Falta de formato condicional en el calendario del nuevo Outlook para usuarios de Outlook clásico: opciones temporales

Los usuarios de Outlook clásico que cambian al nuevo Outlook para Windows a menudo descubren que falta el formato condicional del calendario. Esta función permitía cambiar automáticamente el color de los elementos del calendario según reglas como la categoría o el asunto de la reunión. El nuevo Outlook todavía no admite esta función, lo que crea una brecha para los usuarios avanzados que dependen de las señales visuales en su calendario. Este artículo explica por qué existe esta brecha y enumera opciones temporales que puede usar hasta que se agregue la función.

Por qué el calendario del nuevo Outlook carece de formato condicional

El nuevo Outlook para Windows es una aplicación reconstruida basada en la tecnología de Outlook en la web. Microsoft reconstruyó el motor del calendario desde cero y muchas funciones avanzadas de Outlook clásico no se incluyeron en la versión inicial. El formato condicional es una de esas funciones. El calendario de Outlook clásico usa un motor de reglas local que aplica formato según las condiciones que usted defina. El calendario del nuevo Outlook se basa en un sistema de representación del lado del servidor que no admite reglas de formato personalizadas. Microsoft ha reconocido esta brecha e incluyó el formato condicional en el plan de Microsoft 365 con el ID de función 124839. La función está en desarrollo, pero no tiene una fecha de lanzamiento confirmada hasta la fecha de este artículo.

Qué hace el formato condicional en Outlook clásico

En Outlook clásico, puede abrir Configuración de vista y hacer clic en Formato condicional para crear reglas. Cada regla tiene un nombre, un estilo de fuente o color y una condición. Las condiciones pueden comprobar el asunto, la ubicación, el organizador o la categoría de un elemento del calendario. Por ejemplo, puede hacer que todas las reuniones con un cliente específico aparezcan en texto azul en negrita. Esto permite reconocer de un vistazo los elementos importantes sin leer cada línea de asunto. La función se aplica al calendario en la vista actual y persiste hasta que usted cambie la regla.

Cómo maneja los colores el calendario del nuevo Outlook

El calendario del nuevo Outlook solo admite categorías de color. Cuando asigna una categoría de color a una reunión o cita, el elemento del calendario muestra el color de esa categoría en las vistas de mes, semana y día. También puede establecer un color de calendario predeterminado para todos los elementos de un calendario específico, como un calendario compartido o un calendario de grupo. Pero no hay cambio de color basado en reglas. Todos los elementos de un calendario que no tienen categoría de color aparecen con el color de calendario predeterminado. Esta es la limitación principal que encuentran los usuarios de Outlook clásico.

Opciones temporales hasta que llegue el formato condicional

Hasta que Microsoft agregue el formato condicional al nuevo Outlook, tiene tres opciones viables. Cada solución alternativa tiene ventajas y desventajas en cuanto a comodidad y funcionalidad. Elija la opción que mejor se adapte a su flujo de trabajo.

1. Usar categorías de color manualmente
   Asigne una categoría de color a cada elemento del calendario que cumpla sus criterios. Es el sustituto más cercano porque las categorías de color cambian la apariencia del elemento en todas las vistas del calendario. Para hacerlo, haga clic con el botón derecho en una cita en el nuevo Outlook, seleccione Categorizar y elija una categoría. Cree categorías personalizadas con nombres que coincidan con sus reglas, como Cliente rojo o Interno azul. La desventaja es que debe asignar categorías manualmente o usar una regla en Outlook clásico que categorice automáticamente los elementos antes de cambiar al nuevo Outlook.
2. Mantener Outlook clásico para ver el calendario
   Ejecute Outlook clásico junto con el nuevo Outlook. Establezca Outlook clásico como su visor de calendario predeterminado abriéndolo primero cuando necesite consultar su agenda. Configure sus reglas de formato condicional en Outlook clásico como lo haría normalmente. El nuevo Outlook puede seguir enviando y recibiendo correo mientras usted ve el calendario en Outlook clásico. Este método conserva todas sus reglas existentes y no requiere migración de datos. La desventaja es que debe mantener dos clientes de Outlook y recordar cuál usar para las tareas del calendario.
3. Aplicar color de calendario en el nuevo Outlook
   El nuevo Outlook permite cambiar el color de un calendario completo. Abra el panel de calendario a la izquierda, haga clic con el botón derecho en el nombre del calendario y seleccione Color. Elija un color de la paleta. Esto cambia el color de fondo de todos los elementos de ese calendario. No aplica colores diferentes a elementos individuales según condiciones. Pero si usa varios calendarios para distintos fines, como un calendario de trabajo y uno personal, asignar un color distinto a cada calendario proporciona separación visual.

Problemas comunes con estas opciones temporales

Las categorías de color no se aplican automáticamente en el nuevo Outlook

El nuevo Outlook no admite reglas de categorización automática. Si depende de Outlook clásico para categorizar automáticamente las reuniones entrantes, esas categorías solo se conservan si la reunión se creó en Outlook clásico o si ejecuta una regla manualmente. Para solucionarlo, cree una regla en Outlook clásico que categorice las reuniones de remitentes específicos o con asuntos específicos. Luego cambie al nuevo Outlook después de que se ejecute la regla. La categoría aparecerá en el elemento en el nuevo Outlook porque las categorías se almacenan como propiedades del elemento, no como configuración de vista.

Discrepancia de datos del calendario entre Outlook clásico y el nuevo Outlook

Ambos clientes acceden al mismo buzón de Exchange o cuenta de Microsoft 365. Los cambios que realice en un cliente aparecen en el otro después de una sincronización. Pero las reglas de formato condicional se almacenan localmente en Outlook clásico y no se sincronizan con el nuevo Outlook. Si edita una regla en Outlook clásico, el nuevo Outlook no refleja ese cambio. Debe ver el calendario en Outlook clásico para ver el resultado con formato.

El color de calendario se aplica a todos los elementos en el nuevo Outlook

Establecer un color de calendario en el nuevo Outlook cambia todo el calendario, no elementos individuales. Si necesita distinguir entre tipos de reunión dentro del mismo calendario, el color de calendario no ayuda. En ese caso, use categorías de color o mantenga Outlook clásico como su visor.

Elemento	Categorías de color	Visor de Outlook clásico	Color de calendario
Esfuerzo de configuración	Alto (manual por elemento)	Bajo (usar reglas existentes)	Bajo (un clic por calendario)
Se aplica a elementos individuales	Sí	Sí	No
Funciona en el nuevo Outlook	Sí	No (debe usar el clásico)	Sí
Requiere mantenimiento de reglas	No (si se usa la categorización automática del clásico)	Sí (en Outlook clásico)	No

Ahora puede elegir la mejor opción temporal para su flujo de trabajo de calendario. Siga el ID 124839 del plan de Microsoft 365 para saber cuándo se agrega el formato condicional al nuevo Outlook. Para la gestión visual del calendario más confiable en la actualidad, mantenga Outlook clásico ejecutándose junto con el nuevo Outlook y use sus reglas de formato condicional existentes.