Los invitados externos en reuniones de Teams a menudo no pueden ser asignados a salas para grupos pequeños, aunque el organizador los haya asignado correctamente. Este problema aparece como una opción atenuada o un mensaje de error que indica que el invitado no puede ser agregado. La causa principal suele ser una política de reunión o una configuración de acceso externo que bloquea la participación de invitados en salas para grupos pequeños. Este artículo explica la configuración exacta de políticas que controla el comportamiento de los invitados y proporciona soluciones paso a paso para el organizador y el administrador de Teams.
Aprenderá a ajustar la política de reunión para usuarios externos, cómo verificar la configuración de acceso externo y cómo confirmar que la cuenta de invitado tiene los permisos necesarios. Las soluciones se aplican tanto al centro de administración de Teams como al cliente de escritorio de Teams. Después de aplicar estos cambios, podrá asignar invitados externos a salas para grupos pequeños en su próxima reunión.
Puntos clave: Solucionar la asignación de salas para grupos pequeños de Teams para invitados externos
- Centro de administración de Teams > Reuniones > Políticas de reunión > Sala para grupos pequeños: Habilite esta política y configúrela en “Los organizadores pueden crear salas para grupos pequeños” para que los invitados externos puedan ser asignados.
- Centro de administración de Teams > Usuarios > Acceso externo: Asegúrese de que el inquilino del invitado no esté bloqueado y que “Los usuarios pueden comunicarse con usuarios de Teams de otras organizaciones” esté habilitado.
- Cliente de escritorio de Teams > Opciones de reunión: Verifique que la reunión esté programada con la opción “Permitir salas para grupos pequeños” activada antes de que comience la reunión.
Por qué Teams no puede asignar un invitado externo a una sala para grupos pequeños
Las salas para grupos pequeños en Teams dependen de la política de reunión asignada al organizador. Cuando invita a un invitado externo, ese invitado no está sujeto a la política del organizador. En su lugar, el invitado sigue la política de su propio inquilino. Si el inquilino del invitado ha deshabilitado las salas para grupos pequeños o restringe la participación externa, la asignación falla silenciosamente o muestra un error.
Otra causa común es la configuración de acceso externo. En Teams, el acceso externo controla si los usuarios de otras organizaciones pueden unirse a sus reuniones y colaborar. Si el acceso externo está configurado en “Bloquear” para ese dominio específico, el invitado no puede ser colocado en una sala para grupos pequeños incluso si la política de reunión es correcta.
Finalmente, la reunión en sí debe crearse con las salas para grupos pequeños habilitadas. Si programa una reunión sin habilitar las salas para grupos pequeños, no puede asignar a nadie, incluidos los usuarios internos. La opción solo aparece después de habilitarla en las opciones de reunión.
Cómo afectan las políticas de reunión a los invitados externos
Las políticas de reunión se asignan por usuario en el centro de administración de Teams. La política denominada “Sala para grupos pequeños” tiene tres configuraciones: Desactivado, Los organizadores pueden crear salas para grupos pequeños, y Los organizadores pueden crear salas para grupos pequeños y preasignar participantes. Para los invitados externos, la política que importa es la asignada al invitado en su inquilino de origen. Si esa política está configurada en Desactivado, el invitado no aparecerá en la lista de asignación de salas para grupos pequeños.
Cómo el acceso externo bloquea la participación de invitados
El acceso externo es una configuración a nivel de inquilino. Puede permitir o bloquear la comunicación con dominios específicos. Si el dominio del invitado está en la lista de bloqueados, el invitado puede unirse a la reunión principal pero no puede ser agregado a salas para grupos pequeños porque el sistema lo trata como un participante restringido. La solución es eliminar el dominio de la lista de bloqueados o permitir la comunicación con todos los dominios externos.
Pasos para diagnosticar y solucionar la asignación de salas para grupos pequeños para invitados externos
Siga estos pasos en orden. Los dos primeros pasos requieren acceso de administrador. El último paso lo realiza el organizador de la reunión.
Paso 1: Verificar la política de reunión del invitado en el inquilino del invitado
- Inicie sesión en el centro de administración de Teams
Vaya a https://admin.teams.microsoft.com e inicie sesión con una cuenta que tenga el rol de Administrador de Teams o Administrador global. - Abra la asignación de políticas del usuario
En la navegación izquierda, seleccione Usuarios > Administrar usuarios. Busque la cuenta de invitado por dirección de correo electrónico. Haga clic en el nombre del usuario para abrir el panel de detalles. - Vea la política de reunión asignada
En el panel de detalles, busque el campo “Política de reunión”. Anote el nombre de la política, como “Global (predeterminada para toda la organización)” o una política personalizada. - Edite la política de reunión
Vaya a Reuniones > Políticas de reunión. Haga clic en el nombre de la política que se asignó al invitado. Desplácese hasta la configuración “Sala para grupos pequeños”. Establézcala en “Los organizadores pueden crear salas para grupos pequeños” o la opción superior que incluye la preasignación. Haga clic en Guardar.
