Etiquetas de confidencialidad del nuevo Outlook: cómo funcionan para los usuarios de Outlook clásico

Si es usuario de Outlook clásico, es posible que haya notado que las etiquetas de confidencialidad se comportan de forma diferente en el nuevo Outlook para Windows. El nuevo Outlook aplica las etiquetas de confidencialidad mediante una plataforma moderna basada en la nube, mientras que Outlook clásico usa un complemento local o la integración integrada de Microsoft 365. Este artículo explica las diferencias técnicas entre ambas versiones, cómo se aplican y se exigen las etiquetas de confidencialidad, y qué deben saber los usuarios de Outlook clásico antes de cambiar al nuevo Outlook. Conocerá los pasos exactos para configurar y verificar las directivas de etiquetas, y cómo gestionar los problemas de compatibilidad habituales.

Cómo funcionan las etiquetas de confidencialidad en el nuevo Outlook frente a Outlook clásico

Las etiquetas de confidencialidad son una característica de cumplimiento de Microsoft 365 que permite clasificar y proteger el contenido del correo electrónico según la confidencialidad de los datos. Tanto en el nuevo Outlook como en Outlook clásico, las etiquetas se definen en el Centro de cumplimiento de Microsoft 365 y luego se publican para los usuarios mediante directivas de etiquetas. La diferencia radica en la infraestructura del lado del cliente que lee y exige estas etiquetas.

El nuevo Outlook para Windows es un cliente basado en web que se conecta directamente a los servicios en la nube de Microsoft 365. Usa el motor de etiquetado de confidencialidad integrado de las aplicaciones web de Microsoft 365. Esto significa que no se requiere software ni complementos adicionales. Las etiquetas aparecen como un botón en la cinta y se aplican al instante a los mensajes y datos adjuntos.

Outlook clásico se basa en el cliente de etiquetado unificado de Azure Information Protection (AIP) o en la característica de etiquetado de confidencialidad integrada de Microsoft 365 que se introdujo en la versión 2205 de Outlook. Si su organización usa el cliente de etiquetado unificado, este debe instalarse y habilitarse como complemento COM. Si usa el etiquetado integrado, se controla mediante una clave del Registro o una configuración de directiva de grupo. En ambos casos, Outlook clásico procesa las etiquetas localmente y se sincroniza con la nube.

Requisitos previos para las etiquetas de confidencialidad

Antes de que las etiquetas aparezcan en cualquiera de las dos versiones, debe cumplirse lo siguiente:

• Una suscripción a Microsoft 365 E3 o E5 (o planes independientes equivalentes).
• Etiquetas de confidencialidad creadas y publicadas en el Centro de cumplimiento de Microsoft 365.
• Usuarios a los que se les haya asignado una licencia que incluya Azure Information Protection.
• Para Outlook clásico: el cliente de etiquetado unificado (versión 2.9 o posterior) o la compilación 2205 de Outlook o posterior con el etiquetado integrado habilitado.
• Para el nuevo Outlook: no se requiere software cliente adicional; funciona con las mismas directivas en la nube.

Pasos para configurar las etiquetas de confidencialidad en ambas versiones de Outlook

Estos pasos suponen que es un administrador con acceso al Centro de cumplimiento de Microsoft 365. Si es un usuario final, comparta esta información con su equipo de TI.

1. Crear y publicar etiquetas de confidencialidad en el Centro de cumplimiento
   Vaya a Centro de cumplimiento de Microsoft 365 > Soluciones > Protección de la información > Etiquetas. Haga clic en Crear una etiqueta y siga el asistente para definir el nombre, la descripción y la configuración de protección de la etiqueta (cifrado, marcado de contenido o ambos). Después de crear la etiqueta, haga clic en Publicar etiquetas y seleccione el nombre de la directiva de etiquetas, las etiquetas que se incluirán y los usuarios o grupos. Publique la directiva.
2. Verificar la asignación de la directiva de etiquetas a los usuarios
   En el Centro de cumplimiento, vaya a Protección de la información > Directivas de etiquetas. Seleccione la directiva publicada y compruebe los usuarios asignados. Si faltan usuarios, edite la directiva y agréguelos. Espere hasta 24 horas para que la directiva se propague o fuerce la sincronización ejecutando Start-SyncPolicy en Exchange Online PowerShell.
3. Habilitar el cliente de etiquetado unificado en Outlook clásico (si usa el complemento)
   Abra Outlook clásico. Vaya a Archivo > Opciones > Complementos. En la lista desplegable Administrar, seleccione Complementos COM y haga clic en Ir. Marque la casilla Microsoft Office Sensitivity Labeling y haga clic en Aceptar. Reinicie Outlook. Si el complemento no aparece, descargue e instale el cliente de etiquetado unificado desde el Centro de descarga de Microsoft.
4. Habilitar el etiquetado integrado en Outlook clásico (Outlook 2205 y posterior)
   Si prefiere no usar el complemento, habilite el etiquetado integrado mediante Directiva de grupo: establezca la directiva Enable Sensitivity Label support in Outlook en Enabled. La ruta del Registro es HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Office\16.0\Common\Identity con el valor DWORD EnableADAL = 1 y DisableAADIntegration = 0. Reinicie Outlook. Las etiquetas aparecerán en la cinta.
5. Aplicar una etiqueta de confidencialidad en el nuevo Outlook
   Abra el nuevo Outlook. Redacte un correo electrónico nuevo. En la cinta, haga clic en el botón Confidencialidad y seleccione una etiqueta en la lista desplegable. La etiqueta se aplica inmediatamente al mensaje y a los datos adjuntos que admiten etiquetado (documentos de Office).
6. Aplicar una etiqueta de confidencialidad en Outlook clásico
   Abra Outlook clásico. Redacte un correo electrónico nuevo. En la cinta, haga clic en el botón Confidencialidad (o Archivo > Información > Establecer confidencialidad). Seleccione una etiqueta. La etiqueta se aplica después de enviar el mensaje, o inmediatamente si el cliente de etiquetado unificado está activo.

