Microsoft 365 Copilot muestra contenido eliminado de SharePoint: solución

Usted le hace una pregunta a Copilot sobre un archivo de proyecto y este devuelve resultados de un documento que eliminó de SharePoint la semana pasada. Este problema genera confusión y problemas de confianza con el asistente de IA. La causa es un retraso en la forma en que los índices de búsqueda de Microsoft 365 procesan los eventos de eliminación de SharePoint y OneDrive. Este artículo explica por qué Copilot todavía puede ver contenido eliminado y proporciona los pasos para forzar una reindexación o eliminar los datos de forma permanente.

Por qué Copilot devuelve contenido eliminado de SharePoint

Copilot utiliza el índice de Búsqueda de Microsoft para encontrar y recuperar contenido en Microsoft 365. Cuando elimina un archivo de SharePoint, la eliminación se registra en el sitio, pero el índice de búsqueda no se actualiza al instante. El índice se actualiza según una programación que puede tardar hasta 15 minutos para sitios pequeños y hasta 24 horas para entornos de inquilinos grandes. Durante este período, Copilot aún puede consultar el índice obsoleto y devolver el elemento eliminado como si todavía existiera.

El problema es más común en dos escenarios:

Primero, cuando un usuario elimina un archivo e inmediatamente le hace a Copilot una pregunta relacionada. El índice aún no ha procesado el evento de eliminación. Segundo, cuando el sitio de SharePoint utiliza una política de retención que coloca el archivo eliminado en la biblioteca de Conservación. El archivo está oculto para los usuarios pero Copilot todavía puede buscarlo hasta que expire la retención o se modifique la política.

El papel del índice de búsqueda y la programación de rastreo

La búsqueda de SharePoint utiliza una programación de rastreo para examinar el contenido del sitio y actualizar el índice. Los rastreos incrementales se producen cada pocos minutos, pero los rastreos completos solo se realizan cuando se activan manualmente o durante horas de poca actividad. Si se elimina un archivo entre dos rastreos incrementales, el índice todavía contiene los metadatos antiguos. Copilot no comprueba la existencia en el sitio activo antes de devolver un resultado, por lo que depende completamente del estado del índice.

Políticas de retención y retenciones de conservación

Una política de retención en Cumplimiento de Microsoft 365 puede mantener el contenido eliminado en la búsqueda por motivos legales o de cumplimiento. Cuando se elimina un archivo, el sistema mueve una copia a la biblioteca de Conservación dentro del sitio. Esta copia no es visible en la biblioteca de documentos predeterminada, pero sigue indexada. Copilot puede encontrar y devolver contenido de la biblioteca de Conservación mientras la política esté activa. Esto no es un error, pero se comporta como tal para los usuarios que esperan que el contenido eliminado desaparezca de la búsqueda de inmediato.

Pasos para eliminar contenido eliminado de los resultados de Copilot

Utilice estos métodos en orden. Comience con la opción más sencilla y escale si el problema persiste.

Método 1: Forzar una reindexación de la colección de sitios

1. Inicie sesión en el Centro de administración de SharePoint
   Abra un navegador y vaya a https://admin.microsoft.com. Seleccione SharePoint en la navegación del centro de administración. Si no lo ve, seleccione Mostrar todo y luego SharePoint.
2. Abra la configuración de la colección de sitios
   En el Centro de administración de SharePoint, seleccione Sitios y luego Sitios activos. Busque el sitio que contiene el contenido eliminado. Haga clic en el nombre del sitio para abrir el panel de detalles.
3. Vaya a la configuración de búsqueda
   En el panel de detalles, desplácese hacia abajo y seleccione Configuración. Luego seleccione Buscar en la lista.
4. Solicite una reindexación completa
   En la página de configuración de búsqueda, busque la sección etiquetada Reindexar sitio. Seleccione la casilla que dice Reindexar sitio y luego seleccione Guardar. Esto activa un rastreo completo de toda la colección de sitios. Espere de 15 a 30 minutos y luego pruebe Copilot nuevamente.

Método 2: Reindexar una lista o biblioteca específica con PowerShell

1. Instale y conecte PnP PowerShell
   Abra Windows PowerShell como administrador. Ejecute Install-Module PnP.PowerShell -Scope CurrentUser. Después de la instalación, ejecute Connect-PnPOnline -Url "https://yourtenant.sharepoint.com/sites/yoursite" -Interactive. Reemplace la URL con la URL real de su sitio.
2. Identifique la lista o biblioteca que contenía el contenido eliminado
   Ejecute Get-PnPList -Identity "Documents" para confirmar que la lista existe. Reemplace Documents con el nombre de su biblioteca.
3. Solicite una reindexación de la lista
   Ejecute Request-PnPReIndexList -Identity "Documents". Este comando fuerza una reindexación completa de esa lista o biblioteca específica. Espere de 10 a 20 minutos y luego pruebe Copilot.

