Cuando implementa SharePoint en un departamento, necesita un plan de nomenclatura claro. Sin uno, los usuarios crean sitios con nombres inconsistentes que son difíciles de encontrar. Los nombres duplicados y las abreviaturas confusas se convierten en problemas comunes. Este artículo le ofrece una lista de verificación práctica para planificar la nomenclatura de sitios antes de su implementación. Aprenderá las reglas de nomenclatura, cómo aplicarlas y qué evitar.
Puntos clave: Lista de verificación de nomenclatura de sitios para implementaciones departamentales de SharePoint
- Centro de administración de SharePoint > Sitios activos > Directivas: Use directivas de nomenclatura para bloquear palabras clave y aplicar prefijos o sufijos automáticamente.
- Centro de administración de SharePoint > Configuración > Creación de sitios: Restrinja quién puede crear sitios para evitar nombres no aprobados.
- Plantilla de convención de nomenclatura de sitios: Defina un formato estándar como Departamento-NombreProyecto para mantener nombres consistentes en todo el inquilino.
Por qué importa la nomenclatura de sitios para una implementación departamental
Los sitios de SharePoint son el punto de partida para equipos, proyectos y departamentos. Cuando implementa SharePoint en un departamento, los sitios que crea se convierten en la forma principal en que los usuarios encuentran contenido. Una nomenclatura inconsistente hace que los resultados de búsqueda no sean confiables. Los usuarios pierden tiempo adivinando nombres de sitios o navegando por listas de sitios.
SharePoint no aplica reglas de nomenclatura de forma predeterminada. Cualquier propietario de sitio puede crear un sitio con cualquier nombre. Esta libertad genera nombres duplicados, errores ortográficos y abreviaturas no estándar. Por ejemplo, un equipo podría crear un sitio llamado “HR Benefits” mientras que otro crea “Human Resources Benefits 2024”. Ambos se refieren al mismo departamento pero se ven diferentes en la búsqueda.
Una directiva de nomenclatura en el centro de administración de SharePoint ayuda a aplicar la coherencia. Puede bloquear palabras específicas como “test” o “temp” y requerir un prefijo como “Dept-” para todos los sitios. Combinada con restricciones de creación de sitios, un plan de nomenclatura reduce la confusión y facilita la administración de sitios para los administradores.
Requisitos previos para planificar la nomenclatura de sitios
Antes de crear reglas de nomenclatura, revise estos requisitos previos en su entorno de Microsoft 365:
- Rol de administrador global o administrador de SharePoint: Solo estos roles pueden acceder al centro de administración de SharePoint para establecer directivas de nomenclatura.
- Directiva de nomenclatura de Grupos de Microsoft 365: Los sitios de equipo de SharePoint usan Grupos de Microsoft 365. Si su inquilino ya tiene una directiva de nomenclatura de grupos, se aplica a los sitios de equipo. Revise esta directiva primero.
- Plantilla de sitio de comunicación: Los sitios de comunicación no usan Grupos de Microsoft 365. Tienen configuraciones de nomenclatura separadas en el centro de administración de SharePoint.
- Permisos de creación de sitios: Decida quién puede crear sitios. Restringir la creación a grupos de seguridad específicos reduce la posibilidad de nombres no estándar.
Lista de verificación práctica para la nomenclatura de sitios antes de una implementación departamental
Use esta lista de verificación para planificar y aplicar la nomenclatura de sitios antes de que los usuarios comiencen a crear sitios. Siga cada paso en orden.
- Defina el formato de su convención de nomenclatura
Decida un formato estándar para los nombres de sitios. Un formato común es Departamento-NombreProyecto. Por ejemplo, “Finance-Budget2024” o “HR-Onboarding”. Use guiones o guiones bajos como separadores. Evite espacios porque pueden causar problemas en las URL. Anote el formato y compártalo con todos los propietarios de sitios. - Bloquee palabras prohibidas en el centro de administración de SharePoint
Vaya al centro de administración de SharePoint. Seleccione Directivas y luego Directiva de nomenclatura. En Palabras bloqueadas, agregue términos que nunca deben aparecer en los nombres de sitios. Los ejemplos incluyen “test”, “temp”, “sandbox” y “personal”. Haga clic en Guardar. - Requiera un prefijo o sufijo para todos los sitios
En la misma página Directiva de nomenclatura, desplácese hasta Prefijo o sufijo. Elija Prefijo e ingrese un código corto como “Dept-“. Este prefijo aparece al inicio de cada nombre de sitio. Alternativamente, use un sufijo como “-Site”. Haga clic en Guardar. - Restrinja la creación de sitios a grupos aprobados
En el centro de administración de SharePoint, seleccione Configuración y luego Creación de sitios. En Personas que pueden crear sitios, seleccione Solo personas en grupos de seguridad especificados. Agregue el grupo de seguridad que contiene sus creadores de sitios aprobados. Esto evita que usuarios no autorizados creen sitios con nombres aleatorios. - Cree una guía de nomenclatura de sitios para su departamento
Escriba una guía de una página que explique su convención de nomenclatura. Incluya ejemplos de nombres de sitios buenos y malos. Enumere las palabras bloqueadas. Muestre cómo solicitar un nuevo sitio. Publique esta guía en una ubicación central como su intranet o un sitio de SharePoint. - Revise los sitios existentes antes de la implementación
Antes de lanzar, revise todos los sitios existentes en el inquilino. Use el centro de administración de SharePoint para exportar una lista de sitios. Busque nombres que violen su nueva directiva. Cambie el nombre o elimine esos sitios. Esta limpieza evita confusión cuando la nueva directiva entre en vigor. - Pruebe la directiva de nomenclatura con un grupo piloto
Cree un pequeño grupo piloto de propietarios de sitios. Pídales que creen sitios usando la nueva convención de nomenclatura. Verifique que la directiva bloquee palabras prohibidas y aplique el prefijo. Corrija cualquier problema antes de implementar en todo el departamento. - Supervise la creación de sitios durante el primer mes
Después de la implementación, revise los nuevos sitios semanalmente. Use el centro de administración de SharePoint para revisar los nombres de los sitios. Si encuentra violaciones, comuníquese con el propietario del sitio y cambie el nombre del sitio. Ajuste su guía o directiva si es necesario.
