Cómo imprimir un documento de Word al controlador de FAX con inserción automática de portada

Necesita enviar un documento de Word a una máquina de fax directamente desde su computadora y desea que se adjunte una portada automáticamente. Muchos usuarios empresariales utilizan un controlador de fax instalado en Windows que se comporta como una impresora, pero el comando de impresión predeterminado no incluye una portada. Este artículo explica cómo configurar el controlador de fax en Windows 10 o Windows 11, configurar la inserción automática de portada e imprimir un documento de Word con la portada adjunta. Aprenderá la configuración exacta que debe usar en Word y las propiedades del controlador de fax para que la portada aparezca antes del documento principal.

Cómo funcionan el controlador de fax de Windows y la función de portada

La herramienta Fax y Escáner de Windows incluye un controlador de fax que aparece como una impresora virtual en la lista de Dispositivos e impresoras. Cuando imprime un documento de Word en este controlador, el documento se convierte en una imagen y se pone en cola para enviarlo por fax en lugar de imprimirlo en papel. El controlador de fax se puede configurar para adjuntar una portada antes de las páginas del documento. La portada es una página separada que incluye campos como el nombre del remitente, el nombre del destinatario, el asunto y el número de páginas. El controlador inserta esta página automáticamente durante el proceso de impresión, por lo que no necesita agregar manualmente una portada en Word.

Antes de comenzar, debe tener habilitada la función Fax y Escáner de Windows en Windows 10 o Windows 11. Esta función no se instala de forma predeterminada en todas las ediciones. También necesita un módem de fax que funcione o un servicio de fax por Internet que el controlador pueda usar. Las plantillas de portada se almacenan en la carpeta de configuración del controlador y se pueden personalizar con el Editor de portadas de fax incluido con Windows.

Requisitos previos para usar el controlador de fax

Para imprimir un documento de Word en el controlador de fax con una portada automática, necesita lo siguiente:

• Windows 10 o Windows 11 con la función Fax y Escáner habilitada. Vaya a Panel de control > Programas > Activar o desactivar las características de Windows y marque “Fax y Escáner de Windows”.
• Un módem de fax instalado y reconocido por Windows, o un servicio de fax por Internet configurado que proporcione un controlador compatible.
• El controlador de fax que aparece en Dispositivos e impresoras. Normalmente aparece como “Fax” o “Controlador de fax compartido de Microsoft”.
• Una plantilla de portada (archivo .cov) disponible en el Editor de portadas de fax. Las plantillas predeterminadas se encuentran en la carpeta C:\Windows\System32\fxscover.

Pasos para imprimir un documento de Word en el controlador de FAX con inserción automática de portada

Siga estos pasos para configurar el controlador de fax para la inserción automática de portada y luego imprima su documento de Word.

Paso 1: Configurar los ajustes de portada del controlador de fax

1. Abrir Dispositivos e impresoras
   Presione la tecla Windows + R, escriba control printers y presione Entrar. Como alternativa, vaya a Panel de control > Hardware y sonido > Dispositivos e impresoras.
2. Abrir las propiedades del controlador de fax
   Haga clic con el botón derecho en el icono del controlador de fax (llamado “Fax” o su dispositivo de fax específico) y seleccione Preferencias de impresión.
3. Ir a la pestaña Portada
   En el cuadro de diálogo Preferencias de impresión, haga clic en la pestaña Portada. Si no ve esta pestaña, es posible que su controlador de fax no admita portadas, o que necesite instalar la función completa Fax y Escáner de Windows.
4. Habilitar la opción de adjuntar portada
   Marque la casilla Adjuntar portada. Luego seleccione una plantilla en la lista desplegable. Las plantillas predeterminadas incluyen “generic.cov” y “urgent.cov”. También puede hacer clic en Editar para modificar la plantilla con el Editor de portadas de fax.
5. Introducir la información del remitente y del destinatario
   En los campos proporcionados, escriba su nombre, número de fax, empresa y asunto. La información del destinatario se puede introducir manualmente o rellenar desde una libreta de direcciones de fax. Haga clic en Aplicar y luego en Aceptar para guardar.

Paso 2: Imprimir el documento de Word en el controlador de fax

1. Abrir el documento en Word
   Inicie Word y abra el documento que desea enviar por fax.
2. Abrir el cuadro de diálogo Imprimir
   Presione Ctrl + P, o vaya a Archivo > Imprimir.
3. Seleccionar el controlador de fax como impresora
   En la lista desplegable Impresora, elija su controlador de fax. Normalmente se llama “Fax” o incluye la palabra “Fax”.
4. Abrir las propiedades de la impresora
   Haga clic en el vínculo Propiedades de la impresora debajo del nombre de la impresora. Esto abre el cuadro de diálogo Preferencias de impresión del controlador de fax.
5. Verificar los ajustes de portada
   En la pestaña Portada, confirme que “Adjuntar portada” sigue marcada y que está seleccionada la plantilla correcta. Realice los cambios de última hora en la información del destinatario si es necesario. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo.
6. Introducir el número de fax del destinatario
   De nuevo en el cuadro de diálogo Imprimir, haga clic en el botón Imprimir. Puede aparecer un asistente de envío de fax que solicite el número de fax del destinatario. Escriba el número y haga clic en Enviar. El controlador de fax generará primero la portada y luego adjuntará las páginas de su documento de Word antes de enviarlo.

