Necesita una vista de lista o biblioteca de SharePoint que muestre solo los elementos de su departamento. La vista predeterminada Todos los elementos muestra todos los registros, lo que dificulta encontrar los datos que su equipo necesita. Las vistas de SharePoint le permiten filtrar, ordenar y agrupar contenido según columnas como Departamento, Región o Proyecto. Este artículo describe los pasos exactos para crear una vista filtrada que su departamento pueda usar como predeterminada.
Puntos clave: Crear una vista específica para el departamento en SharePoint
- Cinta de opciones de lista o biblioteca > Opciones de vista > Crear nueva vista: Inicia el proceso de creación de una vista personalizada con filtros.
- Sección Filtro en la configuración de la vista: Le permite establecer condiciones de columna como Departamento es igual a Ventas.
- Opción Establecer como vista predeterminada: Hace que la vista filtrada sea lo primero que ven los miembros del departamento.
Cómo filtran el contenido las vistas de SharePoint para un departamento
Una vista de SharePoint es un conjunto guardado de reglas de visualización para una lista o biblioteca. Puede filtrar filas haciendo coincidir valores de columna, como mostrar solo los elementos donde Departamento es igual a Finanzas. Las vistas no eliminan ni mueven datos. Simplemente ocultan los elementos que no cumplen la condición del filtro. Cualquier usuario con al menos permiso de Colaborar puede crear una vista personal. Los usuarios con permisos de Editar o superiores pueden crear una vista pública a la que todos en el sitio puedan acceder. Antes de crear una vista, confirme que su lista o biblioteca tenga una columna que identifique el departamento. Los tipos de columna comunes incluyen Opción, Búsqueda o Persona. Si la columna no existe, agréguela primero yendo a Configuración de lista > Crear columna.
Pasos para crear una vista filtrada para su departamento
Estas instrucciones se aplican a SharePoint en Microsoft 365. La interfaz es similar para SharePoint Server 2019 y versiones posteriores.
- Abra la lista o biblioteca
Vaya al sitio de SharePoint que contiene la lista o biblioteca. Haga clic en el nombre de la lista o biblioteca en el menú Inicio rápido. Si la lista no está visible, haga clic en Contenido del sitio y luego seleccione la lista. - Acceda a las opciones de vista
Cerca de la esquina superior derecha de la lista o biblioteca, haga clic en el nombre de la vista actual. El nombre predeterminado suele ser Todos los elementos o Todos los documentos. En el menú desplegable, seleccione Crear nueva vista. - Elija un tipo de vista
En el cuadro de diálogo que aparece, seleccione Vista estándar. Este tipo admite filtrado, ordenación, agrupación y selección de columnas. Asigne a la vista un nombre que su departamento reconozca, como Elementos de Finanzas o Documentos de Ingeniería. - Establezca la condición del filtro
Desplácese hacia abajo hasta la sección Filtro. Seleccione Mostrar elementos solo cuando se cumpla lo siguiente. En la primera lista desplegable de columna, elija la columna que contiene el nombre del departamento, por ejemplo Departamento. En la segunda lista desplegable, seleccione es igual a. En el tercer campo, escriba el nombre exacto del departamento, por ejemplo Finanzas. Si su columna usa una búsqueda u opción, el tercer campo puede autocompletarse mientras escribe. - Agregue más condiciones de filtro si es necesario
Para restringir más los resultados, haga clic en Agregar un filtro. Elija la lógica Y u O. Por ejemplo, agregue un segundo filtro: Estado es igual a Activo. Esto muestra solo los elementos activos de su departamento. - Configure columnas, ordenación y agrupación
En la sección Columnas, seleccione qué columnas mostrar y su orden. En la sección Ordenar, elija una columna de ordenación principal, como Fecha de vencimiento descendente. En la sección Agrupar por, puede agrupar elementos por una columna como Nombre del proyecto. - Establezca la vista como predeterminada para su departamento
Desplácese hasta la parte inferior de la página de configuración. En Hacer que esta sea la vista predeterminada, seleccione Sí. Esto garantiza que los usuarios vean primero la vista filtrada cuando abran la lista o biblioteca. Haga clic en Crear para guardar la vista. - Pruebe la vista
Regrese a la lista o biblioteca. La vista ahora debería mostrar solo los elementos que coinciden con el filtro del departamento. Verifique que el nombre de la vista aparezca en la lista desplegable de vistas. Si faltan elementos, revise la condición del filtro en busca de errores tipográficos o valores de columna que no coincidan.
Errores comunes y limitaciones al crear vistas de departamento
El filtro no muestra elementos
La causa más común es una discrepancia entre el valor del filtro y los datos reales de la columna. Por ejemplo, si la columna contiene Finanzas pero el filtro usa Departamento de Finanzas, no aparecerá ningún elemento. Verifique los valores de la columna editando un elemento. Use el texto exacto de la columna. La distinción entre mayúsculas y minúsculas depende del tipo de columna. Las columnas de opción no distinguen mayúsculas de minúsculas. Las columnas de texto distinguen mayúsculas de minúsculas en SharePoint Server, pero no en SharePoint en Microsoft 365.
La vista pública no aparece para otros usuarios
Solo los usuarios con permisos de Editar o superiores pueden crear una vista pública. Si tiene permiso de Colaborar, la vista es personal. Para compartir una vista pública, pida a un propietario del sitio o a un miembro con permiso de Editar que cree la vista. Como alternativa, puede exportar la configuración de la vista y pedir a un propietario que la importe.
El filtro no funciona en columnas de metadatos administrados
Las columnas de metadatos administrados requieren un manejo especial. En la condición del filtro, use el nombre del término, no el Id. del término. La lista desplegable del filtro puede mostrar los términos como un árbol. Seleccione el término directamente del árbol para asegurarse de que el valor sea correcto.
La vista muestra elementos duplicados
Esto puede ocurrir si la lista tiene varias columnas con nombres similares y el filtro usa la columna incorrecta. Verifique que la columna seleccionada en el filtro sea la que almacena el valor del departamento. También verifique si la lista tiene carpetas habilitadas. Las carpetas a veces pueden causar un comportamiento de visualización inesperado. Para evitar esto, use una vista plana sin carpetas.
| Elemento | Vista personal | Vista pública |
|---|---|---|
| Quién puede crear | Cualquier usuario con permiso de Colaborar o superior | Usuarios con permiso de Editar o superior |
| Visibilidad | Solo la ve el creador | Todos los miembros del sitio la ven en la lista desplegable de vistas |
| Se puede establecer como predeterminada | Sí, pero solo para el creador | Sí, para todos los visitantes del sitio |
| Caso de uso | Panel personal o filtro temporal | Vista de departamento para todo el equipo |
Ahora puede crear una vista filtrada que muestre solo los datos de su departamento en cualquier lista o biblioteca de SharePoint. Comience verificando que exista una columna de departamento. Luego siga los pasos para agregar un filtro y establecer la vista como predeterminada. Para un filtrado avanzado, combine varias condiciones usando la lógica Y u O. Para compartir la vista con todo su equipo, pida a un propietario del sitio que cree una versión pública.