Cuando ejecuta una combinación de correspondencia en Word, el resultado final muestra los datos combinados de su archivo de origen —nombres, direcciones u otros campos— junto con su documento principal. Si no obtiene una vista previa, corre el riesgo de imprimir cartas que contengan campos en blanco, datos incorrectos o errores de formato que desperdicien papel y tiempo. Word ofrece herramientas de vista previa integradas que le permiten revisar cada registro combinado antes de enviar el documento a la impresora. Este artículo explica cómo obtener una vista previa de los resultados de combinación de correspondencia paso a paso, cómo navegar entre registros y qué hacer cuando los datos de la vista previa parecen incorrectos.
Puntos clave: obtener una vista previa de los resultados de combinación de correspondencia antes de imprimir
- Correspondencia > Vista previa de resultados: activa o desactiva el modo de vista previa para que vea los datos reales en lugar de los códigos de campo.
- Correspondencia > Vista previa de resultados > Siguiente registro / Registro anterior: permite recorrer los registros combinados uno a la vez.
- Correspondencia > Vista previa de resultados > Buscar destinatario: permite buscar un registro específico por nombre u otro valor de campo para verificar su resultado combinado.
Qué hace la función de vista previa de combinación de correspondencia
La función de vista previa de combinación de correspondencia reemplaza los códigos de campo de su documento principal —como <<FirstName>> y <<Address>>— con los datos reales de su origen de datos. Esto le permite ver exactamente cómo aparecerá cada carta, correo electrónico o sobre cuando se imprima o se envíe.
Antes de poder obtener una vista previa, la combinación de correspondencia debe estar completamente configurada. Necesita un documento principal con campos combinados insertados y un origen de datos conectado, como una hoja de cálculo de Excel, una lista de contactos de Outlook o una tabla de Word. La vista previa no modifica su origen de datos ni su documento principal. Solo cambia la visualización para mostrar el contenido combinado real.
Word ofrece varias herramientas de navegación y búsqueda dentro del modo de vista previa. Puede avanzar o retroceder entre registros, saltar a un número de registro específico o usar el cuadro de diálogo Buscar destinatario para localizar un registro por el valor de cualquier campo. Estas herramientas le ayudan a revisar una muestra de registros o a verificar un destinatario específico antes de imprimir todo el lote.
Pasos para obtener una vista previa de los resultados de combinación de correspondencia
- Abra su documento principal de combinación de correspondencia
Abra el documento de Word que contiene sus campos combinados. Este documento ya debe tener un origen de datos adjunto. Si ve códigos de campo como<<Company>>en lugar de nombres reales, la combinación está lista para la vista previa. - Vaya a la pestaña Correspondencia
Haga clic en la pestaña Correspondencia de la cinta de opciones. La pestaña contiene el grupo Vista previa de resultados, que se encuentra cerca del centro de la cinta, entre el grupo Escribir e insertar campos y el grupo Finalizar. - Haga clic en Vista previa de resultados
Haga clic en el botón Vista previa de resultados del grupo Vista previa de resultados. El botón funciona como un interruptor. Al hacer clic en él, Word reemplaza todos los códigos de campo de combinación con los datos reales del primer registro de su origen de datos. Haga clic de nuevo en el botón para volver a la vista de códigos de campo. - Navegue entre registros
Use los botones Siguiente registro y Registro anterior del grupo Vista previa de resultados para desplazarse por los registros. El número del registro actual se muestra en un cuadro de texto entre estos botones. Puede escribir un número de registro directamente en el cuadro de texto y presionar Entrar para saltar a ese registro. - Busque un registro específico
Haga clic en el botón Buscar destinatario del grupo Vista previa de resultados. En el cuadro de diálogo Buscar entrada, escriba un valor que desee buscar, por ejemplo, un apellido o una ciudad. Elija si desea buscar en la opción Todos los campos o en un campo específico. Haga clic en Buscar siguiente para localizar el primer registro coincidente. La vista previa se actualiza para mostrar ese registro. - Compruebe si hay campos en blanco o incorrectos
A medida que obtiene una vista previa de cada registro, busque cualquier campo que muestre un espacio en blanco o datos incorrectos. Un campo en blanco suele significar que al origen de datos le falta un valor para ese registro. Los datos incorrectos significan que la asignación de campos en su documento principal apunta a la columna equivocada del origen de datos. - Salga del modo de vista previa
Para dejar de obtener la vista previa, haga clic de nuevo en el botón Vista previa de resultados. El documento vuelve a mostrar los códigos de campo. Después puede editar el documento principal o el origen de datos si es necesario.
