Cómo guardar un documento de Word en OneDrive para compartirlo

Necesita compartir un archivo de Word con compañeros de trabajo o clientes, pero los archivos adjuntos por correo electrónico generan confusión de versiones y límites de tamaño. Guardar directamente en OneDrive le permite compartir un vínculo que siempre apunta a la versión más reciente. Este artículo explica los tres métodos para guardar un documento en OneDrive y cómo establecer permisos de uso compartido para que los destinatarios puedan ver o editar sin salir de su navegador.

Qué hace el guardado en OneDrive para compartir

Guardar un documento de Word en OneDrive almacena el archivo en la nube en lugar de en su disco duro local. Una vez que el archivo está en OneDrive, puede generar un vínculo para compartir que los destinatarios abren en Word para la web o en la aplicación de escritorio. El vínculo respeta los permisos que establezca: solo ver, solo comentar o editar. Los destinatarios no necesitan una cuenta de OneDrive para ver el archivo, pero sí necesitan una cuenta de Microsoft para editarlo. La mayor ventaja es que cada vez que guarda, el vínculo compartido apunta automáticamente a la versión más reciente. No hay archivos adjuntos que reenviar ni confusión sobre qué copia es la actual.

Antes de comenzar, asegúrese de tener una cuenta de OneDrive. Una cuenta de Microsoft gratuita incluye 5 GB de almacenamiento. Las cuentas de trabajo o escuela suelen tener límites de almacenamiento mayores establecidos por su departamento de TI. Word debe haber iniciado sesión con la misma cuenta de Microsoft propietaria de la carpeta de OneDrive donde pretende guardar el archivo. Verifique la esquina superior derecha de Word: si ve su nombre o iniciales, ha iniciado sesión. Si no, haga clic en Iniciar sesión e introduzca sus credenciales.

Método 1: Guardar como en OneDrive para un documento existente

Use este método cuando ya tenga abierto un documento que se guardó localmente o en otro servicio en la nube. Guardar como mueve el archivo a OneDrive y deja atrás el original. Puede eliminar la copia local más adelante si ya no la necesita.

1. Abra el cuadro de diálogo Guardar como
   Haga clic en Archivo en la esquina superior izquierda de Word. En la barra lateral izquierda, haga clic en Guardar como. Si ve una lista de carpetas recientes, haga clic en Examinar en la parte inferior de esa lista.
2. Elija OneDrive como ubicación
   En el cuadro de diálogo Guardar como, haga clic en OneDrive – Personal o OneDrive – Trabajo o escuela en la barra lateral izquierda. Si tiene varias cuentas, seleccione la que coincida con el público con el que va a compartir.
3. Seleccione o cree una carpeta
   Navegue hasta una carpeta existente donde desee que esté el archivo. Para crear una carpeta nueva, haga clic en Nueva carpeta en la barra de herramientas, escriba un nombre y presione Entrar.
4. Asigne un nombre al archivo y guárdelo
   Escriba un nombre de archivo descriptivo en el campo Nombre de archivo. Haga clic en Guardar. Word carga el documento en OneDrive. Una vez finalizada la carga, la barra de título muestra la ruta de OneDrive y el alternador de Autoguardado se activa automáticamente.

Método 2: Usar Compartir para guardar y compartir en una sola acción

El botón Compartir de la cinta de opciones guarda el documento en OneDrive si aún no está allí y, a continuación, abre el panel de uso compartido. Este método es más rápido cuando tiene la intención de compartir inmediatamente después de guardar.

1. Haga clic en el botón Compartir
   En la esquina superior derecha de Word, haga clic en el botón Compartir. Tiene el aspecto de un icono de persona con un signo más. La primera vez que lo haga con un archivo local, Word le pedirá que lo guarde en OneDrive.
2. Guarde en OneDrive cuando se le solicite
   Haga clic en Guardar en la nube en el cuadro de diálogo que aparece. Word abre el cuadro de diálogo Guardar como con OneDrive preseleccionado. Elija una carpeta, asigne un nombre al archivo y haga clic en Guardar.
3. Establezca los permisos de uso compartido
   Una vez completado el guardado, el panel Compartir se abre en el lado derecho de la ventana. En Compartir con personas, escriba las direcciones de correo electrónico de los destinatarios. Debajo del campo de correo electrónico, haga clic en la lista desplegable de permisos. Elija Puede editar si desea que los destinatarios modifiquen el archivo, o Puede ver para acceso de solo lectura.
4. Envíe la invitación
   Opcionalmente, escriba un mensaje breve en el cuadro de texto. Haga clic en Enviar. Cada destinatario recibe un correo electrónico con un vínculo al documento. Abren el vínculo en Word para la web o en la aplicación de escritorio de Word.

