Activar versiones principales y secundarias en SharePoint: flujo de trabajo práctico para usuarios de empresa

El control de versiones de SharePoint guarda copias de sus archivos cada vez que alguien los edita. Sin el control de versiones, una edición incorrecta o una eliminación accidental puede destruir horas de trabajo sin forma de deshacerlo. Las versiones principales (1.0, 2.0) son visibles para todos, mientras que las versiones secundarias (0.1, 0.2) le permiten redactar cambios de forma privada antes de publicarlos. Este artículo le guía para habilitar tanto el control de versiones principales como secundarias en una biblioteca de documentos de SharePoint y explica cuándo tiene sentido cada tipo de versión para su equipo.

Qué hacen las versiones principales y secundarias en SharePoint

El control de versiones es una característica integrada de SharePoint que crea una instantánea numerada de un archivo cada vez que alguien guarda cambios. Las versiones principales son números enteros —1.0, 2.0, 3.0— y representan estados completados y publicables. Las versiones secundarias son decimales —0.1, 0.2, 1.1, 1.2— y representan borradores o trabajo en curso.

Cuando habilita las versiones secundarias, SharePoint agrega un botón Publicar al menú contextual del archivo. Un usuario puede guardar un borrador secundario, trabajar en él durante varios días y luego publicarlo como una nueva versión principal cuando el trabajo esté finalizado. El historial de versiones almacena cada instantánea, por lo que puede restaurar cualquier versión anterior en cualquier momento.

Por qué usar versiones secundarias

Las versiones secundarias son ideales para contenido que requiere revisión antes de su publicación. Por ejemplo, un documento legal podría pasar por tres borradores secundarios (0.1, 0.2, 0.3) antes de que el autor lo publique como versión 1.0. Los revisores con los permisos correctos pueden ver el borrador, pero los lectores habituales solo ven la versión principal publicada.

Por qué usar solo versiones principales

El control de versiones solo principales es más sencillo y funciona para la mayoría de los archivos internos del equipo. Cada guardado crea una nueva versión principal —1.0, 2.0, 3.0— sin paso de borrador. Esto es suficiente para hojas de cálculo compartidas, planes de proyecto y notas de reuniones donde los borradores no son necesarios.

Requisitos previos

Para cambiar la configuración de versiones, necesita permisos de Edición o Control total en el sitio de SharePoint. Debe ser propietario del sitio, miembro del sitio con el nivel de permiso Editar o administrador de la colección de sitios. El control de versiones es una configuración a nivel de biblioteca, no a nivel de sitio, por lo que se configura dentro de cada biblioteca de documentos por separado.

Pasos para activar versiones principales y secundarias

1. Abra la biblioteca de documentos
   Vaya a su sitio de SharePoint y haga clic en la biblioteca de documentos donde desea habilitar el control de versiones. Si está usando un sitio de equipo, normalmente es la biblioteca Documentos. Si está usando un sitio de comunicación, puede ser un nombre de biblioteca personalizado.
2. Acceda a la configuración de la biblioteca
   Haga clic en el icono de engranaje en la esquina superior derecha y luego seleccione Configuración de la biblioteca. Si no ve Configuración de la biblioteca, haga clic en Contenido del sitio, busque su biblioteca, pase el cursor sobre su nombre, haga clic en los tres puntos y elija Configuración.
3. Abra Configuración de versiones
   En la columna Configuración general, haga clic en Configuración de versiones. Esta página contiene todos los controles de versiones de la biblioteca.
4. Habilite las versiones principales y secundarias
   En la sección Aprobación de contenido, seleccione Sí para Requerir aprobación de contenido para los elementos enviados. Este paso es necesario para desbloquear las opciones de versiones secundarias. Luego, en la sección Historial de versiones de documentos, seleccione Crear versiones principales y secundarias (borrador). Si su organización usa flujos de trabajo de aprobación de contenido, puede omitir el requisito de aprobación y aun así habilitar las versiones secundarias seleccionando Crear versiones principales y luego marcando Crear versiones secundarias en la misma línea.
5. Configure la seguridad de los elementos de borrador
   En la sección Seguridad de los elementos de borrador, elija quién puede ver los elementos de borrador. Las opciones son:
   – Cualquier usuario que pueda leer elementos: Todos los usuarios con acceso de lectura pueden ver las versiones secundarias. Use esto solo cuando los borradores no contengan información confidencial.
   – Solo los usuarios que puedan editar elementos: Solo los miembros del sitio con permisos de Editar o Colaborar pueden ver los borradores. Esta es la opción predeterminada recomendada para la mayoría de los equipos de empresa.
   – Solo los usuarios que puedan aprobar elementos: Solo los usuarios con el nivel de permiso Aprobar pueden ver los borradores. Use esto para documentos altamente confidenciales que requieren revisión formal.
6. Limite el número de versiones almacenadas
   En la sección Historial de versiones, marque Conservar el siguiente número de versiones principales e introduzca un número como 100 o 500. Luego marque Conservar borradores para el siguiente número de versiones principales e introduzca un número como 10 o 50. Esto limita el consumo de almacenamiento. Cuando se alcanza el límite, SharePoint elimina automáticamente la versión más antigua cada vez que se crea una nueva.
7. Requerir desprotección (opcional pero recomendado)
   En la sección Requerir desprotección, seleccione Sí para obligar a los usuarios a desproteger un archivo antes de editarlo. Esto evita que dos usuarios editen el mismo archivo simultáneamente y garantiza que los borradores secundarios se guarden en la copia desprotegida de un usuario en lugar de sobrescribir la versión publicada.
8. Guarde su configuración
   Haga clic en Aceptar en la parte inferior de la página. SharePoint aplica los cambios de inmediato. Los archivos existentes en la biblioteca no tendrán historial de versiones hasta la próxima vez que alguien los edite y guarde.

