Usar powershell para listar los propietarios de sitios de SharePoint: lista de verificación práctica para propietarios de SharePoint

Los propietarios de colecciones de sitios de SharePoint cambian con frecuencia. Necesita una forma rápida de ver quién es el propietario de cada sitio en su inquilino. Las comprobaciones manuales en el navegador llevan demasiado tiempo para muchos sitios. PowerShell le ofrece un solo comando para listar todos los propietarios de sitios. Este artículo le muestra los comandos exactos de PowerShell que debe usar y una lista de verificación para mantener precisa su lista de propietarios.

Por qué PowerShell es la mejor herramienta para listar los propietarios de sitios de SharePoint

El centro de administración de SharePoint muestra los propietarios de sitios de uno en uno. Para un inquilino con 100 o más sitios, esto lleva horas. PowerShell ejecuta la misma comprobación en segundos. El módulo SharePoint Online Management Shell se conecta a su inquilino y lee las propiedades del sitio directamente del servicio.

El cmdlet Get-SPOSite devuelve un objeto de sitio que incluye la propiedad Owner. Esta propiedad contiene la dirección de correo electrónico o el nombre principal de usuario del administrador principal de la colección de sitios. Para los propietarios secundarios, necesita la propiedad SecondaryOwner. El grupo Propietarios dentro de cada sitio contiene todos los usuarios que tienen control total. PowerShell también puede leer la pertenencia a ese grupo.

Necesita el módulo SharePoint Online Management Shell instalado y el rol de administrador de SharePoint en su inquilino. Sin estos requisitos previos, los comandos fallarán con errores de acceso denegado.

Pasos para listar los propietarios de sitios de SharePoint con PowerShell

Siga estos pasos para conectarse a su inquilino y listar todos los propietarios de sitios. Cada paso se basa en el anterior. Ejecute los comandos en SharePoint Online Management Shell o Windows PowerShell 5.1.

1. Instale el módulo SharePoint Online Management Shell
   Abra PowerShell como administrador. Ejecute Install-Module -Name Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell -Scope CurrentUser. Presione Y para confirmar la instalación desde PSGallery.
2. Conéctese a su inquilino de SharePoint
   Ejecute Connect-SPOService -Url https://yourtenant-admin.sharepoint.com. Reemplace yourtenant con el nombre real de su inquilino. Se abre una ventana de inicio de sesión. Ingrese sus credenciales de administrador de SharePoint.
3. Liste todos los sitios con sus propietarios principales
   Ejecute Get-SPOSite -Limit All | Select Url, Owner. La salida muestra cada URL de sitio y la dirección de correo electrónico del propietario principal. El parámetro -Limit All garantiza que no se omita ningún sitio.
4. Incluya los propietarios secundarios en la salida
   Ejecute Get-SPOSite -Detailed -Limit All | Select Url, Owner, SecondaryOwner. El parámetro -Detailed agrega la propiedad SecondaryOwner. Algunos sitios pueden mostrar un valor en blanco para el propietario secundario si no se ha establecido ninguno.
5. Exporte la lista de propietarios a un archivo CSV
   Ejecute Get-SPOSite -Detailed -Limit All | Select Url, Owner, SecondaryOwner | Export-Csv -Path C:\temp\siteowners.csv -NoTypeInformation. Abra el archivo CSV en Excel para filtrar, ordenar o auditar los datos.
6. Verifique el grupo Propietarios de un sitio específico
   Ejecute Get-SPOSiteGroup -Site https://yourtenant.sharepoint.com/sites/sitename | Where-Object {$_.Group -eq “Owners”}. Esto muestra cada usuario que tiene control total a través del grupo Propietarios predeterminado.

Lista de verificación práctica para propietarios de SharePoint

Use esta lista de verificación después de ejecutar los comandos de PowerShell. Cada elemento le ayuda a verificar y limpiar la propiedad del sitio. Revise los elementos mensualmente o después de cambios importantes de personal.

