Eliminar enlaces anónimos antes de una revisión de cumplimiento: lista de verificación práctica para propietarios de SharePoint

Como propietario de un sitio de SharePoint, debe eliminar los enlaces de uso compartido anónimos antes de una revisión de cumplimiento. Estos enlaces permiten que cualquier persona que los tenga acceda a sus archivos sin iniciar sesión. Los auditores señalan los enlaces anónimos como un riesgo de seguridad porque eluden el seguimiento de identidad. Este artículo le ofrece una lista de verificación paso a paso para encontrar y eliminar todos los enlaces anónimos en sitios de SharePoint y bibliotecas de documentos.

Qué son los enlaces anónimos y por qué los equipos de cumplimiento exigen su eliminación

Los enlaces anónimos son un tipo de enlace de uso compartido en SharePoint. Cualquier persona que tenga el enlace puede abrir el archivo o la carpeta sin iniciar sesión. El enlace no requiere una cuenta de Microsoft 365 ni ninguna autenticación. Esto es conveniente para compartir rápidamente, pero crea un problema de cumplimiento.

Durante una revisión de cumplimiento, los auditores verifican que los datos confidenciales no sean accesibles para usuarios no autenticados. Los enlaces anónimos violan esta regla porque la organización no puede rastrear quién accedió al archivo ni cuándo. El equipo de cumplimiento le exigirá que elimine todos los enlaces anónimos antes de que comience la revisión. Si no lo hace, la auditoría puede fallar o dar lugar a sanciones.

SharePoint ofrece dos tipos de enlaces anónimos: enlaces Cualquier persona y enlaces Personas de su organización. El enlace Cualquier persona es el más permisivo. Permite que usuarios externos vean o editen archivos sin iniciar sesión. El enlace Personas de su organización requiere que el usuario tenga una cuenta de Microsoft 365 en el mismo inquilino. Ambos tipos se consideran anónimos desde la perspectiva del cumplimiento si la organización no puede auditar el acceso individual.

Para prepararse para una revisión de cumplimiento, debe identificar cada ubicación donde exista un enlace anónimo. Esto incluye sitios de SharePoint, bibliotecas de documentos, carpetas y archivos individuales. También debe revocar o cambiar el tipo de enlace a un enlace para personas específicas.

Lista de verificación paso a paso para eliminar enlaces anónimos

Verificar la directiva de uso compartido a nivel de inquilino

1. Ir al Centro de administración de SharePoint
   Inicie sesión en el Centro de administración de Microsoft 365. Seleccione SharePoint en el menú de navegación. Debe ser administrador de SharePoint o administrador global para cambiar la configuración del inquilino.
2. Abrir la página Uso compartido
   En el menú izquierdo, seleccione Directivas y luego Uso compartido. Esta página muestra la configuración de uso compartido externo para todo el inquilino.
3. Revisar el nivel de uso compartido externo
   Observe la configuración en SharePoint. Si dice Cualquier persona, los enlaces anónimos están permitidos a nivel de inquilino. Cámbielo a Invitados nuevos y existentes o Invitados existentes para bloquear nuevos enlaces anónimos. Esto no elimina los enlaces existentes, pero evita los nuevos.
4. Establecer las opciones de expiración y permisos
   Si debe mantener enlaces Cualquier persona temporalmente, establezca un tiempo de expiración corto, como 30 días. También elimine la opción de permiso de edición para enlaces Cualquier persona. Esto reduce el riesgo, pero no lo elimina.

Escanear cada sitio en busca de enlaces anónimos

1. Abrir el sitio en SharePoint
   Vaya al sitio de SharePoint específico que necesita revisar. Haga clic en el icono de engranaje y seleccione Permisos del sitio.
2. Revisar la pestaña Uso compartido
   En el panel Permisos del sitio, seleccione la pestaña Uso compartido. Esto muestra una lista de todos los enlaces de uso compartido creados en el sitio. Busque los enlaces que digan Cualquier persona con el enlace. Estos son enlaces anónimos.
3. Eliminar cada enlace anónimo
   Haga clic en los tres puntos junto al enlace y seleccione Quitar. Confirme la eliminación. Repita para cada enlace anónimo de la lista.
4. Verificar la configuración de uso compartido del sitio
   En la misma pestaña Uso compartido, haga clic en Cambiar cómo pueden compartir los miembros. Establezca la opción de uso compartido en Personas específicas. Esto evita que los miembros del sitio creen nuevos enlaces anónimos.

Escanear bibliotecas de documentos y carpetas

1. Ir a la biblioteca de documentos
   Desde la página principal del sitio, abra la biblioteca de documentos que contiene los archivos compartidos.
2. Seleccionar un archivo o carpeta
   Haga clic en la casilla junto a un elemento. Luego seleccione el botón Compartir en la barra de herramientas.
3. Ver quién tiene acceso
   En el cuadro de diálogo de uso compartido, seleccione la flecha desplegable junto a la configuración del enlace. Si el tipo de enlace es Cualquier persona con el enlace, es un enlace anónimo. Haga clic en la X para eliminarlo.
4. Usar la herramienta Comprobar acceso
   Para un escaneo más rápido, seleccione el archivo o la carpeta, haga clic en los tres puntos y seleccione Administrar acceso. El panel Comprobar acceso muestra todos los enlaces y permisos directos de ese elemento. Elimine los enlaces anónimos que aparezcan.