Errores comunes y limitaciones

El historial de versiones no se conserva para archivos existentes

Habilitar el control de versiones no crea retroactivamente un historial de versiones para los archivos que ya están en la biblioteca. Solo las ediciones realizadas después de activar la configuración generan versiones. Si necesita una instantánea de referencia de los archivos actuales, pida a los usuarios que abran cada archivo, hagan un cambio trivial como agregar un espacio y lo guarden. Esa acción crea la versión 1.0 de cada archivo.

La aprobación de contenido no es lo mismo que la publicación

La aprobación de contenido y la publicación de versiones secundarias son características independientes. La aprobación de contenido agrega un estado pendiente que un aprobador debe aprobar manualmente antes de que el archivo sea visible para todos los lectores. Publicar una versión secundaria como principal no activa automáticamente la aprobación. Si necesita ambos flujos de trabajo, habilite la aprobación de contenido y las versiones secundarias juntas.

Los límites de almacenamiento pueden llenarse rápidamente

Cada versión almacena una copia completa del archivo en SharePoint, no solo los cambios. Una biblioteca con 500 archivos y 100 versiones por archivo puede consumir un almacenamiento significativo. Establezca límites de versiones de forma conservadora: 50 versiones principales y 10 versiones de borrador suelen ser suficientes para la mayoría de los equipos. Supervise el almacenamiento de su sitio en el centro de administración de SharePoint, en Sitios activos.

Los usuarios no pueden ver los borradores después de la habilitación

Si los usuarios informan que no pueden ver los archivos de borrador después de habilitar las versiones secundarias, revise la configuración de Seguridad de los elementos de borrador. Si seleccionó Solo los usuarios que puedan aprobar elementos, solo los aprobadores pueden ver los borradores. Cambie la configuración a Solo los usuarios que puedan editar elementos para permitir que todos los miembros del sitio con permisos de edición vean los borradores.

Versiones principales y secundarias frente a versiones solo principales: diferencias clave

Elemento	Versiones principales y secundarias	Versiones solo principales
Números de versión	1.0, 1.1, 1.2, 2.0	1.0, 2.0, 3.0
Visibilidad de borradores	Controlada por la configuración de Seguridad de los elementos de borrador	No aplicable: todas las versiones son visibles para los lectores
Acción de publicación requerida	Sí: el usuario debe publicar para crear una versión principal	No: cada guardado crea una nueva versión principal
Caso de uso recomendado	Documentos que requieren revisión antes de su publicación	Archivos internos del equipo y colaboración
Consumo de almacenamiento	Mayor: cada borrador secundario consume almacenamiento	Menor: se almacenan menos versiones por archivo

Ahora puede habilitar el control de versiones principales y secundarias en cualquier biblioteca de documentos de SharePoint. Comience configurando el control de versiones en una sola biblioteca que se use para documentos con muchos borradores, como propuestas o manuales de políticas. Después de que su equipo se sienta cómodo con el flujo de trabajo de publicación, amplíe el control de versiones a otras bibliotecas. Para limpiar versiones antiguas más adelante, use la opción Comprobar historial de versiones en el menú contextual del archivo y elimine manualmente los borradores obsoletos.