Necesita proteger un documento de Word para que solo las personas autorizadas puedan abrirlo o editarlo. Word incluye cifrado y restricciones de edición integrados que no requieren software de terceros. Este artículo explica cómo aplicar una contraseña para abrir un archivo y una contraseña separada para modificarlo. Aprenderá los pasos exactos para Windows 11 y Windows 10.
Puntos clave: Cómo agregar una contraseña a un archivo de Word
- Archivo > Información > Proteger documento > Cifrar con contraseña: Establece una contraseña que se requiere para abrir el documento. Word cifra el archivo con AES-256.
- Archivo > Guardar como > Herramientas > Opciones generales: Permite establecer dos contraseñas separadas: una para abrir y otra para modificar el documento.
- Archivo > Información > Proteger documento > Restringir edición: Limita las acciones de formato y edición sin requerir una contraseña para abrir el archivo.
Cómo funciona la protección por contraseña en Word
Word ofrece dos capas distintas de protección por contraseña. La primera capa cifra todo el archivo para que no se pueda abrir sin la contraseña correcta. La segunda capa permite que cualquier usuario abra el archivo, pero requiere una contraseña para realizar cambios. Ambos métodos están disponibles en Word 2019, Word 2021 y las versiones de Microsoft 365 en Windows 11 y Windows 10.
Cuando cifra un documento con una contraseña, Word usa cifrado AES-256 de forma predeterminada. Este es un cifrado fuerte estándar en la industria. Si pierde la contraseña, no hay opción de recuperación. El soporte de Microsoft no puede desbloquear el archivo. Guarde siempre las contraseñas en un gestor de contraseñas seguro.
La contraseña de modificación no cifra el archivo. Solo impide que los usuarios guarden cambios a menos que introduzcan la contraseña. Los usuarios aún pueden copiar texto del documento o guardarlo con un nombre nuevo. Para una protección completa de solo lectura sin contraseña, use el comando Marcar como final.
Pasos para guardar un archivo de Word con una contraseña para abrir
Este método cifra el archivo para que se requiera una contraseña cada vez que alguien lo abra.
- Abra el documento en Word
Inicie Word y cargue el archivo que desea proteger. Realice todas las ediciones finales antes de aplicar la contraseña. Agregar una contraseña después de editar evita cambios accidentales en el contenido. - Vaya a Archivo > Información
Haga clic en la pestaña Archivo en la esquina superior izquierda. En la pantalla Información, busque el botón Proteger documento en el centro de la página. - Haga clic en Proteger documento y seleccione Cifrar con contraseña
Aparece un cuadro de diálogo llamado Cifrar documento. Escriba su contraseña en el campo Contraseña. Use una contraseña fuerte de al menos 12 caracteres, combinando mayúsculas, minúsculas, números y símbolos. - Confirme la contraseña
Word le pide que vuelva a introducir la contraseña. Escríbala de nuevo exactamente como antes. Haga clic en Aceptar. - Guarde el archivo
Presione Ctrl+S o haga clic en el icono Guardar en la barra de herramientas de acceso rápido. Cierre y vuelva a abrir el archivo para verificar que aparece la solicitud de contraseña.
Pasos para guardar un archivo de Word con una contraseña de modificación
Este método permite que cualquiera abra el documento, pero requiere una contraseña para guardar cambios.
- Abra el documento en Word
Asegúrese de que el documento esté completamente editado y listo para distribuir. - Vaya a Archivo > Guardar como
Haga clic en la pestaña Archivo y seleccione Guardar como. Elija una ubicación como Este equipo o OneDrive. - Haga clic en Herramientas junto al botón Guardar
En el cuadro de diálogo Guardar como, busque el menú desplegable Herramientas cerca de la esquina inferior izquierda. Aparece junto al botón Guardar. - Seleccione Opciones generales en el menú Herramientas
Se abre un cuadro de diálogo llamado Opciones generales con dos campos de contraseña. - Introduzca una contraseña en el campo Contraseña de modificación
Escriba la contraseña que los usuarios deben introducir para editar el documento. Deje el campo Contraseña de apertura en blanco si no desea una contraseña de apertura. - Haga clic en Aceptar y confirme la contraseña
Word le pide que vuelva a introducir la contraseña de modificación. Escríbala de nuevo y haga clic en Aceptar. - Haga clic en Guardar
Word guarda el archivo con la contraseña de modificación. Pruebe abriendo el archivo e intentando realizar cambios.
Errores y limitaciones comunes de la protección por contraseña
Olvidé la contraseña para abrir un documento
No hay una herramienta de recuperación de contraseña integrada en Word. El archivo está cifrado y la única forma de abrirlo es con la contraseña correcta. Existen herramientas de recuperación de terceros, pero no son confiables y pueden no funcionar con el cifrado AES-256. La mejor prevención es guardar las contraseñas en un gestor de contraseñas como Bitwarden o 1Password.
La contraseña de modificación no impide copiar contenido
Una contraseña de modificación solo bloquea el guardado de cambios. Los usuarios aún pueden seleccionar, copiar y pegar texto en otro documento. Para impedir la copia, debe usar Information Rights Management o un servicio de Digital Rights Management. Word por sí solo no puede impedir la copia cuando se abre el archivo.
Se aplicó la contraseña pero el archivo aún se abre sin solicitarla
Esto suele ocurrir cuando guarda el archivo en una carpeta en la nube que sincroniza una versión anterior. Cierre Word por completo, abra el archivo desde la carpeta local y verifique que aparece la solicitud de contraseña. Si no aparece, vuelva a aplicar la contraseña con el método Cifrar con contraseña y guarde de nuevo.
El botón Proteger documento está atenuado
Es posible que el documento esté en modo de compatibilidad porque se creó en una versión anterior de Word. Haga clic en Archivo > Información > Convertir para actualizar el archivo al formato actual. Después de la conversión, las opciones de Proteger documento estarán disponibles.
La protección por contraseña no funciona con versiones anteriores de Word
Si comparte el archivo con alguien que usa Word 2010 o anterior, es posible que no pueda abrir un archivo cifrado con AES-256. Guarde el documento en formato .doc en lugar de .docx. Use Archivo > Guardar como y elija Documento de Word 97-2003 (.doc). El método de cifrado cambia a un cifrado más débil, que es menos seguro pero compatible.
Cifrar con contraseña vs Contraseña de modificación vs Restringir edición
| Elemento | Cifrar con contraseña | Contraseña de modificación | Restringir edición |
|---|---|---|---|
| Requiere contraseña para abrir | Sí | No | No |
| Requiere contraseña para editar | No (se abre en solo lectura sin contraseña) | Sí | No (usa solo campos de formulario o comentarios) |
| Cifrado de archivo | Sí (AES-256) | No | No |
| El usuario puede copiar contenido | No (no puede abrir el archivo) | Sí | Depende de las restricciones establecidas |
| Mejor caso de uso | Archivos altamente sensibles | Colaboración con ediciones controladas | Distribución de plantillas o formularios |
Ahora puede proteger sus archivos de Word con contraseñas fuertes usando el método Cifrar con contraseña o el de contraseña de modificación. Elija el método según si necesita impedir la apertura o solo impedir la edición. Para archivos que deben permanecer seguros, use siempre Cifrar con contraseña y guarde la contraseña en un gestor de contraseñas. Si comparte archivos con usuarios de versiones anteriores de Word, guarde en formato .doc para evitar problemas de compatibilidad.