Usar PowerShell para eliminar enlaces anónimos en masa

1. Conectar a SharePoint Online PowerShell
   Abra Windows PowerShell como administrador. Ejecute el comando Connect-SPOService -Url https://yourtenant-admin.sharepoint.com. Inicie sesión con sus credenciales de administrador.
2. Obtener todas las colecciones de sitios
   Ejecute Get-SPOSite -Limit All para enumerar todas las colecciones de sitios del inquilino. Esto puede tardar varios minutos en inquilinos grandes.
3. Buscar enlaces anónimos en cada sitio
   Use el comando Get-SPOSiteSharingLink -SiteUrl https://yourtenant.sharepoint.com/sites/yoursite. Esto devuelve todos los enlaces de uso compartido del sitio. Filtre los enlaces cuyo Scope sea Anonymous.
4. Eliminar los enlaces anónimos
   Use Remove-SPOSiteSharingLink -SiteUrl https://yourtenant.sharepoint.com/sites/yoursite -Identity linkID. Reemplace linkID con el ID real del paso anterior. Repita para cada enlace anónimo.

Errores comunes y limitaciones al eliminar enlaces anónimos

Los enlaces anónimos creados por usuarios externos son difíciles de encontrar

Los usuarios externos a los que se les han otorgado permisos de edición pueden crear sus propios enlaces anónimos. SharePoint no muestra estos enlaces en el panel de permisos del sitio si los creó el usuario externo. Debe usar la herramienta Comprobar acceso en cada archivo o carpeta para ver estos enlaces. Esto consume mucho tiempo en bibliotecas grandes. Para evitarlo, configure los permisos de uso compartido del sitio solo para Personas específicas y elimine el acceso de edición para usuarios externos.

Eliminar un enlace no revoca la URL del archivo

Cuando elimina un enlace anónimo, el enlace en sí deja de funcionar. Sin embargo, si alguien copió la URL del archivo desde la barra de direcciones, esa URL directa puede seguir funcionando si el usuario tiene acceso a través de otro método. La URL directa no es lo mismo que un enlace de uso compartido. Para bloquear el acceso por completo, también debe eliminar los permisos directos del usuario o mover el archivo a una ubicación segura.

Enlaces anónimos en sitios conectados a Microsoft Teams

Cuando un sitio de SharePoint está conectado a un equipo de Microsoft Teams, los permisos del sitio los administra el equipo. Es posible que cambiar la configuración de uso compartido en SharePoint no afecte a los enlaces creados a través de Teams. También debe verificar la configuración del canal de Teams. En Teams, vaya al canal, haga clic en los tres puntos, seleccione Administrar canal y revise la configuración de uso compartido. Elimine los enlaces anónimos de la pestaña Archivos en Teams.

Enlaces anónimos creados mediante la sincronización de OneDrive

Si un usuario sincroniza una biblioteca de SharePoint en su equipo y comparte un archivo desde el Explorador de archivos, ese enlace puede ser anónimo. Estos enlaces aparecen en SharePoint, pero no se muestran en el panel de permisos del sitio. Use la herramienta Comprobar acceso en cada archivo sincronizado para encontrar estos enlaces. Recomiende a los usuarios que compartan solo a través de la interfaz del navegador de SharePoint.

Métodos de eliminación de enlaces anónimos: comparación

Elemento	Eliminación manual mediante el navegador	Eliminación masiva con PowerShell
Alcance	Un sitio o biblioteca a la vez	Todos los sitios del inquilino a la vez
Velocidad	Lenta para muchos sitios	Rápida para entornos grandes
Permisos necesarios	Propietario o miembro del sitio con permiso para compartir	Administrador de SharePoint o administrador global
Tipos de enlaces detectados	Enlaces Cualquier persona y enlaces Personas de su organización	Todos los enlaces anónimos (Scope = Anonymous)
Riesgo de pasar por alto enlaces	Alto si los enlaces están en subcarpetas	Bajo si el script examina todos los elementos

Después de completar esta lista de verificación, puede confirmar que no existen enlaces anónimos en sus sitios de SharePoint. Ejecute el script de PowerShell nuevamente un día antes de la revisión de cumplimiento para detectar cualquier enlace nuevo creado por los usuarios. Configure una directiva en el Centro de administración de SharePoint para bloquear permanentemente los enlaces Cualquier persona. Esto evita futuros problemas de cumplimiento y mantiene sus datos seguros.

Para la administración continua, habilite las directivas de expiración de enlaces de uso compartido en el Centro de administración de SharePoint. Establezca una expiración predeterminada de 30 días para todos los nuevos enlaces de uso compartido. Esto garantiza que, incluso si un usuario crea un enlace anónimo, expire antes de la próxima revisión de cumplimiento. Revise los registros de auditoría de uso compartido semanalmente para detectar cualquier nuevo enlace anónimo creado por los miembros del sitio.