Usar sugerencias de archivos en la búsqueda en el nuevo Outlook tras cambiar desde Outlook clásico

Después de cambiar de Outlook clásico al nuevo Outlook para Windows, es posible que observe que la barra de búsqueda ya no sugiere archivos de sus unidades locales o bibliotecas de SharePoint mientras escribe. Esta característica, llamada Sugerencias de archivos en la búsqueda, está disponible en el nuevo Outlook, pero requiere habilitar una configuración específica. La configuración predeterminada después de la migración a menudo deja esta opción desactivada, lo que hace que la búsqueda solo encuentre mensajes de correo y elementos de calendario. Este artículo explica cómo habilitar las sugerencias de archivos en el cuadro de búsqueda y cómo ajustar la configuración de indexación relacionada para que la búsqueda de archivos funcione igual que en Outlook clásico.

Por qué las sugerencias de archivos dejan de funcionar tras cambiar al nuevo Outlook

Outlook clásico usa Windows Desktop Search para indexar todos los archivos locales y los correos electrónicos juntos. Cuando cambia al nuevo Outlook, la aplicación usa una infraestructura de búsqueda diferente que se basa en la búsqueda en la nube de Microsoft 365 para los mensajes y en un índice de archivos local independiente para las sugerencias de archivos. La configuración que conecta estos dos índices está desactivada de forma predeterminada después de la migración. Esto significa que la barra de búsqueda del nuevo Outlook solo consulta su buzón y calendario, e ignora los archivos locales, los archivos de OneDrive y los documentos de SharePoint. Al habilitar la opción de sugerencias de archivos, se vuelve a conectar el índice de archivos local a la barra de búsqueda de Outlook, lo que permite que los nombres y las rutas de los archivos aparezcan mientras escribe.

El nuevo Outlook no migra automáticamente la configuración del índice de búsqueda desde Outlook clásico. Si tenía ubicaciones de indexación personalizadas en Windows Search, esas ubicaciones siguen existiendo, pero el nuevo Outlook no las usa hasta que active la característica de sugerencias de archivos. Además, es posible que el índice de Windows Search deba incluir los archivos de datos de Outlook y las carpetas sincronizadas de SharePoint para devolver sugerencias de archivos relevantes. Si no se agregan estas ubicaciones, la barra de búsqueda no devuelve ninguna coincidencia de archivos aunque la opción esté activada.

Pasos para habilitar las Sugerencias de archivos en la búsqueda en el nuevo Outlook

Siga estos pasos para activar las sugerencias de archivos y configurar el índice de búsqueda. Debe haber iniciado sesión en el nuevo Outlook con una cuenta profesional o educativa de Microsoft 365 que tenga una licencia válida. Los pasos se aplican al nuevo Outlook para Windows versión 1.2023 o posterior.

1. Abrir la Configuración de Outlook
   Haga clic en el icono de engranaje en la esquina superior derecha de la ventana del nuevo Outlook. Se abre un panel de configuración en el lado derecho de la pantalla.
2. Ir a la configuración de Búsqueda
   En el panel de configuración, haga clic en General en la columna izquierda y, a continuación, haga clic en Búsqueda. La página de configuración de búsqueda muestra las opciones de indexación y de sugerencias de archivos.
3. Activar las sugerencias de archivos
   En el encabezado Sugerir archivos cuando busque, mueva la opción a la posición Activado. Esto permite que las sugerencias de nombres y rutas de archivos del índice de Windows Search aparezcan en la barra de búsqueda de Outlook.
4. Abrir las Opciones de indexación
   En la misma página de configuración de búsqueda, haga clic en Opciones de indexación. Se abre una ventana independiente que muestra el estado actual del índice de Windows Search.
5. Modificar las ubicaciones indexadas
   Haga clic en el botón Modificar en la ventana Opciones de indexación. En la lista de ubicaciones, expanda Microsoft Outlook y asegúrese de que la casilla de su buzón esté seleccionada. Expanda las carpetas de OneDrive o SharePoint si desea que los archivos de esas ubicaciones aparezcan en las sugerencias. Haga clic en Aceptar para guardar.
6. Recompilar el índice (si es necesario)
   Si las sugerencias de archivos siguen sin aparecer, haga clic en Avanzado en la ventana Opciones de indexación. En la sección Solución de problemas, haga clic en Recompilar. Un cuadro de diálogo de confirmación advierte que la recompilación puede tardar varias horas. Haga clic en Aceptar para iniciar la recompilación. Espere a que el índice finalice antes de probar las sugerencias de archivos.