Método 3: Guardar un documento en blanco nuevo directamente en OneDrive

Cuando empieza un documento desde cero, puede elegir OneDrive como ubicación de guardado desde el primer guardado. Esto evita la necesidad de mover el archivo más adelante.

1. Cree un documento en blanco nuevo
   Abra Word y haga clic en Documento en blanco en la pantalla de inicio.
2. Guarde inmediatamente
   Presione Ctrl+S o haga clic en el icono de disco en la barra de herramientas de acceso rápido. Se abre el cuadro de diálogo Guardar como.
3. Seleccione OneDrive y una carpeta
   Haga clic en OneDrive – Personal o OneDrive – Trabajo o escuela a la izquierda. Navegue hasta la carpeta que desee.
4. Asigne un nombre y guarde
   Escriba un nombre de archivo y haga clic en Guardar. El alternador de Autoguardado se activa y sus cambios se sincronizan con OneDrive cada pocos segundos.

Errores comunes y limitaciones al guardar en OneDrive

Autoguardado está atenuado

Autoguardado solo funciona cuando el documento se guarda en OneDrive o SharePoint. Si el archivo se almacena localmente, Autoguardado no está disponible. Guarde el archivo en OneDrive con uno de los métodos anteriores y Autoguardado se activará automáticamente. Si Autoguardado permanece atenuado después de guardar en OneDrive, haga clic en el alternador para activarlo manualmente.

Los destinatarios no pueden abrir el vínculo

Esto suele ocurrir cuando el documento se guarda en una carpeta con acceso restringido. Si guardó el archivo dentro de una carpeta que se comparte solo con personas específicas, el vínculo hereda esas restricciones. Mueva el archivo a una carpeta configurada como Cualquier persona con el vínculo o ajuste los permisos de la carpeta en la interfaz web de OneDrive.

Archivo demasiado grande para cargar

OneDrive tiene un límite de tamaño de archivo de 250 MB para archivos individuales. Si su documento supera ese límite, comprima las imágenes antes de guardar. Haga clic en cualquier imagen del documento y, a continuación, haga clic en Formato de imagen > Comprimir imágenes. Elija Correo electrónico (96 ppp) para reducir el tamaño del archivo significativamente.

El vínculo para compartir incluye permisos de edición cuando desea solo ver

De forma predeterminada, el panel Compartir establece los permisos en Puede editar. Verifique siempre la lista desplegable antes de enviar. Si ya envió un vínculo con permisos de edición, abra el archivo en OneDrive en línea, haga clic en el botón Compartir y cambie el nivel de permiso a Puede ver. El vínculo existente se actualiza automáticamente.

Comparación de métodos para guardar en OneDrive

Elemento	Guardar como	Botón Compartir	Ctrl+S en documento nuevo
Ideal para	Mover un archivo local existente a la nube	Guardar y compartir en un solo paso	Comenzar un documento nuevo en la nube
Pasos necesarios	4	4	4
Autoguardado activado	Sí, después de guardar	Sí, después de guardar	Sí, después de guardar
Uso compartido iniciado	Manualmente más tarde	Inmediatamente	Manualmente más tarde

Ahora puede guardar cualquier documento de Word en OneDrive y compartirlo con los permisos correctos en unos pocos clics. Pruebe a usar el botón Compartir la próxima vez que termine un borrador: elimina el paso adicional de abrir el navegador para generar un vínculo. Para colaborar con frecuencia, mantenga activado Autoguardado para que su equipo siempre vea las últimas ediciones sin pedirle que reenvíe el archivo.