Cuando inserta un archivo en un documento de Word mediante el método tradicional Insertar > Objeto, Word incrusta una copia estática del archivo. No puede actualizar la copia cuando el archivo original cambia sin repetir manualmente la inserción. Los datos adjuntos modernos, introducidos en Word para Microsoft 365, vinculan el archivo insertado a su origen original en el correo electrónico o el almacenamiento en la nube. Este artículo explica cómo habilitar y usar los datos adjuntos modernos, las diferencias con el comando tradicional Insertar objeto y cómo evitar errores comunes.
Puntos clave: uso de los datos adjuntos modernos en Word
- Insertar > Objeto > Crear desde archivo > Mostrar como icono > Vincular al archivo: crea un dato adjunto vinculado que se actualiza cuando el archivo de origen cambia.
- Archivo > Opciones > General > Mostrar datos adjuntos modernos: activa o desactiva la característica de datos adjuntos modernos en la cinta de opciones.
- Haga clic con el botón secundario en un icono de dato adjunto > Actualizar vínculo: actualiza manualmente el contenido desde el archivo de origen original.
Qué hacen los datos adjuntos modernos y por qué son importantes
Los datos adjuntos modernos son una característica de Word que le permite insertar un archivo en un documento como un vínculo activo en lugar de una copia incrustada. La característica funciona con archivos almacenados en OneDrive, SharePoint o adjuntos a un correo electrónico de Outlook. Cuando el archivo de origen se edita, el dato adjunto en su documento de Word puede actualizarse automáticamente o con un solo clic.
El comando tradicional Insertar objeto incrusta todo el archivo en el documento de Word. Esto aumenta significativamente el tamaño del archivo del documento. También crea una copia estática que no refleja los cambios realizados en el archivo original. Los datos adjuntos modernos resuelven ambos problemas al mantener solo una referencia al archivo de origen y mostrar un icono o vista previa que enlaza de vuelta a él.
Antes de poder usar los datos adjuntos modernos, necesita Word para Microsoft 365 versión 2108 o posterior. La característica no está disponible en Word 2019, Word 2021 ni en versiones de licencia perpetua anteriores. También necesita una conexión a Internet estable si el archivo de origen está almacenado en la nube.
Cómo insertar un dato adjunto moderno en Word
- Abra la ubicación del archivo de origen
Vaya al archivo que desea adjuntar en el Explorador de archivos o en su carpeta de almacenamiento en la nube. El archivo debe estar guardado en OneDrive, SharePoint o su unidad local. - Habilite los datos adjuntos modernos en Opciones de Word
Vaya a Archivo > Opciones > General. En la sección “Interfaz de usuario”, marque la casilla “Mostrar datos adjuntos modernos”. Haga clic en Aceptar. - Coloque el cursor en el documento
Haga clic en la ubicación donde desea que aparezca el icono o la vista previa del dato adjunto. - Abra la pestaña Insertar y haga clic en Objeto
En la cinta de opciones, vaya a Insertar > Texto > Objeto. Se abre el cuadro de diálogo Objeto. - Elija Crear desde archivo y busque el archivo
En el cuadro de diálogo Objeto, seleccione la pestaña “Crear desde archivo”. Haga clic en Examinar, localice el archivo de origen y selecciónelo. - Marque “Vincular al archivo” y “Mostrar como icono”
En el cuadro de diálogo Objeto, marque la casilla “Vincular al archivo”. Luego marque “Mostrar como icono”. Haga clic en Aceptar. Word inserta un icono que representa el archivo vinculado. - Pruebe el vínculo
Haga clic con el botón secundario en el icono del dato adjunto y seleccione “Abrir archivo vinculado”. El archivo de origen se abre en su aplicación predeterminada. Haga una pequeña edición y guarde el archivo de origen. Vuelva a su documento de Word, haga clic con el botón secundario en el icono y seleccione “Actualizar vínculo”. El contenido se actualiza.
Insertar un dato adjunto moderno desde un correo electrónico de Outlook
- Abra el correo electrónico que contiene el archivo
En Outlook, abra el correo electrónico con el dato adjunto que desea insertar. - Arrastre el dato adjunto al documento de Word
Haga clic y mantenga presionado el icono del dato adjunto en el correo electrónico, luego arrástrelo al documento de Word abierto. Word lo inserta como un dato adjunto moderno con un vínculo activo al origen del correo electrónico. - Actualice el vínculo cuando cambie el dato adjunto del correo electrónico
Si el remitente actualiza el dato adjunto en el mismo hilo de correo electrónico, haga clic con el botón secundario en el icono en Word y seleccione “Actualizar vínculo”. Word obtiene la versión más reciente.
Errores comunes y limitaciones
La opción Datos adjuntos modernos está atenuada en la cinta de opciones
La casilla “Mostrar datos adjuntos modernos” en Archivo > Opciones > General está atenuada si su versión de Word es anterior a la 2108. Actualice Word a la versión más reciente desde Archivo > Cuenta > Opciones de actualización > Actualizar ahora. Si usa una edición de licencia por volumen de Office, es posible que los datos adjuntos modernos no estén disponibles en absoluto.
El icono del dato adjunto muestra un símbolo de vínculo roto
Un icono de vínculo roto significa que Word no puede encontrar el archivo de origen. Esto ocurre cuando el archivo se movió, se cambió de nombre o se eliminó. Haga clic con el botón secundario en el icono y seleccione “Cambiar origen”. Vaya a la nueva ubicación del archivo y selecciónelo. El vínculo se repara.
El tamaño del archivo no disminuye después de convertir a dato adjunto moderno
Los datos adjuntos modernos no eliminan automáticamente la copia incrustada que se insertó antes de habilitar la característica. Para reducir el tamaño del archivo, debe eliminar el objeto incrustado antiguo y volver a insertarlo con el método Vincular al archivo. Use Archivo > Información > Comprobar si hay problemas > Inspeccionar documento para encontrar objetos incrustados.
Los colaboradores no pueden ver el archivo vinculado
Si comparte el documento de Word con alguien que no tiene acceso a la ubicación del archivo de origen, verá un vínculo roto. Almacene el archivo de origen en una carpeta compartida de OneDrive o SharePoint y conceda permisos de vista o edición a todos los colaboradores. Use la opción “Cambiar origen” para apuntar a la ubicación compartida.
| Elemento | Insertar objeto tradicional | Datos adjuntos modernos |
|---|---|---|
| Método de almacenamiento del archivo | Copia incrustada dentro del archivo de Word | Vínculo al archivo de origen externo |
| Impacto en el tamaño del archivo | Aumenta significativamente | Aumento mínimo (solo icono y metadatos del vínculo) |
| Actualización automática al cambiar el origen | No | Sí, con el comando Actualizar vínculo |
| Funciona sin conexión | Sí | Sí, si el archivo de origen es local |
| Requiere versión de Word | Todas las versiones | Microsoft 365 versión 2108 o posterior |
| Colaboración con usuarios externos | Funciona porque el archivo está incrustado | Requiere una ubicación de archivo de origen compartida |
Ahora puede usar los datos adjuntos modernos para mantener sus documentos de Word más pequeños y siempre actualizados. Comience habilitando la característica en Archivo > Opciones > General. La próxima vez que necesite insertar un archivo, use Insertar > Objeto con la opción Vincular al archivo. Para archivos de correo electrónico, arrastre el dato adjunto directamente al documento. Si trabaja con equipos, almacene los archivos de origen en una carpeta compartida en la nube para que todos puedan acceder a la versión más reciente.