Paso 3: Verificar que el fax se envió con la portada

Abra Fax y Escáner de Windows desde el menú Inicio. En el panel izquierdo, haga clic en Bandeja de salida o Elementos enviados. Debería ver una entrada para su trabajo de fax. Haga doble clic en ella para abrir el visor de fax. La primera página que se muestra debe ser la portada, seguida de las páginas de su documento de Word. Si falta la portada, repita los pasos de configuración y asegúrese de haber guardado los ajustes en el cuadro de diálogo Preferencias de impresión.

Problemas comunes al imprimir en el controlador de fax

Falta la pestaña Portada en Preferencias de impresión

Si no aparece la pestaña Portada, es probable que el controlador de fax sea un controlador básico proporcionado por un módem de fax de terceros o un servicio de fax por Internet. Estos controladores a menudo carecen de compatibilidad con portadas integradas. Para solucionarlo, puede crear una portada manualmente en Word e insertarla como primera página antes de imprimir. Como alternativa, desinstale el controlador de terceros y use el Controlador de fax compartido de Microsoft integrado, que admite portadas por completo. Para habilitar este controlador, vaya a Panel de control > Dispositivos e impresoras > Agregar una impresora > Agregar una impresora local > Usar un puerto existente > Seleccione el puerto del módem de fax e instale el Controlador de fax compartido de Microsoft.

El documento de Word se imprime sin portada incluso después de la configuración

Esto suele ocurrir cuando los ajustes de portada no se guardan en las preferencias predeterminadas del controlador. Abra Dispositivos e impresoras, haga clic con el botón derecho en el controlador de fax y seleccione Preferencias de impresión (no solo las propiedades de cada trabajo). Configure la portada allí y haga clic en Establecer como predeterminado si está disponible. Luego cierre todos los documentos de Word y vuelva a abrirlos. Al imprimir, el controlador debería usar los ajustes predeterminados. También verifique que el controlador de fax esté configurado temporalmente como impresora predeterminada para forzar la aplicación de los ajustes.

El controlador de fax no aparece en la lista de impresoras

Es posible que el controlador de fax no esté instalado. Abra Características de Windows (Panel de control > Programas > Activar o desactivar las características de Windows) y asegúrese de que Fax y Escáner de Windows esté marcado. Si ya está habilitado y el controlador sigue faltando, ejecute el solucionador de problemas de impresora: vaya a Configuración > Actualización y seguridad > Solucionar problemas > Solucionadores de problemas adicionales > Impresora > Ejecutar el solucionador de problemas. Una vez que finalice el solucionador de problemas, reinicie el equipo y vuelva a comprobar Dispositivos e impresoras.

Controlador de fax con portada vs. portada manual en Word

Elemento	Portada automática mediante el controlador de fax	Portada manual en Word
Tiempo de configuración	Requiere configuración inicial del controlador (5 minutos)	Debe crear e insertar una página de portada para cada documento
Consistencia	La misma plantilla de portada se aplica a todos los faxes automáticamente	Riesgo de usar la plantilla incorrecta u olvidar la portada
Campos del destinatario	Se rellenan desde el cuadro de diálogo del controlador cada vez que imprime	Deben escribirse manualmente en Word o copiarse de un archivo aparte
Integridad del documento	El controlador combina la portada y el documento en un solo trabajo de fax	Debe asegurarse de que la página de portada no se imprima por separado
Compatibilidad con varios destinatarios	El controlador puede difundir a varios números de fax en un solo trabajo	Debe crear documentos separados para cada destinatario

Ahora puede imprimir cualquier documento de Word en el controlador de fax con una portada automática adjunta. Comience configurando los ajustes de portada en las Preferencias de impresión del controlador de fax. Luego imprima el documento como de costumbre, confirmando el número del destinatario en el asistente de envío de fax. Para un uso avanzado, cree plantillas de portada personalizadas con el Editor de portadas de fax. Este editor se encuentra en el menú de herramientas de Fax y Escáner de Windows, en Herramientas > Portadas. Puede agregar el logotipo de su empresa, cambiar las fuentes y definir campos personalizados que el controlador rellenará automáticamente.