Verifique que cada sitio tenga al menos un propietario activo

Abra el archivo CSV exportado. Busque campos Owner en blanco. Un sitio sin propietario principal se vuelve inmanejable. Asigne un nuevo propietario usando Set-SPOSite -Identity $Url -Owner newowner@yourtenant.com.

Elimine a los exempleados de los roles de propietario

Compare las columnas Owner y SecondaryOwner con su directorio de RR. HH. Si una persona ya no trabaja en la empresa, ejecute Remove-SPOUser -Site $Url -LoginName user@yourtenant.com. Esto la elimina del grupo Propietarios y de todos los demás grupos del sitio.

Estandarice los propietarios secundarios en todos los sitios de equipo

Muchos sitios no tienen propietario secundario. Ejecute Set-SPOSite -Identity $Url -SecondaryOwner secondary@yourtenant.com para cada sitio que carezca de uno. Un propietario secundario puede asumir el control si el propietario principal se va.

Audite los usuarios externos en el grupo Propietarios

Los usuarios externos rara vez deberían ser propietarios de sitios. Ejecute Get-SPOSiteGroup -Site $Url | Where-Object {$_.Group -eq “Owners”} | Select-Object -ExpandProperty Users. Busque direcciones de correo electrónico fuera de su dominio. Elimine a cualquier propietario externo que no tenga una necesidad comercial.

Documente las asignaciones de propietarios en una lista central

Guarde el archivo CSV exportado en una biblioteca de documentos de SharePoint segura. Actualice el archivo cada vez que ejecute el script. Comparta el documento con su equipo de TI para que todos sepan quién es el propietario de cada sitio.

Errores comunes al usar PowerShell para propietarios de sitios

“Get-SPOSite muestra “Owner” como un GUID en lugar de un nombre”

Esto sucede cuando el sitio se creó a partir de un grupo de Microsoft 365. La propiedad Owner muestra el ID del grupo, no una persona. Ejecute Get-SPOSiteGroup -Site $Url para ver los miembros reales del grupo Propietarios. El grupo contiene las cuentas de usuario reales.

“El comando de PowerShell devuelve acceso denegado”

Necesita el rol de administrador de SharePoint en el centro de administración de Microsoft 365. Su cuenta también debe ser administrador de la colección de sitios para los sitios que desea consultar. Ejecute Connect-SPOService nuevamente con una cuenta de administrador global si es necesario.

“La lista del grupo Propietarios incluye cuentas de servicio o cuentas del sistema”

SharePoint Online agrega automáticamente algunas cuentas del sistema al grupo Propietarios. Estas cuentas comienzan con “spo” o “app@sharepoint”. No puede eliminarlas. Ignore estas entradas al auditar propietarios humanos.

Propietarios de sitios de equipo vs propietarios de sitios de comunicación: diferencias clave

Elemento	Sitio de equipo (grupo de Microsoft 365)	Sitio de comunicación
Propietario principal	Propietario del grupo de Microsoft 365	Administrador de la colección de sitios
Propietario secundario	Establecido mediante Set-SPOSite -SecondaryOwner	Establecido mediante Set-SPOSite -SecondaryOwner
Pertenencia al grupo Propietarios	Lista de propietarios del grupo + grupo Propietarios del sitio	Solo grupo Propietarios del sitio
PowerShell para listar propietarios	Get-SPOSiteGroup muestra los miembros del grupo	Get-SPOSite muestra la propiedad Owner

Los sitios de equipo conectados a un grupo de Microsoft 365 tienen dos capas de propiedad. El propietario del grupo controla la pertenencia al grupo. El grupo Propietarios del sitio controla los permisos de SharePoint. Los sitios de comunicación solo tienen el grupo Propietarios del sitio. Siempre verifique ambas capas para los sitios de equipo para obtener una lista completa de propietarios.

Ahora puede listar todos los propietarios de sitios de SharePoint en su inquilino usando PowerShell. Ejecute los comandos Get-SPOSite mensualmente y compare la salida con su lista de verificación. Use la exportación CSV para mantener un registro de auditoría permanente. Para los sitios con grupos de Microsoft 365, recuerde verificar la lista de propietarios del grupo, así como el grupo Propietarios del sitio.