Busca un documento en SharePoint y lo ve en la lista de resultados. Pero al hacer clic en el vínculo, el archivo ya no está. Usted o un colega lo eliminó hace días o semanas. Esto sucede porque la búsqueda de SharePoint no elimina los elementos eliminados de su índice de inmediato. El índice de búsqueda se reconstruye según una programación, y los documentos eliminados pueden permanecer visibles hasta que finalice el próximo rastreo.
SharePoint utiliza un proceso en segundo plano llamado rastreo para examinar el contenido del sitio y crear un índice de búsqueda. Cuando elimina un documento de una biblioteca, el servicio de búsqueda no recibe una notificación en tiempo real en la mayoría de las configuraciones. El elemento permanece en el índice hasta que el rastreador se ejecute de nuevo y detecte la eliminación. Este artículo explica por qué los documentos eliminados aparecen en los resultados de búsqueda y cómo borrarlos más rápido.
Puntos clave: por qué los documentos eliminados siguen apareciendo en la búsqueda de SharePoint
- Centro de administración de SharePoint > Buscar > Esquema de búsqueda: Muestra la programación de rastreo y el estado del índice para su inquilino.
- Programación de rastreo del origen de contenido: Controla con qué frecuencia se actualiza el índice de búsqueda; el valor predeterminado puede ser de 15 minutos o más.
- Rastreo incremental vs. rastreo completo: El incremental detecta la mayoría de los cambios; el completo reconstruye todo el índice y elimina todas las entradas obsoletas.
Por qué el índice de búsqueda conserva los documentos eliminados
La búsqueda de SharePoint no se sincroniza directamente con los eventos de eliminación de archivos. El índice de búsqueda es una base de datos independiente que almacena metadatos y contenido de los elementos rastreados. Cuando elimina un documento, SharePoint quita el archivo de la base de datos de contenido, pero el índice de búsqueda aún conserva una copia de los metadatos y el texto de ese documento. El índice solo se actualiza cuando el servicio de búsqueda realiza un rastreo.
El proceso de rastreo funciona en dos modos. Un rastreo incremental comprueba los elementos que cambiaron desde el último rastreo. Marca los elementos eliminados como quitados y los elimina del índice. Un rastreo completo reconstruye todo el índice desde cero. Los rastreos completos son más lentos y consumen más recursos. De forma predeterminada, SharePoint Online ejecuta rastreos incrementales cada 15 minutos. SharePoint local se puede configurar con cualquier intervalo, a menudo de 15 a 60 minutos. Si un documento se eliminó después del último rastreo incremental, seguirá apareciendo en los resultados de búsqueda hasta que se ejecute el próximo rastreo.
Esquema de búsqueda y programación de rastreo
El esquema de búsqueda define cómo se indexa y se recupera el contenido. Incluye propiedades administradas, propiedades rastreadas y reglas para orígenes de contenido. La programación de rastreo se configura por origen de contenido. Un origen de contenido define qué colecciones de sitios o aplicaciones web examina el rastreador. Si la programación de rastreo se establece con un intervalo largo, los documentos eliminados permanecen visibles más tiempo. En SharePoint Online, Microsoft administra la programación de rastreo, pero puede solicitar una actualización inmediata del índice en determinados escenarios.
Papelera de reciclaje e índice de búsqueda
Cuando elimina un documento, se mueve a la Papelera de reciclaje del sitio. El documento sigue siendo accesible para los usuarios con permisos de Papelera de reciclaje. La búsqueda continúa indexando el documento hasta que se quita por completo de la Papelera de reciclaje. Si el documento está en la Papelera de reciclaje de segundo nivel, aún puede aparecer en los resultados de búsqueda. Solo después de que expire el período de retención y el documento se elimine permanentemente, el índice de búsqueda lo quitará finalmente.
Pasos para quitar documentos eliminados de los resultados de búsqueda
Puede realizar varias acciones para quitar documentos eliminados de los resultados de búsqueda. El método depende de si usa SharePoint Online o SharePoint Server local, y de si tiene permisos de administrador.
