Es posible que necesite cambiar el formato de correo predeterminado de Outlook por coherencia o compatibilidad. Outlook puede enviar mensajes en formato HTML, texto sin formato o texto enriquecido, cada uno con capacidades diferentes. Este artículo explica las diferencias entre estos formatos y proporciona los pasos para establecer el que prefiera como predeterminado para todos los mensajes nuevos.
Puntos clave: Establecer el formato de correo predeterminado
- Archivo > Opciones > Correo > Redactar mensajes: Establece el formato predeterminado para todos los correos nuevos, respuestas y reenvíos.
- Pestaña Formato de texto > HTML, Texto sin formato o Texto enriquecido: Cambia el formato de un solo mensaje que está redactando actualmente.
- Formato HTML: Admite fuentes, colores, imágenes e hipervínculos, lo que lo convierte en el estándar para la mayoría de las comunicaciones empresariales.
Comprender los tres formatos de correo de Outlook
Antes de cambiar el valor predeterminado, debe saber qué ofrece cada formato. Su elección afecta cómo se muestra su correo a los destinatarios y qué características puede usar.
Formato HTML
HTML es el formato predeterminado y más común en Outlook. Permite un formato enriquecido que incluye múltiples fuentes, tamaños de fuente, colores, listas con viñetas, imágenes incrustadas e hipervínculos en los que se puede hacer clic. La mayoría de los clientes de correo modernos muestran los mensajes HTML correctamente, lo que proporciona una experiencia profesional y visualmente atractiva.
Formato de texto sin formato
El formato de texto sin formato contiene solo texto sin formato. No admite diferentes fuentes, colores, imágenes ni hipervínculos. Todo el texto aparece en una sola fuente, generalmente la fuente de correo predeterminada del destinatario. Este formato es universalmente compatible con todos los sistemas de correo y a menudo se usa para comunicaciones formales o al enviar a listas de correo donde HTML podría eliminarse.
Formato de texto enriquecido
El formato de texto enriquecido es un formato específico de Microsoft que admite formato básico como negrita, cursiva y subrayado. También admite algunas características específicas de Outlook como solicitudes de tareas y botones de votación. Sin embargo, RTF no es ampliamente compatible fuera de los entornos de correo de Microsoft como Exchange Server. Los destinatarios que usan otros servicios de correo pueden recibir una versión de texto sin formato o un archivo adjunto en su lugar.
Pasos para establecer el formato de correo predeterminado
Puede establecer un valor predeterminado global que se aplique a todos los mensajes nuevos, respuestas y reenvíos. La configuración se encuentra en las opciones principales de Outlook.
- Abrir Opciones de Outlook
Haga clic en la pestaña Archivo en la esquina superior izquierda de la ventana de Outlook. Luego seleccione Opciones en el menú de la izquierda. - Navegar a la configuración de Correo
En la ventana Opciones de Outlook, haga clic en la categoría Correo en la barra lateral izquierda. - Buscar la sección Redactar mensajes
Desplácese hacia abajo dentro de las opciones de Correo hasta que vea la sección titulada “Redactar mensajes”. - Seleccionar su formato predeterminado
Haga clic en el menú desplegable junto a “Redactar mensajes en este formato:”. Elija HTML, Texto sin formato o Texto enriquecido de la lista. - Guardar el cambio
Haga clic en el botón Aceptar en la parte inferior de la ventana Opciones de Outlook para guardar su nueva configuración predeterminada y cerrar la ventana.
Cambiar el formato de un solo mensaje
Puede anular el formato predeterminado para un correo individual mientras lo redacta. Esto es útil para enviar un mensaje en texto sin formato por compatibilidad.
- Iniciar un nuevo correo
Haga clic en Nuevo correo en la pestaña Inicio para abrir una nueva ventana de mensaje. - Acceder a la pestaña Formato de texto
En la nueva ventana de mensaje, haga clic en la pestaña Formato de texto en la cinta de opciones. Esta pestaña contiene controles de formato. - Elegir un formato
En el grupo Formato en el extremo izquierdo, verá tres botones: HTML, Texto sin formato y Texto enriquecido. Haga clic en el botón del formato deseado. La ventana del mensaje se actualizará de inmediato.
Errores comunes y problemas de formato
Cambiar los formatos a veces puede provocar resultados inesperados. Tenga en cuenta estas situaciones comunes.
Pegar texto con formato pierde el formato
Si copia texto de un sitio web o documento de Word y lo pega en un correo de texto sin formato, se eliminará todo el formato. Para conservar el formato, asegúrese de que su mensaje esté configurado en formato HTML o texto enriquecido antes de pegar. Use el comando Pegado especial en la pestaña Mensaje para tener más control.
Los destinatarios ven un archivo adjunto Winmail.dat
Esto ocurre cuando envía un mensaje en formato de texto enriquecido a un sistema de correo que no lo admite, como Gmail o Yahoo Mail. El destinatario recibe un archivo ilegible llamado winmail.dat. Para evitar esto, no use el formato de texto enriquecido cuando envíe correos fuera de su organización a menos que esté seguro de que el destinatario usa Outlook o Exchange.
Los hipervínculos no son clicables
En el formato de texto sin formato, las direcciones web y las direcciones de correo electrónico son solo texto. Los destinatarios no pueden hacer clic en ellas para abrir un navegador. Si su mensaje requiere enlaces en los que se pueda hacer clic, debe usar el formato HTML o texto enriquecido.
HTML vs texto sin formato vs texto enriquecido: diferencias clave
| Elemento | Formato HTML | Formato de texto sin formato | Formato de texto enriquecido (RTF) |
|---|---|---|---|
| Ideal para | Correos empresariales estándar, boletines, marketing | Listas de correo, alta compatibilidad, comunicación formal solo de texto | Comunicación interna de Exchange/Outlook que usa características como botones de votación |
| Compatibilidad de formato | Compatibilidad total: fuentes, colores, imágenes, hipervínculos, tablas | Sin compatibilidad de formato | Formato de texto básico y algunas características específicas de Outlook |
| Compatibilidad externa | Alta, compatible con todos los principales clientes web y de escritorio | Universal, compatible con todos los sistemas de correo | Muy baja, a menudo causa un archivo adjunto winmail.dat para usuarios que no usan Outlook |
| Tamaño de archivo | Más grande debido al código de formato | El más pequeño | Moderado |
| Predeterminado en Outlook | Sí | No | No |
Ahora puede controlar cómo se formatean sus correos de forma predeterminada y para mensajes individuales. Para la mayoría de los usuarios, HTML sigue siendo la mejor opción para el uso diario. Si cambia de formato con frecuencia, agregue el botón Formato a su Barra de herramientas de acceso rápido para cambios con un solo clic. Use el atajo de teclado Ctrl+Shift+S mientras redacta un mensaje para alternar rápidamente entre los formatos disponibles.