Cómo imprimir documentos de Word con marcas como PDF/a para archivo

Necesita imprimir un documento de Word que muestre cambios y comentarios a un archivo PDF que cumpla con el estándar de archivo PDF/A. La exportación predeterminada a PDF de Word a menudo aplana u omite las marcas, y los archivos PDF estándar pueden no cumplir con las reglas de preservación a largo plazo. Este artículo explica cómo configurar Word para imprimir marcas y guardar el resultado como un archivo PDF/A adecuado para archivar.

Entender PDF/A y la preservación de marcas en Word

PDF/A es una versión estandarizada por ISO del PDF diseñada para el archivo de documentos electrónicos. Requiere que todo el contenido sea autocontenido: las fuentes están incrustadas, los colores son independientes del dispositivo y los metadatos se almacenan en un formato específico. Los PDF estándar pueden depender de recursos externos o permitir características que se degradan con el tiempo, lo que los hace inadecuados para el archivo a largo plazo.

Cuando imprime un documento de Word a PDF, el motor de impresión procesa el documento tal como aparece en pantalla. Si el documento contiene cambios y comentarios, debe habilitar la opción Imprimir marcas en el cuadro de diálogo Imprimir. Sin esta configuración, Word imprime solo la versión final y omite todas las marcas de revisión y anotaciones.

Word proporciona dos rutas principales para producir un archivo PDF/A: Exportar a PDF/XPS y Guardar como PDF. Ambos métodos ofrecen una casilla de verificación para que el PDF de salida sea compatible con PDF/A. La diferencia clave es que Exportar preserva más elementos interactivos, mientras que Guardar como es más simple para operaciones por lotes. Cualquiera de los dos métodos funciona si primero configura la configuración de impresión para incluir marcas.

Requisitos previos

Antes de comenzar, asegúrese de que su documento contenga cambios o comentarios que desee que aparezcan en el PDF final. Abra el documento y verifique que la pestaña Revisar muestre el indicador de Control de cambios como Activado. También confirme que los comentarios sean visibles en el documento revisando el menú Mostrar marcas en Revisar > Mostrar marcas.

Pasos para imprimir un documento de Word con marcas como PDF/A

Siga estos pasos para producir un archivo PDF/A que incluya todos los cambios y comentarios de su documento de Word.

1. Abra el documento y habilite Imprimir marcas
   Vaya a Archivo > Imprimir. En la sección Configuración, haga clic en la lista desplegable que muestra el rango de impresión actual. En la parte inferior de esa lista, marque la casilla etiquetada Imprimir marcas. Esto le indica a Word que incluya los cambios y comentarios en la salida impresa.
2. Seleccione Microsoft Print to PDF como impresora
   En la lista desplegable Impresora, elija Microsoft Print to PDF. Esta impresora integrada de Windows crea un archivo PDF a partir de cualquier salida imprimible.
3. Haga clic en Imprimir y nombre el archivo
   Haga clic en el botón Imprimir. Aparece un cuadro de diálogo Guardar salida de impresión como. Elija una carpeta, escriba un nombre de archivo y haga clic en Guardar. En esta etapa, la salida es un PDF estándar con marcas pero aún no compatible con PDF/A.
4. Convierta el PDF a PDF/A usando el método Exportar
   Vuelva a Word y abra el documento original nuevamente. Vaya a Archivo > Exportar > Crear PDF/XPS. Haga clic en el botón Opciones. En el cuadro de diálogo Opciones, marque Compatible con ISO 19005-1 (PDF/A). También marque Etiquetas de estructura del documento para accesibilidad si necesita un PDF etiquetado. Haga clic en Aceptar.
5. Publique el archivo PDF/A
   De vuelta en el cuadro de diálogo Publicar como PDF o XPS, elija una ubicación, ingrese un nombre de archivo y haga clic en Publicar. Word crea un archivo PDF/A que incluye todas las marcas del documento original.

Método alternativo: Guardar como PDF

Si prefiere un flujo de trabajo de un solo paso, use el método Guardar como.

1. Abra el documento y habilite Imprimir marcas
   Como en el método anterior, vaya a Archivo > Imprimir y marque la casilla Imprimir marcas. Este paso es necesario incluso para Guardar como porque Guardar como utiliza la configuración de impresión actual.
2. Guardar como PDF con opción PDF/A
   Vaya a Archivo > Guardar como. Elija una carpeta. En la lista desplegable Guardar como tipo, seleccione PDF. Haga clic en el botón Más opciones. En el cuadro de diálogo Opciones, marque Compatible con PDF/A. Haga clic en Aceptar y luego en Guardar.

Problemas comunes al imprimir marcas a PDF/A

Las marcas no aparecen en el PDF

Si su PDF muestra solo el documento final sin cambios ni comentarios, olvidó habilitar Imprimir marcas en el cuadro de diálogo Imprimir. Abra el documento nuevamente, vaya a Archivo > Imprimir y verifique que Imprimir marcas esté marcado antes de exportar o guardar. Word recuerda esta configuración para la sesión actual, pero se restablece cuando cierra y vuelve a abrir la aplicación.

Falla la validación PDF/A

Algunos validadores de PDF/A informan errores si el documento contiene fuentes que no se pueden incrustar o si hay efectos de transparencia. Para evitar esto, use fuentes estándar como Times New Roman, Calibri o Arial. Elimine cualquier efecto de transparencia o degradado de formas y cuadros de texto antes de finalizar. La exportación a PDF/A de Word incrusta automáticamente las fuentes y convierte los colores a espacios independientes del dispositivo, pero el formato complejo aún puede causar fallas de validación.

Los comentarios se cortan o desalinean

Los comentarios en Word aparecen en el margen de la página impresa. Si el PDF muestra comentarios recortados o superpuestos, ajuste los márgenes de la página en Word antes de imprimir. Vaya a Diseño > Márgenes y seleccione una configuración de margen más amplia, como Normal o Ancho. También asegúrese de que el tamaño del papel en el cuadro de diálogo Imprimir coincida con el tamaño del papel en el diseño de su documento.

Imprimir a PDF de Word vs Exportar a PDF: Comparación de calidad de archivo

Elemento	Microsoft Print to PDF	Exportar a PDF/XPS de Word
Preserva marcas	Sí, si Imprimir marcas está habilitado	Sí, si Imprimir marcas está habilitado antes de exportar
Cumplimiento PDF/A	No integrado; requiere conversión por separado	Opción integrada en el cuadro de diálogo Opciones
Incrustación de fuentes	Depende de la configuración del controlador de impresora	Siempre incrusta fuentes para PDF/A
Etiquetas de accesibilidad	No compatible	Compatible mediante la opción Etiquetas de estructura del documento
Tamaño del archivo	A menudo más grande debido a la representación basada en imágenes	Más pequeño porque el texto es seleccionable

Imprimir un documento de Word con marcas a un archivo PDF/A requiere dos pasos deliberados: habilitar Imprimir marcas y seleccionar la opción de cumplimiento PDF/A. El método Exportar le brinda más control sobre la accesibilidad y el tamaño del archivo, mientras que el método Guardar como es más rápido para documentos simples. Siempre valide el archivo PDF/A final con una herramienta como Adobe Acrobat Preflight o el validador veraPDF para confirmar el cumplimiento antes de almacenar el archivo en su sistema de archivo.