- Desencadenar un rastreo incremental en SharePoint Server
Si tiene SharePoint Server local, vaya a Administración central > Administración de aplicaciones > Administrar aplicaciones de servicio. Haga clic en la aplicación de servicio de búsqueda. En Rastreo, haga clic en Orígenes de contenido. Seleccione el origen de contenido que contiene el sitio con los documentos eliminados. En la cinta de opciones, haga clic en Iniciar rastreo incremental. El rastreo quitará los elementos eliminados del índice una vez que finalice. - Solicitar un rastreo completo en SharePoint Server
Si el rastreo incremental no borra los elementos, ejecute un rastreo completo. En la misma página Orígenes de contenido, seleccione el origen de contenido y haga clic en Iniciar rastreo completo. Un rastreo completo reconstruye todo el índice. Esto tarda más, pero garantiza que se eliminen todos los documentos eliminados. - Borrar el índice de búsqueda en SharePoint Online
SharePoint Online no expone los controles de rastreo a los administradores del inquilino. Para forzar una actualización, puede volver a indexar la colección de sitios. Vaya al Centro de administración de SharePoint > Sitios activos. Seleccione el sitio que contiene los documentos eliminados. Haga clic en Configuración > Administración de la colección de sitios > Búsqueda y disponibilidad sin conexión. En Reindexar sitio, haga clic en Reindexar. Esto desencadena una reindexación completa de ese sitio. El proceso puede tardar varias horas. - Eliminar permanentemente documentos de la Papelera de reciclaje
Abra el sitio donde se eliminó el documento. Haga clic en Papelera de reciclaje en el panel de navegación izquierdo. Seleccione el documento y haga clic en Eliminar. Si el documento está en la Papelera de reciclaje de segundo nivel, haga clic en Papelera de reciclaje de segundo nivel, seleccione el documento y haga clic en Eliminar. Eliminar permanentemente el documento garantiza que el índice de búsqueda lo quite en el próximo rastreo. - Usar la configuración de Búsqueda y disponibilidad sin conexión
En SharePoint Online, vaya a Configuración del sitio > Búsqueda y disponibilidad sin conexión. En Indexar contenido del sitio, seleccione No para excluir el sitio de los resultados de búsqueda por completo. Este es un paso drástico y solo debe usarse para sitios que no deben aparecer en la búsqueda. Después de cambiar a No, el contenido del sitio se quita del índice en el próximo rastreo.
Si los resultados de búsqueda siguen mostrando documentos eliminados después de la solución principal
El resultado de búsqueda muestra un documento que se eliminó hace meses
Si un documento eliminado hace meses sigue apareciendo, el índice de búsqueda puede tener una entrada obsoleta que no se quitó durante los rastreos normales. Esto puede ocurrir si el origen de contenido se pausó o si el rastreador encontró errores. En SharePoint Server, revise el registro de rastreo para ver si hay errores en ese origen de contenido. En SharePoint Online, abra un vale de soporte con Microsoft. Proporcione la dirección URL del documento eliminado y la dirección URL de la colección de sitios. Microsoft puede quitar manualmente el elemento del índice de búsqueda.
El documento eliminado aparece en la búsqueda pero no en la biblioteca
Este es el síntoma estándar de un rastreo retrasado. Espere a que finalice el próximo rastreo incremental. En SharePoint Online, puede comprobar el estado del rastreo en Centro de administración de SharePoint > Buscar > Registro de rastreo. Si el rastreo finalizó recientemente y el elemento sigue allí, ejecute una reindexación como se describe en el Paso 3.
El documento eliminado aparece en los resultados de búsqueda para usuarios externos
Los usuarios externos pueden ver documentos eliminados en los resultados de búsqueda si el elemento se compartió externamente antes de eliminarlo. El vínculo del resultado de búsqueda fallará con un error 404. Para evitarlo, quite los permisos de uso compartido externo antes de eliminar documentos. Después de la eliminación, los usuarios externos aún pueden ver el resultado hasta que el rastreo lo quite. Se aplican los mismos pasos de reindexación.
| Elemento | Rastreo incremental | Rastreo completo |
|---|---|---|
| Descripción | Examina los elementos que cambiaron desde el último rastreo | Reconstruye todo el índice desde cero |
| Velocidad | Rápido, normalmente minutos | Lento, puede tardar horas |
| Quita documentos eliminados | Sí, si el documento se eliminó después del último rastreo | Sí, quita todas las entradas obsoletas |
| Uso de recursos | Bajo | Alto |
| Cuándo usar | Actualizaciones rutinarias | Cuando falla el rastreo incremental o el índice está dañado |
Ahora comprende por qué los documentos eliminados permanecen en los resultados de búsqueda. El índice de búsqueda se actualiza según una programación, no en tiempo real. Para acelerar la eliminación, desencadene una reindexación del sitio o ejecute un rastreo completo en entornos locales. Elimine siempre los elementos permanentemente de la Papelera de reciclaje para asegurarse de que el próximo rastreo los quite. Para problemas persistentes, revise el registro de rastreo o póngase en contacto con el Soporte técnico de Microsoft para la limpieza manual del índice.