Tiene un conjunto complejo de reglas de correo en Outlook en una computadora y necesita moverlas a una máquina nueva. Recrear manualmente docenas de reglas consume tiempo y es propenso a errores. Outlook almacena las reglas en un formato de archivo propietario que se puede respaldar y transferir. Este artículo explica cómo exportar sus reglas desde un perfil de Outlook e importarlas en otro.
Puntos clave: mover reglas de Outlook
- Archivo > Administrar reglas y alertas > Opciones > Exportar reglas: Crea un archivo de respaldo que contiene todas sus reglas del perfil de Outlook actual.
- Archivo > Administrar reglas y alertas > Opciones > Importar reglas: Carga un archivo de reglas guardado previamente en su perfil de Outlook actual, agregándolas a las reglas existentes.
- Formato de archivo .rwz: El archivo estándar del Asistente para reglas de Outlook que se usa para guardar y transferir conjuntos de reglas entre diferentes computadoras o perfiles.
Entender las reglas de Outlook y el proceso de exportación
Las reglas de Outlook son conjuntos de condiciones, acciones y excepciones que usted crea para automatizar la administración del correo electrónico. Se almacenan dentro de su archivo de datos de Outlook, normalmente su buzón principal. La función de exportación empaqueta estas definiciones de reglas en un único archivo .rwz. Este archivo no contiene sus correos electrónicos, solo las instrucciones de las reglas. Antes de comenzar, asegúrese de que Outlook esté configurado con el mismo tipo de cuenta de correo electrónico en ambas computadoras, ya que las reglas para cuentas de Microsoft Exchange pueden comportarse de manera diferente a las reglas para cuentas POP o IMAP cuando se mueven.
Pasos para exportar reglas de Outlook
Siga estos pasos para crear un archivo de respaldo de sus reglas desde la computadora de origen.
- Abrir el Administrador de reglas
En Outlook, vaya a la pestaña Archivo en la cinta de opciones. Seleccione Administrar reglas y alertas. Esto abre el cuadro de diálogo Reglas y alertas. - Iniciar la exportación
En el cuadro de diálogo Reglas y alertas, haga clic en el botón Opciones en la esquina superior izquierda. En el menú que aparece, seleccione Exportar reglas. - Guardar el archivo de reglas
Se abrirá un cuadro de diálogo Guardar como estándar de Windows. Elija una ubicación a la que pueda acceder más tarde, como una unidad USB, OneDrive o una carpeta de red. El archivo se guardará automáticamente con la extensión .rwz. Asígnele un nombre descriptivo como “OutlookRulesBackup.rwz” y haga clic en Guardar. - Cerrar el cuadro de diálogo
Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Reglas y alertas. Sus reglas ahora están guardadas en el archivo .rwz. Transfiera este archivo a su computadora de destino usando el método que elija.
Pasos para importar reglas de Outlook en una computadora nueva
Una vez que el archivo .rwz esté en la computadora nueva, use estos pasos para importar las reglas en Outlook.
- Abrir el Administrador de reglas en la PC nueva
En la computadora de destino, abra Outlook y navegue a Archivo > Administrar reglas y alertas. - Iniciar la importación
En el cuadro de diálogo Reglas y alertas, haga clic en el botón Opciones y seleccione Importar reglas. - Seleccionar el archivo de respaldo
En el cuadro de diálogo Abrir archivo, busque la ubicación de su archivo .rwz transferido. Seleccione el archivo y haga clic en Abrir. - Revisar y confirmar
Outlook importará las reglas y las agregará a su lista actual. Las verá aparecer en el cuadro de diálogo Reglas y alertas. Revise la lista para asegurarse de que todas las reglas se transfirieron. Haga clic en Aceptar para finalizar.
Errores comunes y limitaciones que debe evitar
Las reglas hacen referencia a carpetas específicas que no existen
Una regla podría mover mensajes a una carpeta llamada “Project Alpha”. Si esa carpeta no existe en el buzón de la computadora nueva, la regla fallará o se deshabilitará. Antes de importar, vuelva a crear las carpetas personalizadas a las que hacen referencia sus reglas. Después de importar, revise la lista de reglas para ver si hay advertencias o reglas deshabilitadas y actualice las rutas de las carpetas.
Importar reglas para un tipo de cuenta diferente
Las reglas creadas para un buzón de Exchange Online a menudo usan procesamiento del lado del servidor. Importarlas en un perfil para una cuenta POP3 puede causar errores porque algunas acciones, como mover mensajes a una carpeta del servidor, no son compatibles. Es mejor exportar e importar reglas entre perfiles para el mismo tipo de cuenta de correo electrónico.
Sobrescribir reglas existentes
El proceso de importación agrega reglas nuevas; no elimina ni reemplaza las existentes. Sin embargo, si importa una regla con un nombre idéntico al de una regla existente, creará un duplicado. Debe eliminar o cambiar manualmente el nombre de la regla duplicada en el Administrador de reglas.
Comparación de métodos de administración de reglas
| Elemento | Exportar/Importar archivo .rwz | Recreación manual |
|---|---|---|
| Velocidad para muchas reglas | Rápida, operación única | Lenta, entrada de datos repetitiva |
| Exactitud | Copia perfecta de todas las condiciones y acciones | Propensa a errores humanos y omisiones |
| Manejo de rutas de carpetas | Puede fallar si faltan carpetas | Le obliga a establecer rutas correctas durante la creación |
| Mejor caso de uso | Migrar a una computadora nueva o restaurar una copia de seguridad | Crear una o dos reglas nuevas simples |
Ahora puede transferir eficientemente su flujo de trabajo de correo electrónico automatizado a una computadora nueva sin comenzar desde cero. Use la función de exportación con regularidad para crear copias de seguridad antes de actualizaciones importantes de Outlook. Para la administración avanzada, recuerde que también puede ejecutar el argumento de línea de comandos del Administrador de reglas “outlook.exe /cleanrules” para restablecer las reglas si se dañan, pero esto eliminará todas ellas.