Cómo usar el historial de versiones para un documento empresarial compartido en OneDrive para la empresa

Cuando varios colegas editan el mismo archivo en OneDrive para la Empresa, los cambios no intencionados pueden sobrescribir contenido importante. El historial de versiones guarda automáticamente cada cambio realizado en un documento, lo que le permite restaurar una versión anterior en cualquier momento. Esta característica funciona para archivos de Office como Word, Excel y PowerPoint, así como para PDF e imágenes almacenados en OneDrive. Este artículo explica cómo acceder al historial de versiones de un documento compartido y cómo restaurar o copiar una versión anterior.

Cómo funciona el historial de versiones para documentos compartidos

El historial de versiones es una característica integrada de OneDrive para la Empresa que realiza un seguimiento automático de los cambios en los archivos. Cada vez que un usuario guarda un cambio en un documento, OneDrive crea una nueva versión y conserva la anterior. Esto se aplica a los archivos almacenados en bibliotecas compartidas, carpetas de equipo y carpetas de usuarios individuales que se comparten con otros.

El sistema conserva las versiones hasta 30 días de forma predeterminada para la mayoría de las suscripciones empresariales de Microsoft 365. Si su organización tiene configurada una directiva de retención a través del centro de cumplimiento de Microsoft 365, las versiones pueden conservarse más tiempo. El historial de versiones está disponible para todos los tipos de archivo que OneDrive puede previsualizar, incluidos documentos de Office, PDF, imágenes y archivos de texto.

Cuando restaura una versión anterior, OneDrive convierte esa versión en el archivo actual. La versión restaurada se convierte en una nueva versión del historial, por lo que no se pierde ninguna versión anterior. Otros usuarios con permisos de edición verán el contenido restaurado inmediatamente después de que el cambio se sincronice.

Acceder al historial de versiones de un documento compartido

Puede acceder al historial de versiones desde la interfaz web de OneDrive o desde las aplicaciones de Office de escritorio. Ambos métodos funcionan para archivos que otros han compartido con usted o que usted ha compartido con otros. Necesita al menos acceso de lectura al archivo para ver su historial de versiones.

Método 1: Usar la aplicación web de OneDrive

1. Abrir OneDrive en un navegador
   Vaya a onedrive.com e inicie sesión con su cuenta de trabajo o escuela de Microsoft 365. Navegue a la carpeta que contiene el documento compartido.
2. Localizar el documento compartido
   Busque el archivo que desea revisar. Si el archivo está en una biblioteca compartida, haga clic en Compartido en el panel de navegación izquierdo para ver los archivos que otros han compartido con usted.
3. Abrir el panel de historial de versiones
   Haga clic derecho en el nombre del archivo y seleccione Historial de versiones en el menú contextual. Como alternativa, haga clic en los tres puntos (Más acciones) junto al archivo y elija Historial de versiones.
4. Revisar la lista de versiones
   Se abre un panel en el lado derecho de la pantalla que muestra todas las versiones guardadas. Cada entrada muestra la fecha, la hora y el nombre de la persona que realizó el cambio.
5. Previsualizar o restaurar una versión
   Haga clic en los tres puntos junto a una versión y seleccione Restaurar para convertir esa versión en el archivo actual. Elija Abrir archivo para ver la versión sin restaurarla. También puede seleccionar Descargar para guardar una copia en su equipo local.

Método 2: Usar la aplicación de Office de escritorio

1. Abrir el documento en la aplicación de escritorio
   Abra el archivo compartido de Word, Excel o PowerPoint desde OneDrive haciendo doble clic en él en el Explorador de archivos o abriéndolo desde la lista de archivos recientes en la aplicación de Office.
2. Navegar a la pantalla Información
   Haga clic en Archivo en la esquina superior izquierda y, a continuación, haga clic en Información en el menú izquierdo.
3. Abrir Historial de versiones
   Haga clic en el botón Historial de versiones en el centro de la pantalla Información. Se abre un panel a la derecha que muestra todas las versiones guardadas.
4. Seleccionar una versión para restaurar
   Haga clic en cualquier versión para abrirla en modo de solo lectura. Para restaurar esa versión, haga clic en Restaurar en la parte superior de la ventana de vista previa de la versión. La aplicación guardará la versión restaurada como el archivo actual.

Errores comunes y limitaciones al usar el historial de versiones

No puedo ver la opción Historial de versiones para un archivo compartido

Si la opción Historial de versiones aparece atenuada o no está disponible, es probable que solo tenga permisos de visualización en el archivo. El historial de versiones requiere al menos acceso de lectura en el nivel del archivo de OneDrive. Si el archivo está en una biblioteca de documentos de SharePoint, es posible que el propietario de la biblioteca haya restringido el historial de versiones a grupos de usuarios específicos. Póngase en contacto con el propietario del archivo o con su administrador de TI para ajustar los permisos.

La restauración de una versión no se muestra inmediatamente para otros usuarios

Después de restaurar una versión, OneDrive sincroniza el cambio con todos los usuarios que tienen el archivo abierto. Si otro usuario tiene el archivo abierto en una aplicación de Office, es posible que vea una notificación de que el archivo se ha actualizado. Pídale que cierre y vuelva a abrir el archivo para ver el contenido restaurado. En la aplicación de escritorio, puede hacer clic en Archivo > Información > Historial de versiones y luego hacer clic en Actualizar para ver la versión más reciente.

El historial de versiones no incluye los cambios realizados sin conexión

Si un usuario edita un archivo mientras está sin conexión y los cambios se sincronizan más tarde, OneDrive guarda solo la versión sincronizada final. Los guardados intermedios realizados sin conexión no se registran como versiones separadas. Para asegurarse de que se realice un seguimiento de todos los cambios, anime a los miembros del equipo a trabajar en línea cuando sea posible o a guardar con frecuencia después de volver a conectarse.

Los archivos eliminados pierden su historial de versiones

Cuando se elimina un documento compartido de OneDrive, también se elimina todo su historial de versiones. Si necesita conservar un registro de los cambios, descargue una copia del archivo antes de eliminarlo. También puede usar la papelera de reciclaje de OneDrive para restaurar un archivo eliminado, lo que restaura su historial de versiones junto con él.

Historial de versiones frente a coautoría: diferencias clave

Elemento	Historial de versiones	Coautoría
Propósito	Conservar y restaurar estados anteriores del archivo	Permitir que varios usuarios editen el mismo archivo simultáneamente
Cuándo se aplica	Después de cada guardado, independientemente de cuántos usuarios editen	Solo cuando varios usuarios tienen el archivo abierto al mismo tiempo
Acción del usuario requerida	Abrir manualmente el historial de versiones para restaurar	Automática cuando los usuarios guardan cambios mientras otros están editando
Tipos de archivo compatibles	Todos los tipos de archivo que OneDrive puede previsualizar	Solo archivos de Office (Word, Excel, PowerPoint)
Período de retención	30 días de forma predeterminada, configurable por TI	Sin límite de retención

El historial de versiones y la coautoría funcionan juntos. Cuando dos personas editan un documento al mismo tiempo, OneDrive guarda los cambios de cada persona como versiones separadas si se produce un conflicto. Puede usar el historial de versiones para ver qué cambios realizó cada persona y restaurar la versión que prefiera.