Cuando varias personas editan un documento de Word al mismo tiempo, necesita saber quién cambió qué. La función de coautoría de Word permite que varios usuarios trabajen en un mismo archivo simultáneamente, pero la vista predeterminada no siempre muestra el autor de cada cambio. La solución es usar el panel Historial de versiones o la configuración moderna de Control de cambios. Este artículo explica cómo ver el nombre del autor de cada edición en un documento con coautoría usando Word para Microsoft 365.
Puntos clave: Cómo identificar al autor de las ediciones en un documento de Word con coautoría
- Historial de versiones: Archivo > Información > Historial de versiones: Abre un panel lateral donde cada versión guardada muestra el nombre del editor y la marca de tiempo; al hacer clic en una versión se resaltan los cambios de esa persona.
- Control de cambios con nombres de autor: Revisar > Seguimiento > Mostrar marcado > Personas específicas: Filtra el documento para mostrar solo los cambios realizados por un coautor seleccionado.
- Comentarios modernos con insignia de autor: Cada burbuja de comentario muestra el nombre del comentarista y su foto de perfil; las respuestas muestran la misma información automáticamente.
Cómo registra Word la información del autor en documentos con coautoría
Word para Microsoft 365 usa un sistema de coautoría basado en la nube. Cuando guarda el documento en OneDrive, SharePoint o Microsoft 365, Word almacena un historial de versiones que incluye la identidad de cada persona que realizó un cambio. El nombre del autor proviene de la cuenta de Microsoft 365 utilizada para abrir el documento. Word no muestra el autor de cada pulsación de tecla en tiempo real. En su lugar, registra el autor en el momento en que se guarda un cambio o cuando se publica un comentario.
Las dos herramientas principales para ver quién hizo qué son el Historial de versiones y Control de cambios. El Historial de versiones muestra instantáneas del documento en diferentes momentos. Cada instantánea enumera la persona que guardó esa versión. Control de cambios, cuando está activado, marca las inserciones y eliminaciones con un subrayado o tachado codificado por colores. El color corresponde al autor que realizó el cambio. En la coautoría moderna, Control de cambios siempre está activo en segundo plano, pero es posible que deba habilitar el marcado visible para ver los nombres de los autores.
Antes de comenzar, asegúrese de que el documento esté guardado en una ubicación en la nube. Los documentos almacenados solo en una unidad local no admiten coautoría ni historial de versiones. Además, cada coautor debe iniciar sesión con su propia cuenta de Microsoft 365. Las cuentas genéricas compartidas mostrarán el mismo nombre para todas las ediciones.
Pasos para ver quién hizo ediciones específicas usando el Historial de versiones
El Historial de versiones es la forma más directa de ver qué coautor realizó cambios en un momento específico. Este método funciona para cualquier documento guardado en OneDrive o SharePoint.
- Abra el documento en Word
Asegúrese de que el documento esté guardado en OneDrive o SharePoint. El nombre del archivo en la barra de título debe mostrar “Guardado” o “AutoSave activado”. - Vaya a Archivo > Información
Haga clic en la pestaña Archivo en la cinta de opciones y luego haga clic en Información en el panel de navegación izquierdo. - Haga clic en Historial de versiones
En la página Información, busque el botón Historial de versiones. Está en el centro de la pantalla, cerca de la miniatura del documento. Haga clic en él para abrir el panel Historial de versiones en el lado derecho de la ventana. - Seleccione una versión de la lista
El panel enumera todas las versiones guardadas con la fecha, la hora y el nombre de la persona que guardó esa versión. Haga clic en cualquier versión para abrirla en una ventana de solo lectura separada. - Compare la versión con el documento actual
En la ventana de solo lectura, aparece una barra amarilla en la parte superior. Haga clic en el botón Comparar para ver una vista de diferencias en paralelo. Word resalta los cambios realizados en esa versión y muestra el nombre del autor en el marcado.
No puede editar el documento mientras visualiza una versión histórica. Para restaurar una versión, haga clic en el botón Restaurar en la barra amarilla. La información del autor en el Historial de versiones se basa en el evento de guardado. Si un coautor realizó varias ediciones antes de guardar, todos esos cambios aparecen bajo ese único evento de guardado.
Pasos para ver los nombres de los autores de ediciones individuales usando Control de cambios
Control de cambios muestra el autor de cada inserción, eliminación y cambio de formato. Este método es útil cuando desea ver quién hizo una edición específica sin salir del documento.