Si la vista previa muestra datos en blanco o incorrectos
Word muestra campos en blanco para algunos registros
Un campo en blanco en la vista previa significa que la columna del origen de datos correspondiente a ese campo contiene una celda vacía para ese registro. Abra su origen de datos —por ejemplo, la hoja de cálculo de Excel— y revise la columna que corresponde al campo en blanco. Complete el valor que falta, guarde el origen de datos y vuelva a Word. Haga clic de nuevo en Vista previa de resultados para actualizar la visualización. Si el campo sigue en blanco, haga clic en Correspondencia > Editar lista de destinatarios y verifique que la columna correcta esté asignada al campo de combinación.
Word muestra los mismos datos para todos los registros
Si todos los registros de la vista previa muestran el mismo nombre o la misma dirección, el origen de datos no está conectado correctamente. Haga clic en Correspondencia > Seleccionar destinatarios y luego en Usar una lista existente. Busque su archivo de origen de datos y selecciónelo. Asegúrese de que la hoja de cálculo o la tabla correcta esté seleccionada en el cuadro de diálogo Seleccionar tabla. Después de volver a conectar, haga clic de nuevo en Vista previa de resultados.
Word muestra códigos de campo en lugar de datos
Si ve <<FirstName>> en lugar de nombres reales, el botón Vista previa de resultados no está activo. Haga clic en el botón Vista previa de resultados de la pestaña Correspondencia para alternar la visualización. Si el botón ya está resaltado pero los códigos de campo siguen apareciendo, presione Alt+F9 en su teclado. Este atajo de teclado alterna la visualización de los códigos de campo en todo el documento. Presione Alt+F9 de nuevo hasta que vea los datos combinados.
Vista previa de combinación de correspondencia frente a impresión: diferencias clave
| Elemento | Vista previa de resultados (pantalla) | Vista previa de impresión (Ctrl+F2) |
|---|---|---|
| Propósito | Comprobar el contenido de los datos combinados de cada registro | Comprobar el diseño de página, los márgenes y el aspecto general antes de imprimir |
| Datos mostrados | Datos combinados reales del origen de datos | Datos combinados reales del origen de datos |
| Navegación | Siguiente registro, Registro anterior, Buscar destinatario, cuadro de número de registro | Página arriba, página abajo, zoom, vista de varias páginas |
| Edición | No se puede editar el documento en el modo de vista previa | No se puede editar el documento en el modo de vista previa de impresión |
| Ideal para | Verificar la exactitud de los datos en varios registros | Comprobar el diseño final impreso y los saltos de página |
Use Vista previa de resultados para confirmar que cada destinatario tiene los datos correctos. Luego use Vista previa de impresión (Ctrl+F2) para verificar que el diseño, los encabezados, los pies de página y los saltos de página se vean bien antes de enviar la combinación a la impresora.
Errores comunes que debe evitar al obtener una vista previa de la combinación de correspondencia
No suponga que el primer registro representa a todos los registros. Obtenga siempre una vista previa de al menos tres registros de distintas partes de su origen de datos —por ejemplo, el primero, el intermedio y el último—. Esto permite detectar vacíos de datos que solo aparecen en filas específicas.
No edite el documento principal mientras la vista previa está activa. Word no permite hacer cambios en el modo de vista previa. Si encuentra un problema de formato, haga clic en Vista previa de resultados para salir de la vista previa, realice sus ediciones y vuelva a entrar en la vista previa para comprobar la corrección.
No olvide actualizar la vista previa después de editar el origen de datos. Word no extrae automáticamente los datos actualizados de un archivo de Excel que se modificó mientras Word estaba abierto. Después de guardar los cambios en su origen de datos, haga clic en Correspondencia > Vista previa de resultados dos veces —para desactivarla y activarla— para forzar una actualización.
Al usar las herramientas de vista previa de Word, puede detectar errores de datos, campos en blanco y problemas de formato antes de imprimir cientos de documentos. Obtenga una vista previa de una muestra representativa de registros, use Buscar destinatario para revisar personas específicas y confirme siempre que el origen de datos esté conectado correctamente. Este proceso ahorra papel, tiempo y la vergüenza de enviar resultados de combinación de correspondencia incorrectos.