Como propietario de un sitio de SharePoint, es posible que desee permitir la colaboración externa pero evitar que se invite a nuevas personas. La configuración predeterminada de uso compartido en SharePoint permite que cualquiera comparta con nuevos invitados, lo que puede provocar accesos no deseados y riesgos de seguridad. Este artículo explica cómo configurar SharePoint para permitir el uso compartido solo con invitados existentes que ya tienen cuentas en el directorio de Microsoft Entra ID. Obtendrá una lista de comprobación práctica para implementar esta restricción en su sitio, organización y OneDrive.
Puntos clave: Restringir el uso compartido a invitados existentes en SharePoint
- Centro de administración de SharePoint > Uso compartido > Uso compartido externo: Establezca el uso compartido a nivel de organización para permitir que solo los invitados existentes reciban invitaciones para compartir.
- La configuración de uso compartido a nivel de sitio prevalece: Cada sitio puede anular el valor predeterminado de la organización; verifique que los sitios individuales usen la misma restricción.
- Directiva de usuario invitado de Microsoft Entra ID: Asegúrese de que la configuración de invitación de invitados en Entra ID bloquee la creación de nuevos invitados a partir de invitaciones de SharePoint.
Por qué necesita limitar el uso compartido a invitados existentes
SharePoint y OneDrive permiten el uso compartido externo de forma predeterminada. Cuando comparte un archivo o sitio con alguien que aún no está en su inquilino de Microsoft Entra ID, SharePoint crea una nueva cuenta de invitado para esa persona. Este comportamiento puede hacer que su directorio crezca con usuarios externos no administrados. Si desea colaborar solo con personas que ya tienen cuentas de invitado, debe cambiar la configuración de uso compartido a nivel de organización y, opcionalmente, a nivel de cada sitio.
La configuración clave se llama “Permitir compartir solo con invitados existentes”. Cuando está habilitada, SharePoint bloquea las invitaciones a personas que aún no tienen una cuenta de invitado en su inquilino. Los invitados existentes aún pueden recibir nuevos recursos compartidos, y las personas con cuentas de invitado pueden seguir accediendo al contenido que ya tienen. Esta restricción no afecta el uso compartido con personas dentro de su organización.
Esta característica forma parte de los controles de uso compartido externo en el centro de administración de SharePoint. Funciona junto con las directivas de usuario invitado de Microsoft Entra ID. Debe configurar ambos lugares para evitar por completo la creación de nuevos invitados a partir de invitaciones de uso compartido de SharePoint.
Cómo funciona la restricción de invitados existentes
Cuando establece el nivel de uso compartido en “Solo invitados existentes”, SharePoint comprueba la dirección de correo electrónico de la persona con la que está compartiendo. Si esa dirección de correo electrónico coincide con una cuenta de usuario invitado en su inquilino de Microsoft Entra ID, el uso compartido se realiza correctamente. Si no existe una cuenta de invitado coincidente, SharePoint muestra un mensaje de error y no envía la invitación. La persona debe agregarse como invitado a través de otro proceso, como una invitación manual desde el centro de administración de Microsoft Entra o una pertenencia a un grupo de Microsoft 365.
Qué sucede con los permisos de los invitados existentes
Los invitados existentes conservan todos los permisos que ya tienen. Se les puede agregar a nuevos sitios, carpetas o archivos siempre que su cuenta de invitado permanezca activa. Si posteriormente revoca una cuenta de invitado en Entra ID, esa persona pierde el acceso a todo el contenido de SharePoint, independientemente de la configuración de uso compartido.
Lista de comprobación para limitar el uso compartido a invitados existentes
Siga estos pasos para configurar SharePoint y OneDrive para permitir el uso compartido solo con invitados existentes. Realice estos pasos en el orden indicado.