Método 3: Verificar y modificar las políticas de retención

1. Abra el Centro de cumplimiento de Microsoft 365
   Vaya a https://compliance.microsoft.com e inicie sesión con una cuenta que tenga el rol de Administrador de cumplimiento o Administrador global.
2. Vaya a Administración del ciclo de vida de los datos
   En la navegación izquierda, seleccione Administración del ciclo de vida de los datos y luego Políticas de retención. Revise la lista de políticas que se aplican a los sitios de SharePoint.
3. Busque la política que se aplica al sitio
   Seleccione una política y revise la sección Ubicaciones. Si la política incluye el sitio donde reside el contenido eliminado, es posible que esté conservando el contenido.
4. Ajuste la acción de retención
   Si la política está configurada para Conservar contenido durante un período, puede cambiar la acción a Eliminar contenido automáticamente después de que finalice el período de retención. Seleccione Editar política, vaya al paso Acciones y establezca Eliminar elementos automáticamente. Guarde la política. Esto no elimina el contenido que ya está en la biblioteca de Conservación, pero evita que el contenido futuro se conserve.
5. Elimine manualmente el contenido de la biblioteca de Conservación
   Para eliminar el contenido ya conservado, vaya al sitio de SharePoint. Seleccione Contenido del sitio en la navegación izquierda. Busque Biblioteca de conservación. Si la ve, ábrala y elimine los archivos. Necesita permisos de administrador de la colección de sitios para ver esta biblioteca.

Método 4: Borrar la caché del navegador y restablecer la sesión de Copilot

1. Borre la caché del navegador para Microsoft 365
   En Chrome, seleccione el menú de tres puntos y luego Configuración > Privacidad y seguridad > Borrar datos de navegación. Establezca el intervalo de tiempo en Todo el tiempo. Marque Imágenes y archivos en caché. Borre los datos.
2. Cierre sesión en Microsoft 365 y vuelva a iniciarla
   En cualquier aplicación de Microsoft 365, seleccione su foto de perfil en la esquina superior derecha y seleccione Cerrar sesión. Cierre el navegador. Abra una nueva ventana del navegador y vuelva a iniciar sesión.
3. Cierre y vuelva a abrir el panel de Copilot
   En Word, Excel o PowerPoint, seleccione el icono de Copilot en la cinta de opciones. Se abre el panel. Seleccione el menú de tres puntos en el panel y seleccione Actualizar. Esto restablece el estado de la sesión.

Si Copilot sigue mostrando contenido eliminado después de la solución principal

Los archivos eliminados aparecen en el historial de chat de Copilot

Copilot almacena el historial de chat en el buzón de Exchange Online del usuario. Si hizo referencia a un archivo eliminado en una conversación anterior, Copilot puede mostrar una referencia a ese archivo en el historial de chat. El archivo en sí ya no está, pero la referencia permanece. Para borrar esto, elimine la conversación de chat. En el panel de Copilot, seleccione el icono del historial de chat. Busque la conversación, seleccione el menú de tres puntos y elija Eliminar.

Copilot devuelve resultados de un sitio diferente

Si Copilot devuelve contenido de un sitio que no esperaba, es posible que el índice de búsqueda esté devolviendo resultados de una colección de sitios diferente. Verifique que el archivo que cree que está eliminado realmente resida en el sitio que reindexó. Utilice el Centro de administración de SharePoint para buscar el archivo por nombre. Si todavía existe en otro sitio, elimínelo también de ese sitio.

Las herramientas de copia de seguridad o sincronización de terceros restauran contenido eliminado

Algunas organizaciones utilizan herramientas de copia de seguridad de terceros que restauran automáticamente los archivos eliminados de SharePoint. Si una herramienta de copia de seguridad restaura un archivo después de que lo elimine, Copilot verá la versión restaurada. Revise el registro de auditoría en el Centro de cumplimiento de Microsoft 365. Busque eventos en los que se restauró el archivo. Si encuentra un evento de restauración, comuníquese con su administrador de copias de seguridad para detener el proceso de restauración de ese archivo.

Elemento	Método	Resultado
Descripción	Forzar la reindexación del sitio	Elimina el contenido eliminado del índice de búsqueda en 30 minutos
Velocidad	15 a 30 minutos	Opción más rápida para una solución inmediata
Permisos necesarios	Administrador de SharePoint	Administrador de la colección de sitios o superior
Ámbito	Toda la colección de sitios	Afecta a todas las listas y bibliotecas del sitio

Después de forzar una reindexación o ajustar las políticas de retención, Copilot debería dejar de devolver el contenido eliminado en una hora. Realice una prueba haciendo a Copilot una pregunta que anteriormente devolvía el archivo eliminado. Si el archivo todavía aparece, repita el paso de reindexación y verifique que ninguna política de retención esté conservando el contenido.