Muchos usuarios de Outlook reciben docenas de invitaciones a reuniones cada semana. Abrir cada una para enviar una respuesta hace perder tiempo. La función Seguir reuniones le permite enviar una respuesta sin abrir la invitación. Este artículo explica cómo funciona la función tanto en Outlook clásico como en el nuevo Outlook para Windows. Cubre los pasos para usar Seguir reuniones y qué ocurre cuando responde de esta forma. Aprenderá a ahorrar tiempo respondiendo directamente desde el panel de lectura o la bandeja de entrada.
Puntos clave: Seguir reuniones en Outlook clásico y el nuevo Outlook
- Haga clic con el botón derecho en la reunión en la bandeja de entrada o el calendario: elija Aceptar, Provisional o Rechazar sin abrir la invitación.
- Botones de respuesta del panel de lectura: haga clic en Aceptar, Provisional o Rechazar directamente en el encabezado del panel de lectura sin abrir la reunión.
- Edite la respuesta antes de enviarla: mantenga pulsada la tecla Ctrl mientras hace clic en un botón de respuesta para abrir el elemento de la reunión y editar el mensaje antes de enviarlo.
¿Qué es la función Seguir reuniones en Outlook?
La función Seguir reuniones es un conjunto de botones y comandos que le permiten responder a una invitación a una reunión sin hacer doble clic para abrirla. En Outlook clásico, estos botones aparecen en el encabezado del panel de lectura cuando selecciona una invitación a una reunión. En el nuevo Outlook, los mismos botones aparecen en el panel de lectura y también en una barra de herramientas emergente al pasar el cursor sobre la reunión en la lista de mensajes. La función funciona de la misma manera en ambas versiones: hace clic en Aceptar, Provisional o Rechazar, y Outlook envía la respuesta automáticamente.
No se requieren requisitos previos. La función está habilitada de forma predeterminada tanto en Outlook clásico como en el nuevo Outlook. No necesita instalar un complemento ni cambiar una configuración. La función Seguir reuniones funciona con cualquier invitación a una reunión de cualquier remitente dentro o fuera de su organización.
Cuando usa Seguir reuniones, Outlook envía el texto de respuesta estándar. Si desea añadir un mensaje personalizado, debe abrir la invitación a la reunión antes de responder. La siguiente sección cubre los pasos exactos para ambas versiones de Outlook.
Pasos para responder a una reunión sin abrirla
En Outlook clásico (Outlook 2016, 2019, 2021 y Microsoft 365 clásico)
- Seleccione la invitación a la reunión en su bandeja de entrada
Haga clic una vez en la invitación a la reunión para resaltarla. El panel de lectura se abre en el lado derecho de la pantalla. - Localice los botones de respuesta en el encabezado del panel de lectura
Mire en la parte superior del panel de lectura. Verá tres botones: Aceptar, Provisional y Rechazar. Cada botón tiene un icono de calendario junto a él. - Haga clic en uno de los botones de respuesta
Haga clic en Aceptar para confirmar su asistencia. Haga clic en Provisional para marcarse como posible asistente. Haga clic en Rechazar para rechazar la reunión. Outlook envía la respuesta y elimina la invitación de su bandeja de entrada. - Para añadir un mensaje personalizado, mantenga pulsada la tecla Ctrl y haga clic en el botón
Mantenga pulsada la tecla Ctrl en su teclado. Mientras mantiene pulsada Ctrl, haga clic en Aceptar, Provisional o Rechazar. La invitación a la reunión se abre en una nueva ventana. Escriba su mensaje en el cuadro de texto situado encima de los botones de respuesta. Haga clic en Enviar para enviar su respuesta.
En el nuevo Outlook para Windows
- Seleccione la invitación a la reunión en su bandeja de entrada
Haga clic una vez en la invitación. El panel de lectura se abre en el lado derecho. - Use los botones de respuesta del panel de lectura
En la parte superior del panel de lectura, verá Aceptar, Provisional y Rechazar. Haga clic en el botón que corresponda a su respuesta. Outlook envía la respuesta y mueve la invitación a la carpeta Elementos eliminados. - Use la barra de herramientas flotante en la lista de mensajes
Pase el ratón sobre la invitación a la reunión en la lista de mensajes sin hacer clic en ella. Aparece una pequeña barra de herramientas directamente en la fila de la invitación. La barra de herramientas contiene los mismos tres botones: Aceptar, Provisional y Rechazar. Haga clic en uno para responder sin siquiera abrir el panel de lectura. - Para editar la respuesta, haga clic en los tres puntos y elija Editar respuesta
Haga clic en los tres puntos de la barra de herramientas flotante o en el encabezado del panel de lectura. Seleccione Editar respuesta. Se abre la invitación a la reunión. Escriba su mensaje personalizado y haga clic en Enviar.
Errores comunes y limitaciones de Seguir reuniones
Hacer clic accidentalmente en el botón de respuesta equivocado
Una vez que hace clic en Aceptar, Provisional o Rechazar, Outlook envía la respuesta de inmediato. No hay botón de deshacer. Si hace clic en el botón equivocado, abra la invitación a la reunión desde el calendario y cambie su respuesta. El organizador recibe una actualización. Para evitar este error, haga una pausa antes de hacer clic y lea la etiqueta del botón.
No hay opción para proponer una nueva hora
La función Seguir reuniones no incluye un botón Proponer nueva hora. Si necesita sugerir una hora diferente, debe abrir la invitación a la reunión. En Outlook clásico, haga clic en la invitación y luego haga clic en Proponer nueva hora en la cinta de opciones. En el nuevo Outlook, abra la invitación y haga clic en Proponer nueva hora en la barra de herramientas.
La respuesta se envía sin su mensaje personalizado
Cuando hace clic directamente en Aceptar, Provisional o Rechazar, Outlook envía la respuesta estándar. El organizador ve el texto predeterminado. Si desea añadir una nota, use el método de Ctrl+clic en Outlook clásico o la opción Editar respuesta en el nuevo Outlook.
La reunión permanece en el calendario después de rechazarla
Rechazar una reunión elimina la invitación de su bandeja de entrada, pero no la elimina de su calendario si ya se había añadido. Para eliminar una reunión rechazada de su calendario, abra el elemento del calendario y elimínelo. En el nuevo Outlook, las reuniones rechazadas se eliminan automáticamente del calendario.
Seguir reuniones en Outlook clásico frente al nuevo Outlook: diferencias clave
| Elemento | Outlook clásico | Nuevo Outlook |
|---|---|---|
| Ubicación del botón de respuesta | Solo en el encabezado del panel de lectura | Encabezado del panel de lectura y barra de herramientas flotante en la lista de mensajes |
| Método para un mensaje personalizado | Mantener pulsada la tecla Ctrl mientras se hace clic en el botón de respuesta | Hacer clic en los tres puntos y seleccionar Editar respuesta |
| Invitación después de la respuesta | Se elimina de la bandeja de entrada | Se mueve a Elementos eliminados |
| Reunión rechazada en el calendario | Permanece en el calendario a menos que se elimine manualmente | Se elimina automáticamente del calendario |
| Proponer nueva hora disponible | Sí, después de abrir la invitación | Sí, después de abrir la invitación |
Ahora puede responder a las invitaciones a reuniones sin abrir cada una. Use los botones del panel de lectura o la barra de herramientas flotante en el nuevo Outlook para ahorrar tiempo. Si necesita añadir una nota personalizada, use el método de Ctrl+clic o Editar respuesta. Para las reuniones que requieran un cambio de hora, abra la invitación y use Proponer nueva hora en su lugar.