Es posible que haya notado un cambio al adjuntar archivos en el nuevo Outlook para Windows. El método tradicional de adjuntar una copia se ha complementado con una nueva opción para cargar un archivo en la nube. Este cambio es parte de la integración de Microsoft del almacenamiento en la nube en el flujo de trabajo del correo electrónico. Este artículo explica la diferencia entre estos dos métodos y cuándo usar cada uno.
Puntos clave: Métodos de archivos adjuntos en Outlook
- Adjuntar como copia: Este método inserta un duplicado del archivo en el propio correo electrónico, que es la forma tradicional en que Outlook siempre ha funcionado.
- Cargar y compartir: Este nuevo método carga el archivo en su OneDrive e inserta un vínculo seguro en el correo electrónico en lugar del archivo.
- Icono de archivo adjunto con nube: Un pequeño icono de nube en el botón de adjuntar indica que el archivo se cargará en OneDrive de forma predeterminada.
Entender los dos métodos de archivos adjuntos
El nuevo cliente de Outlook, a menudo denominado “nuevo Outlook” o “One Outlook”, está construido sobre una plataforma web moderna. Un principio de diseño fundamental es utilizar servicios en la nube como OneDrive y SharePoint de forma más profunda. El cambio en los archivos adjuntos refleja este cambio del manejo local de archivos a la colaboración centrada en la nube.
Cuando elige Adjuntar como copia, Outlook crea un duplicado de su archivo y lo adjunta al mensaje de correo electrónico. El destinatario descarga esta copia desde el servidor de correo. Este método es familiar y funciona con cualquier cliente de correo que utilice el destinatario. El tamaño del archivo está limitado por los límites de adjuntos de su proveedor de correo, normalmente 20-25 MB.
Cuando utiliza Cargar y compartir, Outlook carga el archivo en su OneDrive. Luego coloca un vínculo para compartir ese archivo en el cuerpo del correo electrónico. El destinatario hace clic en el vínculo para ver o descargar el archivo desde OneDrive. Este método evita los límites de tamaño tradicionales y permite la coautoría en tiempo real si otorga permisos de edición.
Cómo se elige el método predeterminado
Outlook intenta predecir el mejor método. Para archivos más pequeños, puede usar Adjuntar como copia de forma predeterminada. Para archivos más grandes, usará Cargar y compartir de forma predeterminada. Puede ver qué método se utilizará antes de enviar. Un archivo adjunto con un icono de nube junto a él es un vínculo. Un archivo adjunto con un icono de clip es una copia tradicional.
Cómo elegir entre Cargar y Adjuntar como copia
El método que seleccione depende de su objetivo para el archivo. Siga estos pasos para controlar cómo se envía su archivo.
- Redactar un nuevo correo electrónico
Haga clic en Correo nuevo en Outlook para iniciar un nuevo mensaje. - Haga clic en el botón Adjuntar
Haga clic en el icono del clip o en el botón Adjuntar en la cinta de opciones del mensaje. - Seleccione su archivo
Explore su equipo o OneDrive y seleccione el archivo que desea enviar. Después de la selección, Outlook mostrará una vista previa del archivo adjunto en el cuerpo del mensaje. - Cambie el tipo de archivo adjunto si es necesario
Haga clic en la flecha desplegable en la vista previa del archivo adjunto. Verá dos opciones: “Cargar y compartir” y “Adjuntar como copia”. Seleccione su método preferido. - Establezca permisos para archivos adjuntos en la nube
Si eligió Cargar y compartir, haga clic en el menú desplegable del vínculo adjunto. Elija entre “Los destinatarios pueden editar” o “Los destinatarios pueden ver” para controlar el acceso.
Establecer una preferencia global
Puede cambiar el comportamiento predeterminado de los archivos adjuntos para todos los correos electrónicos.
- Abra la Configuración de Outlook
Haga clic en el icono de engranaje en la esquina superior derecha de la ventana del nuevo Outlook. - Vaya a Correo > Archivos adjuntos
En el panel Configuración, seleccione Correo y luego seleccione Archivos adjuntos en la lista. - Elija su opción predeterminada
En “Al adjuntar archivos”, seleccione su preferencia: “Cargar y compartir siempre” o “Adjuntar siempre como copia”. También puede elegir “Preguntarme cada vez” para tener control manual.
Errores comunes y limitaciones que debe evitar
Los destinatarios no pueden abrir mi archivo adjunto en la nube
Esto ocurre si el destinatario no tiene permiso para acceder a su OneDrive. Cuando carga un archivo, Outlook establece permisos para compartir. Si el destinatario está fuera de su organización, asegúrese de que el vínculo esté configurado como “Cualquier persona con el vínculo” o que su dirección de correo electrónico específica tenga acceso. Verifique los permisos del vínculo haciendo clic en el menú desplegable del archivo adjunto en su borrador.
Necesito enviar un archivo a alguien sin acceso a Internet
No utilice Cargar y compartir para este escenario. El destinatario debe estar en línea para acceder a un vínculo de OneDrive. Utilice siempre Adjuntar como copia para destinatarios sin conexión, ya que el archivo se inserta directamente en el correo electrónico que pueden descargar más tarde.
El archivo adjunto es demasiado grande para el correo electrónico
Si su archivo supera el límite de su servidor de correo, Adjuntar como copia fallará. Debe usar Cargar y compartir para archivos grandes. Los vínculos de OneDrive tienen un límite de tamaño efectivo mucho mayor, a menudo de hasta 250 GB según su suscripción.
Quiero rastrear quién abre mi archivo
No puede rastrear las aperturas con Adjuntar como copia. Con Cargar y compartir, puede ver si los destinatarios han accedido al vínculo. Vaya a su OneDrive en línea, busque el archivo y haga clic en el panel de información para ver la actividad.
Cargar y compartir vs Adjuntar como copia: Diferencias clave
| Elemento | Cargar y compartir | Adjuntar como copia |
|---|---|---|
| Ubicación del archivo | Almacenado en su OneDrive | Insertado en el correo electrónico |
| Límite de tamaño | Muy alto (hasta 250 GB) | Bajo (normalmente 20-25 MB) |
| Acceso del destinatario | Requiere Internet para descargar | El archivo está en el correo electrónico |
| Colaboración | Permite la coedición en tiempo real | Los destinatarios trabajan en copias separadas |
| Impacto en el almacenamiento | Usa su cuota de OneDrive | Usa su cuota de servidor de correo |
| Control de seguridad | Puede cambiar los permisos más tarde | Permisos fijos después del envío |
Ahora puede elegir el mejor método para compartir archivos en Outlook. Use Adjuntar como copia para documentos pequeños y finales enviados a cualquier persona. Use Cargar y compartir para archivos grandes o cuando necesite colaboración. Intente cambiar la configuración predeterminada en Correo > Archivos adjuntos para que coincida con su flujo de trabajo más común. Para un control avanzado, use la aplicación web de Outlook para adjuntar archivos directamente desde bibliotecas de SharePoint.