Cuando imprime un documento de Word que contiene cambios controlados y comentarios, la configuración de impresión predeterminada suele ocultar esos comentarios o imprimirlos en una lista separada al final del documento. Usted desea que los comentarios aparezcan en línea —justo al lado del texto al que se refieren— y en color para que los revisores puedan verlos con claridad. Este artículo explica cómo configurar los ajustes de impresión de Word para mostrar los comentarios en línea y en color en la página impresa. Aprenderá a establecer la vista de marcado correcta, ajustar las opciones de diseño de impresión y verificar el resultado antes de imprimir.
Puntos clave: Imprimir comentarios de color en línea en Word
- Review > Show Markup > Comments: Garantiza que los comentarios sean visibles en el documento antes de imprimir.
- File > Print > Print All Pages > Print Markup: La configuración que imprime los comentarios en línea y en color junto al texto del documento.
- Review > Display for Review > All Markup: Muestra todos los cambios controlados y comentarios en línea en pantalla, lo que coincide con el resultado impreso.
Por qué los comentarios aparecen como lista en lugar de en línea al imprimir
Word almacena los comentarios en una capa separada del documento. De forma predeterminada, el cuadro de diálogo Imprimir imprime solo el contenido principal del documento a menos que habilite explícitamente la opción Print Markup. Cuando Print Markup está desactivado, los comentarios se omiten por completo. Cuando está activado pero la vista del documento está configurada en Simple Markup o No Markup, Word imprime los comentarios en una lista al final del documento en lugar de en línea. El color de los comentarios se determina por el color del revisor asignado en la configuración de Word: cada revisor recibe un color único de forma predeterminada, pero también puede asignar colores específicos. Para imprimir comentarios en línea y en color, debe establecer la vista correcta en pantalla y habilitar la opción Print Markup en el cuadro de diálogo Imprimir.
Cómo asigna Word los colores de los comentarios
Word asigna automáticamente un color a cada revisor cuando agrega un comentario. Los colores se toman de una paleta fija: rojo, azul, verde, morado, naranja y otros. Si un revisor agrega varios comentarios, todos sus comentarios aparecen en el mismo color. Puede cambiar el color de un revisor yendo a File > Options > General > User name y luego cambiando las iniciales o el nombre, pero Word reasigna los colores según el orden en que aparecen los revisores en el documento. No hay una configuración directa para elegir un color específico para un revisor específico. El color aparece tanto en pantalla como en el resultado impreso cuando Print Markup está habilitado.
Pasos para imprimir un documento de Word con comentarios de color visibles en línea
Siga estos pasos para asegurarse de que los comentarios aparezcan en línea y en color en la página impresa. La clave es establecer la vista correcta en pantalla antes de abrir el cuadro de diálogo Imprimir.
- Abra el documento y cambie a la vista All Markup
Vaya a la pestaña Review. En el grupo Tracking, haga clic en la lista desplegable Display for Review. Seleccione All Markup. Esta vista muestra cada cambio controlado y globo de comentario en línea en el documento. Si selecciona Simple Markup o No Markup, los comentarios no aparecerán en línea al imprimir. - Verifique que los comentarios sean visibles en pantalla
Desplácese por el documento y confirme que los globos de comentarios aparecen en el margen derecho o en línea, según su versión de Word. En Word para Microsoft 365 y Word 2021, los comentarios aparecen como globos en el margen derecho. En Word 2019 y versiones anteriores, los comentarios aparecen como globos o como texto en línea según la configuración de Show Comments. Si no ve ningún globo de comentario, haga clic en Review > Show Comments para activarlos. - Abra el cuadro de diálogo Imprimir
Presione Ctrl+P o vaya a File > Print. Se abre el panel de vista previa de impresión que muestra una vista previa de cómo se verá el documento en papel. - Habilite Print Markup
En la sección Settings, haga clic en la primera lista desplegable (actualmente muestra Print All Pages o una opción similar). Desplácese hacia abajo y marque la casilla junto a Print Markup. Una marca de verificación indica que los comentarios y los cambios controlados se imprimirán. La imagen de vista previa se actualiza para mostrar los globos de comentarios y el marcado en línea en color. - Elija una impresora a color
Si su impresora admite color, asegúrese de que esté seleccionada en la lista desplegable Printer. Si selecciona una impresora en blanco y negro, los comentarios se imprimen en escala de grises. Para comentarios en color, debe usar una impresora a color y seleccionar la opción Color en Printer Properties si aún no está configurada. - Imprima una sola página de prueba
Haga clic en el cuadro de número de página en el cuadro de diálogo Imprimir e introduzca un número de página que contenga al menos un comentario. Luego haga clic en el botón Print para imprimir solo esa página. Esto le permite verificar que los comentarios aparezcan en línea y en color sin desperdiciar papel. - Ajuste el color del comentario si es necesario
Si el color del comentario es demasiado claro o difícil de leer, no puede cambiar el color directamente para cada comentario. Sin embargo, puede cambiar el color del fondo del globo de comentario yendo a File > Options > General > User name, cambiando el nombre de usuario y luego agregando un nuevo comentario. Ese nuevo comentario obtendrá un color diferente de la paleta. Alternativamente, puede abrir el documento en Word Online, que usa una paleta de colores diferente, y luego imprimir desde allí.
