Necesita compartir un documento de Word pero quiere controlar exactamente cómo se ve como PDF. La exportación predeterminada en Word a menudo elimina marcadores, comprime imágenes o quita propiedades del documento. Word incluye una función de exportación dedicada que le permite elegir qué elementos incluir en el PDF resultante. Este artículo explica cómo acceder a la configuración personalizada de PDF, configurar opciones como marcadores y calidad de imagen, y guardar un PDF que cumpla con sus requisitos exactos.
Puntos clave: Guardar un documento de Word como PDF con configuración personalizada
- Archivo > Exportar > Crear PDF/XPS > Opciones: Abre el cuadro de diálogo completo de opciones de PDF donde controla marcadores, propiedades, compresión de imágenes e información no imprimible.
- Cuadro de diálogo Opciones > Publicar qué > Documento que muestra el marcado: Incluye cambios controlados y comentarios en el PDF resultante con fines de revisión.
- Cuadro de diálogo Opciones > Texto de mapa de bits cuando las fuentes no se puedan incrustar: Convierte el texto en imágenes para preservar el diseño exacto cuando el destinatario no tiene las fuentes.
Descripción general de las opciones de exportación a PDF de Word
Word proporciona una ruta de exportación a PDF dedicada que va más allá del comando básico Guardar como PDF. Cuando usa Archivo > Exportar > Crear PDF/XPS, puede hacer clic en el botón Opciones para abrir un cuadro de diálogo con varios grupos de configuración. Estas opciones controlan qué partes del documento aparecen en el PDF, cómo se comprimen las imágenes, si se incluyen las propiedades del documento y cómo se manejan las fuentes. La función está disponible en Word para Microsoft 365, Word 2021, Word 2019 y Word 2016 en Windows.
No se requiere software adicional. La exportación utiliza el motor de PDF integrado de Word. Antes de comenzar, asegúrese de que el documento esté completamente guardado como archivo .docx. Los cambios no guardados no aparecerán en el PDF.
Qué controla el cuadro de diálogo Opciones
El cuadro de diálogo Opciones contiene cuatro secciones: Intervalo de páginas, Publicar qué, Incluir información no imprimible y Opciones de PDF. Intervalo de páginas le permite exportar solo las páginas seleccionadas. Publicar qué determina si aparecen cambios controlados, comentarios o campos de formulario. Incluir información no imprimible controla las propiedades del documento y las etiquetas estructurales. Las opciones de PDF cubren marcadores, compresión de imágenes, incrustación de fuentes y cifrado.
Pasos para guardar un documento de Word como PDF con configuración personalizada
Siga estos pasos para configurar y guardar un PDF con su configuración personalizada preferida. El método es el mismo para Word para Microsoft 365, Word 2021, Word 2019 y Word 2016.
- Abrir el panel Exportar
Haga clic en Archivo en la cinta de opciones y luego en Exportar en la columna izquierda. En la pantalla Exportar, haga clic en Crear PDF/XPS. - Nombrar el archivo PDF
En el cuadro de diálogo Publicar como PDF o XPS, elija una ubicación de guardado e introduzca un nombre de archivo. No haga clic en Publicar todavía. - Abrir el cuadro de diálogo Opciones
Haga clic en el botón Opciones en la parte inferior del cuadro de diálogo. Aparece el cuadro de diálogo Opciones con toda la configuración personalizada. - Establecer el intervalo de páginas
En la sección Intervalo de páginas, seleccione Todo para exportar el documento completo. Para exportar páginas específicas, seleccione Página(s) e introduzca los números. Ejemplo: 1-5 exporta las páginas 1 a 5. - Elegir qué publicar
En la sección Publicar qué, seleccione Documento para exportar solo la versión final. Seleccione Documento que muestra el marcado para incluir cambios controlados y comentarios. Seleccione Campos de formulario si el documento contiene campos de formulario rellenables que deben permanecer editables en el PDF. - Incluir o excluir información no imprimible
Marque Propiedades del documento para incrustar el título, autor, asunto y palabras clave del documento en los metadatos del PDF. Marque Etiquetas de estructura del documento para accesibilidad para agregar etiquetas estructurales que los lectores de pantalla puedan interpretar. Marque Opciones de PDF para lo siguiente: Crear marcadores usando encabezados para generar un índice clicable a partir de los estilos de encabezado. Crear marcadores usando marcadores de Word para incluir los marcadores que insertó manualmente. Propiedades del documento repite la misma opción de metadatos de la sección anterior. Marque Opciones de PDF para la compresión de imágenes: Óptima para impresión usa imágenes de 300 DPI adecuadas para impresoras físicas. Óptima para publicación usa mayor calidad pero tamaños de archivo más grandes. Tamaño mínimo usa 96 DPI para visualización en pantalla. Marque Texto de mapa de bits cuando las fuentes no se puedan incrustar para convertir el texto en imágenes cuando una fuente no se pueda incrustar. Esto preserva el diseño exacto pero aumenta el tamaño del archivo. Marque Compatible con ISO 19005-1 (PDF/A) para crear un PDF de archivo que cumpla con el estándar PDF/A para preservación a largo plazo. - Establecer el cifrado si es necesario
Haga clic en la pestaña Seguridad en el cuadro de diálogo Opciones. Introduzca una contraseña para requerir una contraseña para abrir el PDF. Introduzca una segunda contraseña para restringir la impresión o edición. Estas contraseñas son independientes de la protección de documentos de Word. - Publicar el PDF
Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Opciones. En el cuadro de diálogo Publicar como PDF o XPS, haga clic en Publicar. Word genera el PDF con su configuración personalizada y lo abre en su visor de PDF predeterminado.
