaño que se ajuste a las dimensiones de su tarjeta. Las opciones comunes son Avery 5395 o 8395 para tarjetas de visita. Haga clic en Aceptar.
3. Vea la cuadrícula
   Word llena la página con una cuadrícula de celdas de etiqueta vacías. Cada celda representa una tarjeta de identificación. Si no ve las líneas de la cuadrícula, haga clic en la pestaña Table Design y elija View Gridlines.

Fase 2: Diseñar el diseño de la tarjeta

Diseñará una tarjeta en la primera celda de etiqueta. Word copiará ese diseño a todas las demás celdas durante la combinación.

1. Haga clic en la primera celda de etiqueta
   Coloque el cursor en la celda superior izquierda de la cuadrícula.
2. Inserte un marcador de posición de foto
   En la pestaña Insert, haga clic en Pictures y elija This Device. Seleccione una foto de muestra para usarla como marcador de posición. Cambie su tamaño para que se ajuste a la tarjeta. Más adelante, la reemplazará con un campo combinado.
3. Agregue campos de texto
   Escriba las etiquetas estáticas como Name: e ID:. Deje espacio para los campos combinados.
4. Conéctese a su origen de datos
   Haga clic en Correspondencia > Seleccionar destinatarios > Usar una lista existente. Busque su archivo de Excel y seleccione la hoja de cálculo. Si sus datos incluyen una fila de encabezado, marque First row of data contains column headers.
5. Inserte campos combinados para el texto
   Haga clic en Correspondencia > Insertar campo combinado. Elija el campo para el nombre y luego presione Espacio o Entrar. Inserte el campo de identificación. Repita para cualquier otro campo de texto. Los campos aparecen como «Name» en el documento.
6. Inserte el campo combinado para la foto
   Elimine la foto de marcador de posición que insertó antes. Haga clic en Insertar > Elementos rápidos > Campo. En el cuadro de diálogo Campo, seleccione IncludePicture de la lista. En el cuadro Filename or URL, escriba una ruta temporal como C:\temp.jpg. Haga clic en Aceptar. El campo aparece como { INCLUDEPICTURE }. Haga clic con el botón derecho en el campo y seleccione Toggle Field Codes. Verá { INCLUDEPICTURE "C:\temp.jpg" }. Reemplace la ruta entre comillas con { MERGEFIELD PhotoPath } donde PhotoPath es el nombre de la columna en su archivo de Excel. El código final se ve así: { INCLUDEPICTURE "{ MERGEFIELD PhotoPath }" }. Presione F9 para actualizar el campo.

Fase 3: Ejecutar la combinación

1. Obtenga una vista previa de los resultados
   Haga clic en Correspondencia > Vista previa de resultados. Word muestra la primera tarjeta con datos reales. Use los botones de flecha para recorrer cada registro.
2. Actualice los campos de foto
   Si las fotos no aparecen, presione Ctrl + A para seleccionar todo y luego presione F9 para actualizar los campos. Si las fotos siguen sin mostrarse, guarde el documento combinado y vuelva a abrirlo.
3. Finalice la combinación
   Haga clic en Correspondencia > Finalizar y combinar > Editar documentos individuales. En el cuadro de diálogo, elija All y haga clic en Aceptar. Word crea un nuevo documento con todas las tarjetas de identificación completadas.
4. Imprima o guarde las tarjetas
   Imprima el documento combinado en cartulina. O guárdelo como PDF eligiendo Archivo > Guardar como y seleccionando PDF.

Problemas comunes y soluciones al combinar tarjetas de identificación

Las fotos no aparecen después de la combinación

Este es el problema más frecuente. El campo IncludePicture almacena la ruta como texto, no la imagen real. Después de combinar, Word no carga las imágenes automáticamente. Para solucionarlo, presione Ctrl + A para seleccionar todo el contenido del documento combinado y luego presione F9 para actualizar todos los campos. Si eso falla, guarde el documento combinado, ciérrelo y vuelva a abrirlo. Entonces Word cargará las imágenes.

El diseño de la tarjeta se desplaza a la página siguiente

Si el diseño de su tarjeta es demasiado grande para la celda de etiqueta, el contenido se desborda a la celda o página siguiente. Reduzca el tamaño de la fuente o cambie el tamaño de la foto. Use la regla para comprobar las dimensiones de la celda. El ancho y el alto máximos los establece el producto de etiquetas que seleccionó.

No se reconocen los datos de Excel

Word requiere que el archivo de Excel esté cerrado durante la combinación. Si el archivo está abierto, es posible que Word no lo lea. Cierre Excel antes de seleccionar el archivo en Word. Asegúrese también de que el nombre de la hoja de cálculo no contenga espacios. Cambie el nombre de la hoja a una sola palabra como Sheet1.

Los campos combinados aparecen en blanco en la vista previa

Esto ocurre cuando el nombre del campo no coincide con el encabezado de la columna en Excel. Abra el origen de datos y verifique la ortografía exacta. Haga clic en Correspondencia > Insertar campo combinado de nuevo y elija el campo de la lista. No escriba el nombre del campo manualmente.

Combinación de correspondencia para tarjetas de identificación: diseño de etiquetas frente a diseño de tabla

Elemento	Diseño de etiquetas	Diseño de tabla
Método de configuración	Correspondencia > Iniciar combinación de correspondencia > Etiquetas	Insertar > Tabla y luego usar la combinación de correspondencia en cada celda
Alineación de las tarjetas	Cuadrícula automática según las dimensiones de la etiqueta	Alineación manual con celdas de tabla
Manejo de fotos	Requiere el código de campo IncludePicture	Requiere el código de campo IncludePicture
Número de tarjetas por página	Determinado por el producto de etiquetas	Definido por el usuario según las filas y columnas de la tabla
Facilidad de reutilización	Alta: guarde el documento de etiquetas como plantilla	Media: las dimensiones de la tabla pueden cambiar con los datos

Después de completar la combinación, puede imprimir todas las tarjetas de identificación a la vez o guardar el documento combinado como PDF para su distribución digital. Para lotes futuros, reutilice el mismo documento de etiquetas con un nuevo origen de datos. Para acelerar la carga de fotos, guarde todas las imágenes en una sola carpeta y use rutas relativas en la columna de Excel. Esto evita enlaces rotos al mover los archivos.