Si las etiquetas de confidencialidad no aparecen en ninguna de las dos versiones

Faltan etiquetas en la cinta del nuevo Outlook

Normalmente, esto significa que la directiva de etiquetas no se ha propagado al usuario. Compruebe que el usuario esté asignado a la directiva de etiquetas publicada en el Centro de cumplimiento. Verifique también que el usuario tenga una licencia válida de Microsoft 365 E3 o E5 con Azure Information Protection. En el nuevo Outlook, vaya a Archivo > Opciones > General > Confidencialidad y asegúrese de que la característica no esté deshabilitada. Si aparece atenuada, póngase en contacto con el administrador.

Faltan etiquetas en la cinta de Outlook clásico

Si usa el cliente de etiquetado unificado, abra Outlook clásico y vaya a Archivo > Opciones > Complementos > Complementos COM. Confirme que Microsoft Office Sensitivity Labeling esté marcado. Si no aparece en la lista, vuelva a instalar el cliente de etiquetado unificado desde el Centro de descarga de Microsoft. Si usa el etiquetado integrado, compruebe que la clave del Registro o la Directiva de grupo estén configuradas correctamente. Asegúrese también de que Outlook esté actualizado a la versión 2205 o posterior.

Las etiquetas se aplican, pero el cifrado no funciona

En el nuevo Outlook, el cifrado lo gestiona la nube. Si una etiqueta tiene configuraciones de cifrado, estas se aplican cuando se envía el mensaje. En Outlook clásico, el cliente de etiquetado unificado debe poder conectarse a Azure Information Protection. Compruebe que el usuario pueda autenticarse en Azure AD. En Outlook clásico, vaya a Archivo > Configuración de la cuenta > Administrar perfiles y verifique que el perfil del usuario esté conectado al inquilino correcto de Microsoft 365. Si el cifrado falla, es posible que la etiqueta siga apareciendo, pero no protegerá el mensaje.

Las etiquetas no se sincronizan entre el nuevo Outlook y Outlook clásico

Las etiquetas se almacenan en la nube, por lo que deberían aparecer igual en ambas versiones. Si se aplica una etiqueta en el nuevo Outlook, solo será visible en Outlook clásico si el usuario abre el mismo mensaje en Outlook clásico. Sin embargo, es posible que el botón de etiqueta de Outlook clásico no muestre la misma etiqueta hasta que vuelva a hacer clic en el botón Confidencialidad. Se trata de un problema de actualización de la pantalla. Cierre y vuelva a abrir el mensaje para ver la etiqueta correcta.

Nuevo Outlook frente a Outlook clásico: comparación de características de las etiquetas de confidencialidad

Elemento	Nuevo Outlook para Windows	Outlook clásico
Tipo de cliente	Basado en web (nube de Microsoft 365)	Aplicación de escritorio con procesamiento local
Motor de etiquetado	Motor en la nube integrado de Microsoft 365	Complemento cliente de etiquetado unificado o integrado (Outlook 2205+)
Software adicional necesario	Ninguno	Cliente de etiquetado unificado (si no se usa el integrado)
Método de aplicación de etiquetas	Botón de la cinta: Confidencialidad	Botón de la cinta: Confidencialidad o Archivo > Información > Establecer confidencialidad
Compatibilidad con cifrado	Cifrado completo basado en la nube	Requiere conexión del cliente AIP a Azure
Etiquetado de datos adjuntos	Se aplica automáticamente a los documentos de Office	Se aplica solo si el cliente de etiquetado unificado está activo
Retraso de sincronización de directivas	Hasta 24 horas (propagación en la nube)	Hasta 24 horas más la sincronización del cliente local

Ahora ya conoce las diferencias entre cómo funcionan las etiquetas de confidencialidad en el nuevo Outlook y en Outlook clásico. Empiece por verificar que las directivas de etiquetas estén publicadas correctamente para todos los usuarios en el Centro de cumplimiento de Microsoft 365. Si es usuario de Outlook clásico, habilite el cliente de etiquetado unificado o actualice a Outlook 2205 para usar el etiquetado integrado. Los administradores deben considerar probar el nuevo Outlook con un grupo piloto antes de migrar a todos los usuarios. El nuevo Outlook elimina la necesidad del cliente de etiquetado unificado, lo que reduce la complejidad de la implementación.