Método alternativo: Guardar como con opciones
También puede acceder al mismo cuadro de diálogo Opciones a través de Archivo > Guardar como. Seleccione PDF como tipo de archivo y luego haga clic en el botón Opciones antes de guardar. La configuración es idéntica a la del método Exportar.
Errores comunes y limitaciones al guardar PDF
Los marcadores del PDF no aparecen
Los marcadores en el PDF requieren que marque Crear marcadores usando encabezados en el cuadro de diálogo Opciones. Si usó estilos de encabezado como Encabezado 1, Encabezado 2 o Encabezado 3, Word genera marcadores a partir de esos encabezados. Si usó marcadores manuales, marque Crear marcadores usando marcadores de Word en su lugar. Sin ninguna de las dos opciones marcadas, el PDF no contiene marcadores.
El tamaño del archivo PDF es demasiado grande
Los PDF grandes suelen provenir de imágenes de alta resolución. En el cuadro de diálogo Opciones, seleccione Tamaño mínimo en Opciones de PDF para comprimir las imágenes a 96 DPI. Esto reduce significativamente el tamaño del archivo. Para documentos con muchas imágenes incrustadas, desmarque también Texto de mapa de bits cuando las fuentes no se puedan incrustar para evitar convertir todo el texto en imágenes.
Las fuentes se ven mal en otro equipo
Cuando el destinatario no tiene las mismas fuentes instaladas, Word sustituye las fuentes y el diseño puede desplazarse. En el cuadro de diálogo Opciones, asegúrese de que Opciones de PDF > Texto de mapa de bits cuando las fuentes no se puedan incrustar esté marcado. Esto convierte el texto en imágenes para las fuentes que no se pueden incrustar. Como alternativa, marque Compatible con ISO 19005-1 (PDF/A), que fuerza la incrustación de fuentes automáticamente.
Aparecen cambios controlados en el PDF final
Si ve cambios controlados o comentarios en el PDF, seleccionó Documento que muestra el marcado en la sección Publicar qué. Para exportar solo la versión final sin marcado, seleccione Documento en su lugar. Acepte o rechace todos los cambios en el documento antes de exportar para evitar confusiones.
El PDF se abre en Word en lugar de un lector de PDF
De forma predeterminada, Word puede establecerse como el programa predeterminado para archivos PDF. Para cambiar esto, haga clic con el botón derecho en cualquier archivo PDF en el Explorador de archivos, seleccione Abrir con > Elegir otra aplicación, seleccione su lector de PDF preferido, como Adobe Acrobat o Microsoft Edge, y marque Usar siempre esta aplicación para abrir archivos .pdf.
Exportar de Word vs Guardar como Adobe PDF: Comparación de funciones
| Elemento | Exportar de Word (integrado) | Guardar como Adobe PDF (complemento de Acrobat) |
|---|---|---|
| Disponibilidad | Todas las versiones de Word para Windows | Requiere Adobe Acrobat instalado |
| Marcadores a partir de encabezados | Sí, mediante el cuadro de diálogo Opciones | Sí, automático |
| Control de compresión de imágenes | Tres preajustes (Óptima, Publicación, Mínimo) | Configuración personalizada de DPI y compresión |
| Cumplimiento de PDF/A | Solo ISO 19005-1 | Múltiples versiones de PDF/A |
| Seguridad con contraseña | Contraseñas de apertura y permisos | Contraseñas de apertura y permisos más cifrado con certificado |
| Costo | Gratis (incluido con Word) | Requiere Acrobat Standard o Pro de pago |
La exportación integrada de Word cubre la mayoría de las necesidades de los usuarios empresariales. El complemento de Adobe ofrece un control más preciso sobre la resolución de imágenes, múltiples estándares PDF/A y cifrado basado en certificados. Elija la exportación integrada para la creación rutinaria de PDF y el complemento de Acrobat cuando necesite cumplimiento estricto o seguridad avanzada.
Ahora puede guardar un documento de Word como PDF con marcadores, calidad de imagen controlada, metadatos y configuración de seguridad. Use el cuadro de diálogo Opciones antes de publicar para configurar cada ajuste. Para documentos que deben mantener un diseño exacto en cualquier sistema, habilite Texto de mapa de bits cuando las fuentes no se puedan incrustar o use el cumplimiento de PDF/A. Para exportaciones recurrentes, cree un botón en la barra de herramientas de acceso rápido para el cuadro de diálogo Opciones y ahorre tiempo.