- Establecer la directiva de uso compartido a nivel de organización
Vaya al centro de administración de SharePoint en https://admin.microsoft.com/SharePoint. En la navegación izquierda, seleccione Directivas y luego Uso compartido. En Uso compartido externo, elija Solo invitados existentes para SharePoint y para OneDrive. Haga clic en Guardar. - Verificar la configuración de uso compartido a nivel de sitio
En el centro de administración de SharePoint, vaya a Sitios activos. Seleccione un sitio y luego haga clic en Configuración en la barra de comandos. En Uso compartido externo, confirme que la configuración sea Solo invitados existentes o Igual que la configuración de nivel de organización. Repita para cada sitio que deba usar la restricción. - Bloquear invitaciones de invitados desde Microsoft Entra ID
Abra el centro de administración de Microsoft Entra en https://entra.microsoft.com. Vaya a Identidades externas > Configuración de colaboración externa. Establezca Configuración de invitación de invitados en Solo los usuarios con el rol Invitador de invitados pueden invitar o Nadie en la organización puede invitar. Esto evita que SharePoint cree nuevas cuentas de invitado a través de invitaciones de uso compartido. - Revisar la configuración de invitados de los grupos de Microsoft 365
En el centro de administración de Microsoft 365 en https://admin.microsoft.com, vaya a Configuración > Configuración de la organización > Seguridad y privacidad. En Permitir que los usuarios agreguen nuevos invitados a la organización, establezca esto en Desactivado. Esto evita que los grupos inviten a nuevos invitados. - Probar la restricción
Abra un sitio de SharePoint del que sea miembro. Intente compartir un documento con una dirección de correo electrónico que no tenga una cuenta de invitado. Debería ver un mensaje de error: “No puede compartir con este usuario porque el uso compartido está limitado a invitados existentes”. Si el uso compartido se realiza correctamente, vuelva a verificar la configuración de los pasos 1 a 4.
Problemas comunes al limitar el uso compartido a invitados existentes
El error “No puede compartir con este usuario” sigue apareciendo para invitados existentes
Si un invitado existente ve este error, es posible que la cuenta de invitado esté deshabilitada o expirada. Compruebe el usuario en el centro de administración de Microsoft Entra en Usuarios > Todos los usuarios. Asegúrese de que la cuenta esté habilitada y tenga una licencia válida si es necesario. También verifique que el tipo de usuario invitado esté establecido en Invitado y no en Miembro.
Todavía se crean nuevos invitados a pesar de la restricción
Esto puede ocurrir si la configuración a nivel de sitio anula la configuración de la organización. Vaya al centro de administración de SharePoint > Sitios activos. Seleccione el sitio y compruebe la configuración de uso compartido. Si está establecida en Cualquier persona o Invitados nuevos y existentes, cámbiela a Solo invitados existentes. También verifique que la configuración de invitación de invitados de Microsoft Entra ID no esté establecida en Cualquier persona de la organización puede invitar.
El uso compartido de OneDrive todavía permite nuevos invitados
OneDrive tiene su propia configuración de uso compartido en el centro de administración de SharePoint. Vaya a Directivas > Uso compartido y desplácese hasta la sección OneDrive. Establézcala en Solo invitados existentes. Esta configuración se aplica a todos los usuarios de la organización.
Los usuarios no pueden compartir con socios externos que ya están en el directorio
Si la cuenta de invitado existe pero el uso compartido falla, es posible que el usuario invitado no tenga la dirección de correo electrónico correcta. Por ejemplo, la cuenta de invitado podría usar un alias de correo electrónico diferente al que el usuario intenta compartir. Pida al invitado que verifique su correo electrónico de inicio de sesión en el perfil de su cuenta de Microsoft. También puede comprobar el Nombre principal de usuario del usuario invitado en Entra ID.
Comparación de la configuración de uso compartido: Organización vs Sitio vs OneDrive
| Elemento | Nivel de organización | Nivel de sitio | OneDrive |
|---|---|---|---|
| Ámbito | Todos los sitios de SharePoint y OneDrive | Colección de sitios única | Todas las cuentas de OneDrive |
| Configuración predeterminada | Cualquier persona (más permisiva) | Igual que la organización | Igual que la organización |
| Anulación permitida | No | Sí | No |
| Afecta a nuevos invitados | Sí | Sí | Sí |
| Ubicación de configuración | Centro de administración de SharePoint > Directivas > Uso compartido | Centro de administración de SharePoint > Sitios activos > sitio > Configuración | Centro de administración de SharePoint > Directivas > Uso compartido |
Después de completar esta lista de comprobación, su entorno de SharePoint permitirá el uso compartido solo con personas que ya tengan cuentas de invitado en su inquilino. Los nuevos usuarios externos no podrán ser invitados a través de vínculos para compartir de SharePoint o invitaciones directas. Para agregar un nuevo invitado, use el centro de administración de Microsoft Entra o una invitación de grupo de Microsoft 365. Como sugerencia avanzada, considere usar las revisiones de acceso de Microsoft Entra ID para auditar periódicamente qué cuentas de invitado aún necesitan acceso a sus sitios de SharePoint.