Como propietario de un sitio de SharePoint, necesita una forma rápida de ver qué contratos están a punto de vencer sin abrir cada archivo. Una vista de biblioteca personalizada filtra documentos según una columna de fecha y muestra solo los elementos que importan. Este artículo explica cómo crear una vista que resalte los contratos que vencen en los próximos 30 días. Aprenderá las columnas necesarias, la configuración de la vista y el formato condicional para que la lista sea procesable.
Puntos clave: Crear una vista de vencimiento de contratos en SharePoint
- Agregue una columna de fecha denominada “Vencimiento del contrato”: Almacena la fecha de vencimiento de cada documento de contrato.
- Cree una nueva vista con un filtro en la columna de fecha: Muestra solo los elementos cuya fecha de vencimiento esté dentro de los próximos 30 días.
- Aplique formato condicional a la columna de fecha: Resalta las fechas de vencimiento vencidas o próximas dentro de 7 días.
Qué hace una vista de biblioteca de SharePoint y qué necesita antes de comenzar
Una vista de biblioteca es un conjunto guardado de configuraciones de visualización, filtros y reglas de ordenación para una biblioteca de documentos. No cambia los datos subyacentes. En su lugar, muestra un subconjunto de documentos que coinciden con sus criterios. Para los contratos que vencen, utilice un filtro para mostrar solo los documentos cuya fecha de vencimiento esté dentro de un rango específico, como los próximos 30 días.
Antes de crear la vista, necesita lo siguiente:
- Permisos de propietario o miembro del sitio en el sitio de SharePoint donde se encuentra la biblioteca de contratos.
- Una biblioteca de documentos que contenga sus archivos de contrato. Si no tiene una, cree una nueva biblioteca llamada “Contratos”.
- Una columna de fecha denominada “Vencimiento del contrato” o similar. La columna debe usar el tipo de datos Fecha y hora con formato Solo fecha. Si la columna no existe, primero debe agregarla.
Pasos para crear la vista de contratos que vencen
Paso 1: Agregar la columna de fecha de vencimiento del contrato
- Abra la biblioteca de documentos
Vaya al sitio de SharePoint que contiene su biblioteca de contratos. Haga clic en el nombre de la biblioteca en la navegación izquierda o en la página principal del sitio. - Agregue una columna
Haga clic en el área del encabezado de columna en la parte superior de la lista. Seleccione Agregar columna y luego elija Fecha y hora. Asigne a la columna el nombre Vencimiento del contrato. Establezca el formato en Solo fecha. Deje el valor predeterminado en blanco. Haga clic en Guardar. - Complete las fechas de los contratos existentes
Para cada documento de contrato, edite las propiedades e introduzca la fecha de vencimiento en la columna Vencimiento del contrato. Este paso es necesario para que la vista pueda filtrar correctamente.
Paso 2: Crear una nueva vista
- Abra el selector de vistas
En la parte superior de la biblioteca, haga clic en el nombre de la vista actual, normalmente Todos los documentos. Seleccione Crear nueva vista en la lista desplegable. - Elija un tipo de vista
Seleccione Vista estándar. Esto crea una vista de lista simple que funciona en navegadores de escritorio y móviles. - Asigne un nombre a la vista
Escriba Contratos que vencen como nombre de la vista. Marque la casilla Convertir esta en la vista predeterminada si desea que todos los usuarios vean esta vista primero al abrir la biblioteca. - Establezca el filtro
En la sección Filtrar, haga clic en Mostrar elementos solo cuando se cumpla lo siguiente. En la primera lista desplegable, seleccione Vencimiento del contrato. En la segunda lista desplegable, seleccione es menor o igual que. En el cuadro de valor, escriba [Today]+30. Esta fórmula muestra todos los documentos cuya fecha de vencimiento es hoy o dentro de los próximos 30 días. Haga clic en Aceptar. - Ordene los elementos
En la sección Ordenar, seleccione Vencimiento del contrato y elija Mostrar elementos en orden ascendente. Esto coloca las fechas de vencimiento más próximas en la parte superior de la lista. - Elija las columnas que se mostrarán
En la sección Columnas, asegúrese de que Vencimiento del contrato esté marcada. Quite las columnas que no sean necesarias, como Extraído por o Versión. Haga clic en Crear en la parte inferior de la página.