Si los comentarios siguen imprimiéndose como lista o no aparecen
Los comentarios se imprimen al final del documento en lugar de en línea
Esto ocurre cuando la opción Print Markup está habilitada pero Display for Review está configurado en Simple Markup. Simple Markup oculta los globos de comentarios en línea y los imprime como una lista al final. Para solucionarlo, vaya a Review > Display for Review y cámbielo a All Markup antes de imprimir. Si el documento contiene cambios controlados, All Markup también muestra cada inserción y eliminación en línea, lo que puede dificultar la lectura del documento. En ese caso, puede configurar Display for Review en All Markup solo para imprimir y luego volver a cambiarlo a Simple Markup.
Los comentarios aparecen en blanco y negro en lugar de color
La causa más común es que la impresora esté configurada para imprimir en escala de grises. Abra el cuadro de diálogo Imprimir, haga clic en Printer Properties (o Preferences, según el controlador de la impresora) y cambie la configuración de color a Color o Automatic. Si el controlador de la impresora no tiene una opción de color, es posible que la impresora sea un dispositivo monocromático. No puede forzar a una impresora en blanco y negro a imprimir en color. En ese caso, considere exportar el documento a PDF e imprimir el PDF desde una impresora a color.
Los comentarios faltan por completo en el resultado impreso
Esto ocurre cuando la casilla Print Markup no está seleccionada. Abra el cuadro de diálogo Imprimir nuevamente y verifique que Print Markup tenga una marca de verificación. Si la casilla está atenuada, es posible que el documento esté protegido o en un formato que no admite comentarios. Desproteja el documento yendo a Review > Restrict Editing y haciendo clic en Stop Protection. Si el documento está en formato .doc (Word 97–2003), los comentarios son compatibles, pero la opción Print Markup sigue funcionando. Si el documento está en formato .txt o .rtf, los comentarios no son compatibles en absoluto.
Word Online vs. escritorio: Configuración para imprimir comentarios en línea
| Característica | Word Desktop (Microsoft 365) | Word Online |
|---|---|---|
| Opción Print Markup | Disponible en File > Print > Settings | No disponible — los comentarios siempre se imprimen en línea cuando Print Markup está activado |
| Se requiere la vista All Markup | Sí, debe configurarse antes de imprimir | No, Word Online usa una vista fija que incluye comentarios |
| Control del color de los comentarios | Automático por revisor, se puede cambiar el nombre de usuario para obtener un color diferente | Automático por revisor, ningún cambio de nombre de usuario afecta los comentarios existentes |
| La vista previa de impresión muestra los comentarios | Sí, se actualiza inmediatamente cuando se alterna Print Markup | Sí, muestra los comentarios en la vista previa |
Word Online no tiene un conmutador Print Markup separado. Imprime los comentarios en línea de forma predeterminada cuando abre el cuadro de diálogo Imprimir. Sin embargo, Word Online no admite la impresión de cambios controlados en línea, solo comentarios. Si el documento contiene cambios controlados, Word Online imprime la versión final sin marcado. Para tener control total sobre los comentarios y los cambios controlados, use la aplicación de escritorio de Word.
Ahora puede imprimir un documento de Word con comentarios de color visibles en línea configurando la vista en All Markup y habilitando Print Markup en el cuadro de diálogo Imprimir. Imprima siempre una página de prueba primero para confirmar el resultado. Para futuros documentos, considere establecer el diseño de impresión predeterminado para incluir Print Markup creando una plantilla de impresión personalizada. Un consejo avanzado: para imprimir solo los comentarios sin el texto principal del documento, use la opción List of Markup en el cuadro de diálogo Imprimir en lugar de Print Markup.