Paso 2: Verificar que el acceso externo esté permitido para el dominio del invitado
- Abra la configuración de acceso externo
En el centro de administración de Teams, vaya a Usuarios > Acceso externo. - Verifique el modo de acceso externo
Asegúrese de que “Los usuarios pueden comunicarse con usuarios de Teams de otras organizaciones” esté establecido en Activado. Si está Desactivado, actívelo y haga clic en Guardar. - Revise la lista de bloqueados
Desplácese hacia abajo hasta la sección “Dominios bloqueados”. Si el dominio del invitado aparece en la lista, elimínelo. Si la lista está vacía, el acceso externo está permitido para todos los dominios.
Paso 3: Habilitar las salas para grupos pequeños en la propia reunión
- Abra la reunión en el calendario de Teams
En el cliente de escritorio de Teams, vaya a Calendario y abra la invitación de reunión que incluye al invitado externo. - Edite las opciones de reunión
Haga clic en el botón “Opciones de reunión” en la parte superior de la invitación. Esto abre una página web en su navegador predeterminado. - Active las salas para grupos pequeños
Busque la configuración “Salas para grupos pequeños” y establézcala en “Los organizadores pueden crear salas para grupos pequeños” o “Los organizadores pueden crear salas para grupos pequeños y preasignar participantes”. Haga clic en Guardar. - Asigne al invitado durante la reunión
Inicie la reunión. En los controles de la reunión, seleccione Salas para grupos pequeños. Haga clic en Asignar participantes y busque al invitado. Seleccione al invitado y haga clic en Asignar.
Paso 4: Pedir al invitado que actualice su cliente
- Haga que el invitado busque actualizaciones
Pida al invitado que haga clic en su foto de perfil en Teams y luego seleccione Buscar actualizaciones. El invitado debe ejecutar la versión más reciente del cliente de escritorio de Teams. - Haga que el invitado cierre sesión y vuelva a iniciarla
Si el invitado aún no puede ser asignado, pídale que cierre sesión en Teams y vuelva a iniciarla. Esto actualiza la caché de políticas.
Si Teams aún no puede asignar al invitado a una sala para grupos pequeños
El invitado aparece en la lista de asignación pero la asignación falla
Esto suele ocurrir cuando la política de reunión del invitado está configurada en Desactivado pero la política del organizador permite salas para grupos pequeños. La política del invitado anula la política del organizador. Pida al administrador del invitado que cambie la política de reunión para esa cuenta de invitado.
No aparece la opción de sala para grupos pequeños en la reunión
Verifique que está usando el cliente de escritorio de Teams, no la versión web. La versión web no admite salas para grupos pequeños para invitados externos. También verifique que la reunión sea una reunión programada, no una reunión de canal o una reunión instantánea.
El invitado no puede unirse a la sala para grupos pequeños después de la asignación
Si el invitado puede ser asignado pero no puede unirse a la sala, el problema probablemente sea de red o del cliente. Pida al invitado que cierre y vuelva a abrir Teams, y luego vuelva a unirse a la reunión. Si el problema persiste, verifique nuevamente la configuración de acceso externo del invitado.
Nuevo cliente de escritorio de Teams vs Teams en la web para salas para grupos pequeños
| Elemento | Cliente de escritorio de Teams | Teams en la web |
|---|---|---|
| Compatibilidad de salas para grupos pequeños con invitados externos | Sí, cuando las políticas están configuradas correctamente | No, los invitados externos no pueden ser asignados a salas para grupos pequeños en el cliente web |
| Acceso a opciones de reunión | Acceso completo, incluida la configuración de salas para grupos pequeños | Limitado, algunas opciones están ocultas |
| Almacenamiento en caché de políticas | Se actualiza después de cerrar y volver a iniciar sesión | Puede no reflejar los cambios de política hasta que se actualice el navegador |
Después de aplicar las soluciones de este artículo, puede asignar invitados externos a salas para grupos pequeños en sus reuniones de Teams. Comience verificando la política de reunión para la cuenta de invitado, luego verifique el acceso externo y, finalmente, habilite las salas para grupos pequeños en las opciones de reunión. Si el problema persiste, pida al administrador del invitado que confirme la política en su inquilino. Para una prueba rápida, cree una nueva reunión con un invitado externo y asígnelo a una sala para grupos pequeños antes de que comience la reunión. Use el cliente de escritorio de Teams para obtener la experiencia más confiable.