- Active Control de cambios
Vaya a la pestaña Revisar. En el grupo Seguimiento, haga clic en el botón Control de cambios para activarlo. El botón se vuelve azul cuando está activo. - Establezca la vista de marcado en Todo el marcado
En el grupo Seguimiento, haga clic en la lista desplegable Mostrar para revisión y seleccione Todo el marcado. Esto muestra todas las inserciones, eliminaciones y cambios de formato con líneas codificadas por colores. - Pase el cursor sobre un cambio para ver el autor
Mueva el puntero del mouse sobre cualquier texto insertado o tachado de color. Aparece una información sobre herramientas que muestra el nombre del autor, la fecha y hora del cambio, y el tipo de cambio. - Filtre los cambios por una persona específica
Haga clic en Mostrar marcado en el grupo Seguimiento y luego señale Personas específicas. Aparece una lista de todos los coautores. Desmarque las casillas junto a los nombres que desea ocultar. Solo permanecen visibles los cambios de los nombres marcados. - Vea los cambios en el Panel de revisiones
Haga clic en el botón Panel de revisiones en el grupo Seguimiento. El panel enumera cada cambio rastreado en orden. Cada entrada incluye el nombre del autor, el tipo de cambio y el texto afectado.
Control de cambios debe estar activado desde el inicio de la coautoría para capturar todas las ediciones. Si Control de cambios estaba desactivado durante una sesión, esas ediciones se registran solo en el Historial de versiones, no como marcado individual.
Pasos para ver quién publicó un comentario
Los comentarios en Word siempre muestran el nombre del autor. Esto funciona tanto en documentos con coautoría como en documentos de un solo autor.
- Abra el documento
Cualquier documento almacenado en la nube admite comentarios modernos. - Haga clic en una burbuja de comentario
En el documento, las burbujas de comentarios aparecen en el margen. Haga clic en una para abrir la tarjeta de comentario. - Lea el nombre del autor
En la parte superior de la tarjeta de comentario, se muestra el nombre de la persona que escribió el comentario junto con su foto de perfil. La fecha y la hora aparecen debajo del nombre. - Verifique las respuestas
Cada respuesta a un comentario también muestra el nombre de la persona que respondió. No puede ocultar ni cambiar el nombre del autor en un comentario.
Problemas comunes al identificar autores de ediciones en documentos con coautoría
El Historial de versiones muestra “Yo” en lugar de un nombre específico
Si abre una versión y la columna del autor muestra “Yo”, está viendo una versión que usted guardó. Otros usuarios ven su propio nombre para sus guardados. Para ver el nombre de otra persona, pídale que abra el documento y consulte el Historial de versiones desde su cuenta.
Control de cambios no muestra los nombres de los autores
Esto sucede cuando Control de cambios estaba desactivado cuando se realizaron las ediciones. Abra el Historial de versiones y compare una versión de la época en que ocurrieron las ediciones. La vista de diferencias mostrará como autor a la persona que guardó esa versión. Para evitar esto, mantenga Control de cambios activado yendo a Revisar > Control de cambios y activándolo antes de que comience la coautoría.
Aparece el mismo nombre de autor para todas las ediciones
Esto ocurre cuando todos los coautores inician sesión con la misma cuenta de Microsoft 365. Cada persona debe usar su propia cuenta. Vaya a Archivo > Cuenta para verificar el usuario que ha iniciado sesión. Si la cuenta es compartida, pida al propietario del documento que elimine esa cuenta y que cada usuario inicie sesión individualmente.
Los comentarios muestran “Autor” en lugar de un nombre real
Esto sucede cuando el documento se creó en una versión anterior de Word y luego se abrió en Word para Microsoft 365. El campo de autor del comentario puede mostrar “Autor” para comentarios heredados. Los comentarios nuevos realizados en el cliente moderno mostrarán el nombre correcto. Para corregir los comentarios heredados, puede eliminarlos y volver a agregarlos.
Historial de versiones vs Control de cambios para identificar autores de ediciones
| Elemento | Historial de versiones | Control de cambios |
|---|---|---|
| Qué muestra | Instantáneas de todo el documento en los puntos de guardado | Inserciones, eliminaciones y cambios de formato individuales |
| Visibilidad del autor | Muestra la persona que guardó cada versión | Muestra la persona que realizó cada cambio |
| Funciona sin configuración previa | Sí, si se guarda en la nube | Sí, pero solo si Control de cambios estaba activado |
| Ideal para | Ver qué cambió entre dos puntos en el tiempo | Ver quién cambió una palabra o párrafo específico |
| Se puede filtrar por autor | No, debe abrir cada versión manualmente | Sí, mediante Mostrar marcado > Personas específicas |
Ahora puede identificar quién realizó cada edición en un documento de Word con coautoría usando el Historial de versiones o Control de cambios. Comience consultando el Historial de versiones cuando necesite una visión general de los guardados. Use Control de cambios con la vista Todo el marcado para ver ediciones individuales y filtrar por un coautor específico. Para una mirada más profunda, habilite el Panel de revisiones para leer un registro de cada cambio. Como sugerencia avanzada, combine ambas herramientas: abra una versión del Historial de versiones y luego active Control de cambios en la vista de comparación para ver el autor de cada modificación dentro de esa versión.