Los usuarios de Outlook clásico que cambian al nuevo Outlook pueden notar que las carpetas de búsqueda se comportan de forma diferente. En Outlook clásico, las carpetas de búsqueda son carpetas virtuales que muestran mensajes que cumplen criterios personalizados, como correo no leído o elementos marcados. El nuevo Outlook introduce los ámbitos de carpetas de búsqueda, que limitan qué carpetas puede buscar una carpeta de búsqueda. Este artículo explica qué son los ámbitos de carpetas de búsqueda, en qué se diferencian del comportamiento de Outlook clásico y cómo configurarlos.
Puntos clave: ámbitos de carpetas de búsqueda en el nuevo Outlook
- Configuración de ámbitos de carpetas de búsqueda en el nuevo Outlook: limita una carpeta de búsqueda a buscar solo en el buzón actual, la carpeta actual o todas las carpetas, incluidos los buzones compartidos.
- Comportamiento predeterminado de Outlook clásico: las carpetas de búsqueda siempre buscan en todo el buzón y no ofrecen una opción de ámbito.
- Opciones de ámbito en el nuevo Outlook: carpeta actual, buzón actual o todos los buzones; configurable por carpeta de búsqueda.
Qué son los ámbitos de carpetas de búsqueda y por qué son importantes
Una carpeta de búsqueda en Outlook es una carpeta virtual que recopila automáticamente los mensajes que cumplen criterios de búsqueda específicos. En Outlook clásico, las carpetas de búsqueda como Correo no leído, Correo categorizado o Correo grande buscan en todo el buzón de forma predeterminada. No existe una forma integrada de restringir una carpeta de búsqueda a una carpeta específica o a un subconjunto de carpetas.
El nuevo Outlook introduce los ámbitos de carpetas de búsqueda, una característica que le permite controlar en qué carpetas busca una carpeta de búsqueda. Puede establecer el ámbito en la carpeta actual, el buzón actual o todos los buzones, incluidos los buzones compartidos. Este cambio es importante para los usuarios que administran varios buzones o que desean que una carpeta de búsqueda se centre en una sola carpeta en lugar de todo el buzón.
Para los usuarios de Outlook clásico, las nuevas opciones de ámbito pueden resultar confusas porque la interfaz y el comportamiento predeterminado son diferentes. Comprender la configuración de ámbito es esencial para obtener los resultados esperados al usar carpetas de búsqueda en el nuevo Outlook.
Cómo funcionan los ámbitos de carpetas de búsqueda en el nuevo Outlook
En el nuevo Outlook, cada carpeta de búsqueda tiene una propiedad de ámbito que determina dónde busca la carpeta los mensajes coincidentes. El ámbito se establece al crear la carpeta de búsqueda o se puede cambiar más adelante a través de las propiedades de la carpeta de búsqueda.
Opciones de ámbito disponibles
El nuevo Outlook ofrece tres configuraciones de ámbito:
- Carpeta actual: la carpeta de búsqueda busca solo en la carpeta que está viendo actualmente. Esto es útil cuando desea encontrar mensajes no leídos en una carpeta específica sin examinar todo el buzón.
- Buzón actual: la carpeta de búsqueda busca en todas las carpetas del buzón activo. Esto coincide con el comportamiento predeterminado de las carpetas de búsqueda de Outlook clásico.
- Todos los buzones: la carpeta de búsqueda busca en todos los buzones que haya agregado al nuevo Outlook, incluidos los buzones compartidos y los buzones de grupo. Esta es una funcionalidad nueva no disponible en Outlook clásico.
Ámbito predeterminado
Cuando crea una nueva carpeta de búsqueda en el nuevo Outlook, el ámbito predeterminado es Buzón actual. Esto significa que, si está acostumbrado a que las carpetas de búsqueda de Outlook clásico busquen en todo el buzón, el nuevo Outlook se comporta igual de forma predeterminada. Sin embargo, si tiene varios buzones y desea que una carpeta de búsqueda busque en todos ellos, debe cambiar manualmente el ámbito a Todos los buzones.
Pasos para configurar los ámbitos de carpetas de búsqueda en el nuevo Outlook
Siga estos pasos para establecer o cambiar el ámbito de una carpeta de búsqueda en el nuevo Outlook.
