Si usa Outlook clásico y recibe un resumen de reunión de un colega que usa el nuevo Outlook, es posible que vea un formato de correo diferente al habitual. El nuevo Outlook incluye una función automática de resumen de reunión que recopila la grabación, la transcripción y las notas de la reunión en un único correo de resumen. Este artículo explica qué es el resumen de reunión, cómo funciona en el nuevo Outlook y cómo los usuarios de Outlook clásico pueden ver e interactuar con el contenido del resumen.
Puntos clave: resumen de reunión del nuevo Outlook para usuarios de Outlook clásico
- Correo de resumen de reunión: Un resumen automático que se envía después de una reunión de Teams o en línea e incluye la grabación, la transcripción y los elementos de acción.
- Hacer clic en el vínculo del correo: Abre los detalles completos de la reunión en el navegador predeterminado, independientemente de la versión de Outlook que use.
- Sin equivalente en Outlook clásico: Outlook clásico no genera estos resúmenes automáticamente; debe confiar en el correo del usuario del nuevo Outlook.
Cómo funciona la función de resumen de reunión en el nuevo Outlook
El nuevo Outlook para Windows y Outlook en la web incluyen una función automática de resumen de reunión integrada con Microsoft Teams. Cuando finaliza una reunión de Teams programada, el nuevo Outlook genera un correo de resumen que contiene un vínculo a la grabación de la reunión, una transcripción de la conversación, una lista de elementos de acción y un resumen de los puntos clave tratados. Este resumen se envía a todos los asistentes a la reunión que tengan un buzón de Exchange Online, independientemente de si usan el nuevo Outlook u Outlook clásico.
El correo de resumen en sí es un mensaje HTML simple que incluye un botón destacado con la etiqueta “Abrir resumen de la reunión”. Al hacer clic en este botón se abre una pestaña del navegador que carga los detalles completos de la reunión desde el centro de administración de Microsoft 365. El resumen no inserta la grabación ni la transcripción directamente en el cuerpo del correo debido a los límites de tamaño de archivo y a las directivas de seguridad.
Los usuarios de Outlook clásico reciben el mismo correo de resumen que los usuarios del nuevo Outlook. El correo se muestra correctamente en Outlook clásico porque usa formato HTML estándar. Sin embargo, Outlook clásico no tiene ninguna interfaz nativa para generar o administrar estos resúmenes. El resumen es una función del lado del servidor de Exchange Online y Microsoft Teams, no una función del lado del cliente de Outlook.
Pasos para que los usuarios de Outlook clásico accedan al resumen de reunión
Siga estos pasos para ver el resumen de reunión cuando reciba el correo en Outlook clásico.
- Abra el correo de resumen de reunión
Haga doble clic en el correo cuyo asunto empiece por “Resumen de la reunión:” seguido del nombre de la reunión. Este correo lo envió el servidor del nuevo Outlook después de que finalizara la reunión. - Haga clic en el botón “Abrir resumen de la reunión”
En el cuerpo del correo, busque el botón azul que dice “Abrir resumen de la reunión”. Haga clic en él una vez. Outlook clásico abrirá su navegador web predeterminado en la página de resumen de la reunión alojada por Microsoft 365. - Inicie sesión con su cuenta profesional o educativa
Si aún no ha iniciado sesión, el navegador le pedirá que introduzca sus credenciales de Microsoft 365. Use la misma cuenta con la que aceptó la invitación a la reunión. - Vea la grabación, la transcripción y los elementos de acción
Después de iniciar sesión, la página de resumen de la reunión muestra pestañas para Grabación, Transcripción, Notas y Elementos de acción. Haga clic en cada pestaña para revisar el contenido. La grabación es un archivo de vídeo que se transmite desde Microsoft Stream. La transcripción es un archivo de texto de la conversación hablada. - Descargue o comparta el contenido si es necesario
Cada pestaña incluye un botón de descarga. Puede descargar la grabación como archivo MP4, la transcripción como archivo .vtt y las notas como archivo .docx. También puede reenviar el vínculo del resumen a alguien que no pudo asistir a la reunión.
Problemas comunes que enfrentan los usuarios de Outlook clásico con los resúmenes de reunión
El correo de resumen de reunión nunca llega
Si no recibe un correo de resumen después de una reunión de Teams, es posible que el organizador de la reunión no use el nuevo Outlook o que la reunión no se haya grabado. El resumen solo se genera cuando la reunión es una reunión de Teams con la grabación habilitada. Para confirmarlo, pida al organizador que revise la configuración de su reunión. Verifique también que su buzón esté alojado en Exchange Online, ya que los buzones de Exchange local no admiten esta función.
El botón “Abrir resumen de la reunión” no hace nada
Cuando hace clic en el botón y no ocurre nada, es posible que la configuración de seguridad de Outlook clásico bloquee la apertura del navegador predeterminado. Mantenga presionada la tecla Ctrl y haga clic en el botón para forzar la apertura del vínculo. Como alternativa, haga clic con el botón secundario en el botón y seleccione “Copiar hipervínculo” en el menú contextual. Pegue el vínculo manualmente en la barra de direcciones del navegador.
La página de resumen de la reunión muestra “Acceso denegado”
Este error se produce cuando no ha iniciado sesión con la cuenta correcta o cuando el organizador de la reunión ha restringido el acceso. Use el modo privado o de incógnito del navegador para iniciar sesión de nuevo. Si el problema persiste, pida al organizador que lo vuelva a agregar a la lista de asistentes a la reunión, ya que el resumen hereda los permisos de la invitación original a la reunión.
Resumen de reunión del nuevo Outlook frente a notas de reunión de Outlook clásico
| Elemento | Resumen de reunión del nuevo Outlook | Notas de reunión de Outlook clásico |
|---|---|---|
| Método de generación | Automático por Exchange Online después de una reunión de Teams | Creado manualmente por el organizador de la reunión en el formulario de reunión |
| Contenido incluido | Vínculo a la grabación, transcripción, elementos de acción, resumen de IA | Solo el texto escrito por el organizador en el campo Notas |
| Formato de entrega | Correo con un botón de vínculo a una página web | Texto insertado en la invitación a la reunión o en el correo de seguimiento |
| Disponibilidad | Requiere Exchange Online y la grabación de Teams | Disponible en todas las versiones de Outlook con cualquier tipo de buzón |
| Interfaz de usuario | Sin interfaz nativa de Outlook clásico para administrar resúmenes | Integración completa en el elemento de Calendario y en Tareas |
Los usuarios de Outlook clásico no pueden crear resúmenes de reunión desde la aplicación. El resumen de reunión del nuevo Outlook es una función del lado del servidor que Outlook clásico solo puede recibir y abrir a través de un navegador web. Si necesita generar resúmenes con regularidad, considere cambiar al nuevo Outlook o usar la función de resumen de reunión de Teams directamente desde la aplicación Teams.
Para acceder al resumen de la reunión desde Teams sin depender del correo, abra Microsoft Teams y vaya a la pestaña Chat o Calendario. Busque la reunión en su historial y seleccione la opción Resumen en el panel de detalles de la reunión. Este método funciona de forma idéntica para los usuarios de Outlook clásico porque omite por completo el cliente de correo.