Paso 3: Aplicar formato condicional para resaltar fechas urgentes
- Abra el panel de formato de columna
En la biblioteca, pase el cursor sobre el encabezado de la columna Vencimiento del contrato. Haga clic en la flecha desplegable que aparece y seleccione Configuración de columna > Formato de esta columna. - Pegue el código de formato JSON
En el panel Formato de columna, seleccione Modo avanzado. Elimine cualquier código existente y pegue el siguiente JSON:{
"$schema": "https://developer.microsoft.com/json-schemas/sp/column-formatting.schema.json",
"elmType": "div",
"txtContent": "@currentField",
"style": {
"background-color": "=if(@currentField <= @now, '#ffcccc', if(@currentField <= @now + 2592000000, '#ffffcc', ''))", "padding": "5px" } } - Reemplace el cálculo de fecha con valores legibles
El JSON anterior usa milisegundos. Para un enfoque más simple, use el siguiente JSON que compara fechas con hoy y hoy+7:{
"$schema": "https://developer.microsoft.com/json-schemas/sp/column-formatting.schema.json",
"elmType": "div",
"txtContent": "@currentField",
"style": {
"background-color": "=if(@currentField <= @now, '#ffcccc', if(@currentField <= @now + 604800000, '#ffffcc', ''))", "padding": "5px" } }
Esto resalta las fechas vencidas en rojo claro y las fechas dentro de 7 días en amarillo claro. - Aplique el formato
Haga clic en Guardar en la parte inferior del panel. La columna ahora muestra fondos de color según la fecha de vencimiento.
Errores comunes y limitaciones al crear vistas de contratos que vencen
El filtro usa una fecha estática en lugar de [Today]
Si introduce una fecha fija como "2025-06-01" en el filtro, la vista dejará de funcionar después de esa fecha. Use siempre el token [Today] seguido de un signo más y el número de días. Por ejemplo, [Today]+30 muestra los elementos que vencen en los próximos 30 días. La vista se recalcula automáticamente cada día.
El formato condicional no se actualiza
El formato condicional usa el valor de fecha almacenado en la columna. Si edita una fecha de vencimiento de contrato, el formato se actualiza en unos minutos. Si el formato aún no aparece, actualice la página del navegador. Compruebe que el tipo de columna sea Fecha y hora y no Línea de texto de una sola línea. Las columnas de texto no pueden usar formato condicional basado en fechas.
La vista no es visible para otros usuarios
Cuando crea una vista, esta es visible para todos los usuarios que tienen acceso a la biblioteca. Si desea que solo ciertos usuarios vean la vista, debe establecer permisos de vista. Vaya a la página de configuración de la vista y desplácese hasta la sección Audiencia. Seleccione Crear una vista personal si desea que la vista aparezca solo en su propio selector de vistas. De lo contrario, deje la configuración predeterminada para hacerla pública.
Vista actual vs. vista filtrada: diferencias clave
| Elemento | Vista actual (Todos los documentos) | Vista filtrada (Contratos que vencen) |
|---|---|---|
| Propósito | Muestra todos los documentos de la biblioteca independientemente del vencimiento | Muestra solo los documentos que vencen dentro de un rango de fechas definido |
| Criterios de filtro | Sin filtro aplicado | Usa [Today]+30 o una fórmula de fecha dinámica similar |
| Orden de clasificación | Orden predeterminado por Nombre o Modificado | Ordenado por Vencimiento del contrato ascendente |
| Formato condicional | Opcional, no requerido | Recomendado para resaltar fechas vencidas y próximas |
| Caso de uso | Navegación general y gestión de archivos | Seguimiento proactivo de renovación de contratos |
Qué hacer después de crear la vista de contratos que vencen
Ahora tiene una vista de biblioteca que filtra los contratos que vencen en los próximos 30 días y resalta las fechas urgentes con color. Comparta la vista con su equipo estableciéndola como la vista predeterminada de la biblioteca. Para ir más allá, cree una vista adicional llamada "Contratos vencidos" usando el filtro Vencimiento del contrato es menor que [Today]. Esta vista muestra los contratos que ya han vencido y necesitan atención inmediata. Para usuarios avanzados, configure un flujo de Power Automate que envíe una notificación por correo electrónico cuando la fecha de vencimiento de un contrato esté dentro de 7 días. Esta alerta automatizada elimina la necesidad de revisar la biblioteca manualmente.