Errores comunes y cosas que debe evitar en la nomenclatura de sitios
Incluso con un plan sólido, la nomenclatura de sitios puede salir mal. Evite estos errores comunes.
Usar espacios o caracteres especiales en los nombres de sitios
Los espacios en un nombre de sitio crean una URL con caracteres %20. Por ejemplo, “HR Benefits” se convierte en “https://tenant.sharepoint.com/sites/HR%20Benefits.” Esta URL es difícil de leer y compartir. Los caracteres especiales como &, % y # pueden romper enlaces. Use guiones o guiones bajos en su lugar.
Permitir que los usuarios creen sitios sin aprobación
Cuando cualquiera puede crear un sitio, la consistencia de nomenclatura se desmorona. Los usuarios eligen nombres que tienen sentido para ellos pero no para el departamento. Restrinja la creación de sitios a un pequeño grupo de propietarios capacitados. Use un formulario de solicitud de sitio para gestionar nuevos sitios.
Ignorar la directiva de nomenclatura de Grupos de Microsoft 365
Los sitios de equipo de SharePoint usan Grupos de Microsoft 365. Si su inquilino tiene una directiva de nomenclatura de grupos en Azure AD, anula su directiva de nomenclatura de SharePoint. Revise ambas directivas para evitar conflictos. Puede encontrar la directiva de grupos en el centro de administración de Azure AD en Grupos y luego Directiva de nomenclatura.
No planificar las URL de los sitios
Los nombres de sitios y las URL son separados pero relacionados. Cuando cambia el nombre de un sitio, la URL no cambia automáticamente. Debe cambiar manualmente la URL en el centro de administración de SharePoint. Planifique la URL en el momento de la creación para que coincida con su convención. Por ejemplo, si el nombre del sitio es “Finance-Budget2024”, establezca la URL como “FinanceBudget2024”.
Olvidar comunicar la directiva de nomenclatura
Una directiva de nomenclatura solo funciona si las personas saben que existe. Publique su guía de nomenclatura antes de la implementación. Envíe un correo electrónico a todos los miembros del departamento. Incluya un enlace a la guía en su intranet. Repita el mensaje durante el primer mes.
Sitio de equipo vs sitio de comunicación: diferencias de nomenclatura
| Elemento | Sitio de equipo | Sitio de comunicación |
|---|---|---|
| Pertenencia a grupos | Usa Grupos de Microsoft 365 | Sin pertenencia a grupos |
| Origen de la directiva de nomenclatura | Directiva de grupos de Azure AD y directiva de nomenclatura de SharePoint | Solo directiva de nomenclatura de SharePoint |
| Formato de URL | /sites/ seguido del nombre del sitio | /sites/ seguido del nombre del sitio |
| Caso de uso recomendado | Colaboración departamental con correo electrónico y calendario de grupo | Difundir información a una audiencia amplia |
| Flexibilidad de nomenclatura | Limitada por la directiva de Azure AD | Controlada solo por la directiva de SharePoint |
Al planificar la nomenclatura para una implementación departamental, decida qué tipo de sitio usará. Los sitios de equipo funcionan mejor para la colaboración interna. Los sitios de comunicación funcionan para anuncios y noticias. Aplique reglas de nomenclatura separadas para cada tipo si es necesario.
Ahora puede implementar un plan de nomenclatura de sitios que mantenga su entorno de SharePoint organizado. Comience definiendo el formato de su convención de nomenclatura. Luego bloquee palabras prohibidas y restrinja la creación de sitios en el centro de administración de SharePoint. Publique una guía de nomenclatura y supervise los nuevos sitios durante el primer mes. Para un control avanzado, cree una directiva de nomenclatura en Azure AD para Grupos de Microsoft 365 para aplicar reglas en todos los servicios conectados a grupos.