- Abra el nuevo Outlook
Inicie la aplicación del nuevo Outlook en su equipo. Asegúrese de haber iniciado sesión con su cuenta de Microsoft 365 o Exchange. - Vaya a la carpeta de búsqueda que desea modificar
En el panel de carpetas de la izquierda, expanda el grupo Carpetas de búsqueda. Haga clic en la carpeta de búsqueda que desea ajustar. - Abra las propiedades de la carpeta de búsqueda
Haga clic con el botón derecho en el nombre de la carpeta de búsqueda y seleccione Propiedades en el menú contextual. Se abre el cuadro de diálogo Propiedades de la carpeta de búsqueda. - Cambie el ámbito
En el cuadro de diálogo Propiedades, busque la sección Ámbito. Elija una de las tres opciones: Carpeta actual, Buzón actual o Todos los buzones. Haga clic en Aceptar para guardar el cambio. - Verifique los resultados de la carpeta de búsqueda
Después de cambiar el ámbito, la carpeta de búsqueda se actualiza automáticamente. Compruebe que los mensajes mostrados coincidan con el ámbito esperado. Si no es así, repita los pasos y seleccione un ámbito diferente.
Problemas comunes y malentendidos con los ámbitos de carpetas de búsqueda
La carpeta de búsqueda no muestra resultados después de cambiar el ámbito
Si establece el ámbito en Carpeta actual pero no está viendo la carpeta correcta, la carpeta de búsqueda puede aparecer vacía. El ámbito Carpeta actual significa que la carpeta de búsqueda busca en la carpeta que está viendo actualmente en el panel de carpetas. Para solucionarlo, vaya primero a la carpeta deseada y luego compruebe la carpeta de búsqueda. Como alternativa, cambie el ámbito a Buzón actual para buscar en todo el buzón.
La carpeta de búsqueda no incluye mensajes de buzones compartidos
En Outlook clásico, las carpetas de búsqueda solo buscan en el buzón principal. Los mensajes de buzones compartidos no se incluyen. En el nuevo Outlook, puede incluir buzones compartidos estableciendo el ámbito en Todos los buzones. Si la carpeta de búsqueda sigue sin mostrar mensajes de buzones compartidos, verifique que el buzón compartido esté agregado por completo al nuevo Outlook y que tenga al menos permiso de lectura.
Falta la opción de ámbito de la carpeta de búsqueda
Si no ve la sección Ámbito en el cuadro de diálogo Propiedades de la carpeta de búsqueda, es posible que esté usando una carpeta de búsqueda de Outlook clásico migrada al nuevo Outlook. Las carpetas de búsqueda migradas conservan su comportamiento clásico y no admiten cambios de ámbito. Para usar ámbitos, elimine la carpeta de búsqueda migrada y cree una nueva en el nuevo Outlook.
Los cambios de ámbito no se conservan después de reiniciar
Si el ámbito se restablece al valor predeterminado después de reiniciar Outlook, es posible que la carpeta de búsqueda esté dañada. Elimine la carpeta de búsqueda y vuelva a crearla con el ámbito deseado. Si el problema continúa, repare su perfil de Outlook a través de Configuración de la cuenta.
Carpetas de búsqueda de Outlook clásico frente a ámbitos de carpetas de búsqueda del nuevo Outlook
| Elemento | Outlook clásico | Nuevo Outlook |
|---|---|---|
| Opciones de ámbito | Ninguna: busca solo en todo el buzón | Carpeta actual, Buzón actual, Todos los buzones |
| Incluir buzones compartidos | No | Sí, cuando el ámbito es Todos los buzones |
| Ámbito predeterminado | Siempre todo el buzón | Buzón actual |
| Cambiar el ámbito después de la creación | No es posible | Sí, a través del cuadro de diálogo Propiedades |
| Carpetas de búsqueda migradas | No aplicable | Conservan el comportamiento clásico, sin opción de ámbito |
Ahora comprende cómo funcionan los ámbitos de carpetas de búsqueda en el nuevo Outlook y en qué se diferencian de Outlook clásico. Puede crear nuevas carpetas de búsqueda con el ámbito que se ajuste a su flujo de trabajo. Pruebe a establecer una carpeta de búsqueda en Carpeta actual para encontrar rápidamente los mensajes marcados en una carpeta de proyecto específica. Consejo avanzado: use el ámbito Todos los buzones para crear una única carpeta de búsqueda de Correo no leído que abarque todos sus buzones, lo que reduce la necesidad de revisar cada buzón por separado.