Si las sugerencias de archivos siguen sin aparecer después de activar la opción

La barra de búsqueda del nuevo Outlook no muestra archivos de mis unidades locales

Es posible que el índice de Windows Search no incluya las carpetas locales donde se almacenan sus archivos. Abra de nuevo Opciones de indexación, haga clic en Modificar y expanda Disco local (C:) o la letra de unidad correspondiente. Marque las carpetas que desea indexar, como Documentos o Escritorio. Haga clic en Aceptar y espere a que se actualice el índice. Las sugerencias de archivos deberían aparecer unos minutos después de que el índice termine de procesarse.

Faltan archivos de SharePoint o OneDrive en las sugerencias

Los archivos de SharePoint y OneDrive deben sincronizarse en su equipo local mediante la aplicación de sincronización de OneDrive. Si los archivos no están sincronizados, no aparecerán en el índice de Windows Search. Abra OneDrive desde el área de notificación, haga clic en el icono de engranaje y seleccione Configuración. Vaya a la pestaña Cuenta y compruebe que la biblioteca de SharePoint o la carpeta de OneDrive aparezcan en Ubicaciones de sincronización. Si no es así, haga clic en Agregar una cuenta o en Elegir carpetas para sincronizar la ubicación. Después de sincronizar, recompile el índice con los pasos anteriores.

Las sugerencias de archivos aparecen, pero están desactualizadas o apuntan a archivos eliminados

Esto ocurre cuando el índice de Windows Search no se ha actualizado después de los cambios en los archivos. Abra Opciones de indexación y compruebe el estado en la parte superior de la ventana. Si indica Indexación completa pero los resultados están desactualizados, haga clic en Avanzado y luego en Recompilar. Una recompilación completa obliga a Windows Search a volver a evaluar todas las ubicaciones indexadas y a quitar las referencias a archivos eliminados. Después de recompilar, deje que el índice finalice antes de volver a probar.

El nuevo Outlook no tiene una sección Búsqueda en General dentro de Configuración

Esto indica que su versión del nuevo Outlook no admite sugerencias de archivos. Las sugerencias de archivos requieren el nuevo Outlook versión 1.2023.13002.0 o posterior. Compruebe su versión haciendo clic en Archivo > Cuenta de Office > Acerca de Outlook. Si ejecuta una versión anterior, actualice Outlook a través del canal de actualización de Microsoft 365 o descargue la versión más reciente desde Microsoft Store. Después de la actualización, aparecerán la sección Búsqueda y la opción de sugerencias de archivos.

Sugerencias de archivos en la búsqueda: Outlook clásico frente al nuevo Outlook

Elemento	Outlook clásico	Nuevo Outlook
Valor predeterminado de las sugerencias de archivos	Habilitadas de forma predeterminada	Deshabilitadas después de la migración
Ubicación de la configuración	Archivo > Opciones > Búsqueda > Mejorar la velocidad de búsqueda mediante la indexación	Configuración > General > Búsqueda > Sugerir archivos cuando busque
Motor de índice utilizado	Windows Desktop Search	Índice de Windows Search configurado mediante Opciones de indexación
Compatibilidad con archivos de SharePoint	Requiere sincronizar SharePoint con la unidad local	Requiere sincronizar SharePoint con la unidad local
Método de recompilación	Archivo > Opciones > Búsqueda > Opciones de indexación > Avanzado > Recompilar	Configuración > General > Búsqueda > Opciones de indexación > Avanzado > Recompilar

Después de activar la opción de sugerencias de archivos y configurar el índice de Windows Search, la barra de búsqueda del nuevo Outlook mostrará nombres de archivos de sus unidades locales, OneDrive y SharePoint mientras escribe. Si sigue sin ver sugerencias de archivos, compruebe que el índice incluya las ubicaciones correctas y que esté ejecutando una versión compatible del nuevo Outlook. También puede presionar Ctrl+E para ir a la barra de búsqueda y probar la característica inmediatamente después de realizar los cambios.