Cuando imprime un documento que contiene control de cambios o comentarios, Word incluye esos elementos de marcado de forma predeterminada. Esto genera impresiones desordenadas con texto insertado subrayado en rojo, texto eliminado mostrado con tachado y globos de comentarios que saturan los márgenes de la página. La causa es la configuración de impresión predeterminada de Word, que imprime el documento con el marcado visible. Este artículo explica cómo cambiar la configuración de impresión para que Word imprima el documento como si todos los cambios se hubieran aceptado y todos los comentarios se hubieran eliminado, sin modificar permanentemente el documento en sí.
Puntos clave: Imprimir una copia limpia de un documento con control de cambios
- File > Print > Print All Pages > Print Markup (desmarcar): Indica a Word que ignore todos los cambios controlados y comentarios durante la impresión.
- Review > Tracking > Show Markup (desmarcar todo): Oculta todo el marcado en pantalla antes de imprimir como método alternativo.
- File > Options > Display > Printing options > Print hidden text (desmarcar): Evita que el texto oculto utilizado por el control de cambios aparezca en la impresión.
Cómo maneja Word el control de cambios y los comentarios durante la impresión
Word almacena los cambios controlados y los comentarios como capas de metadatos separadas sobre el contenido del documento. Cuando imprime con el marcado visible, Word representa el documento mostrando inserciones, eliminaciones, cambios de formato y globos de comentarios. Esto se controla mediante una única opción en el cuadro de diálogo Imprimir llamada Print Markup. De forma predeterminada, esta opción está activada, lo que significa que cada impresión incluye todo el marcado.
La configuración Print Markup no modifica el documento. Solo indica a Word que ignore la capa de marcado durante el trabajo de impresión. El documento conserva todos los cambios controlados y comentarios. Puede volver a activar Print Markup más adelante para imprimir con el marcado nuevamente.
Existen dos métodos adicionales que logran el mismo resultado pero funcionan de manera diferente. El primero es ocultar todo el marcado en pantalla antes de imprimir. El segundo es aceptar todos los cambios y eliminar todos los comentarios de forma permanente. El primer método es temporal y reversible. El segundo método modifica el documento de forma permanente, por lo que solo debe usarse en una copia del archivo.
Imprimir sin marcado usando el cuadro de diálogo Imprimir
Este es el método más rápido y seguro. Funciona en Word 2016, Word 2019, Word 2021 y Word para Microsoft 365 en Windows. También funciona en Word para Mac con diferencias menores en el diseño del cuadro de diálogo.
- Abra el documento en Word
Asegúrese de que el documento contenga cambios controlados o comentarios. Si el documento no tiene marcado, esta configuración no tiene efecto. - Presione Ctrl+P para abrir el cuadro de diálogo Imprimir
También puede ir a File > Print. El cuadro de diálogo Imprimir muestra una vista previa del documento y una lista de configuraciones a la izquierda. - Haga clic en el botón Print All Pages en Settings
Este botón muestra el rango de páginas actual. Aparece un menú desplegable con opciones de impresión. - Desmarque Print Markup en la parte inferior de la lista desplegable
Print Markup es el último elemento de la lista. Cuando se desmarca, la vista previa de impresión se actualiza inmediatamente. La vista previa ahora muestra el documento sin cambios controlados ni globos de comentarios. - Haga clic en Print en la parte superior del cuadro de diálogo
Word imprime el documento como una copia limpia. Todos los cambios controlados y comentarios se suprimen solo durante la impresión.
Imprimir sin marcado ocultando el marcado en pantalla
Si prefiere ver el documento sin marcado antes de imprimir, puede ocultar todo el marcado en pantalla. Este método también evita que el marcado aparezca en la impresión porque Word imprime lo que ve en pantalla.
- Vaya a la pestaña Review
La pestaña Review está en la cinta de opciones en la parte superior de la ventana de Word. - En el grupo Tracking, haga clic en el botón Show Markup
Aparece una lista desplegable con opciones: Comments, Insertions and Deletions, Formatting, Markup Area Highlight, Balloons y Specific People. - Desmarque todos los elementos de la lista Show Markup
Cuando todos los elementos están desmarcados, Word oculta todos los cambios controlados y comentarios en pantalla. El documento se ve como una versión final limpia. - Presione Ctrl+P para abrir el cuadro de diálogo Imprimir
Verifique que la vista previa de impresión muestre el documento sin marcado. Si aún muestra marcado, compruebe que Print Markup también esté desmarcado en el cuadro de diálogo Imprimir. - Haga clic en Print
Word imprime la versión limpia. Después de imprimir, puede volver a activar los elementos de Show Markup para ver los cambios controlados nuevamente.
Imprimir sin marcado aceptando cambios y eliminando comentarios
Use este método solo cuando desee eliminar permanentemente todos los cambios controlados y comentarios del documento. Este método modifica el documento en sí. Trabaje siempre en una copia del archivo original.
- Guarde una copia del documento
Presione F12 para abrir el cuadro de diálogo Save As. Guarde una copia con un nombre nuevo, como “Final Version.docx”. Cierre el documento original. - Vaya a la pestaña Review
La pestaña Review contiene los comandos Accept y Delete. - En el grupo Changes, haga clic en la flecha debajo de Accept
Aparece una lista desplegable. Seleccione Accept All Changes. Word aplica todos los cambios controlados al contenido del documento. - En el grupo Comments, haga clic en la flecha debajo de Delete
Aparece una lista desplegable. Seleccione Delete All Comments in Document. Word elimina todos los globos de comentarios. - Presione Ctrl+P e imprima el documento
El documento ahora no contiene marcado, por lo que la impresión es limpia. No puede recuperar los cambios controlados originales de esta copia.
Si la impresión aún muestra marcado
Word imprime con marcado incluso después de desmarcar Print Markup
Esto puede ocurrir si el documento usa marcado heredado de una versión anterior de Word. Vaya a File > Options > Display. En Printing options, desmarque Print hidden text. El texto oculto lo utiliza el control de cambios para almacenar contenido eliminado. También desmarque Print document properties si está habilitado. Haga clic en OK e intente imprimir de nuevo.
La versión final muestra marcado en la vista previa de impresión pero no en el documento
Algunos documentos contienen cambios de varios autores que no son visibles en pantalla pero que aún se almacenan en el documento. Abra la pestaña Review y haga clic en el botón Show Markup. Asegúrese de que todos los elementos estén desmarcados. Luego compruebe que la lista desplegable Display for Review en el grupo Tracking esté configurada en No Markup o Final. Si está configurada en All Markup u Original, los cambios pueden aparecer en la impresión.
Los comentarios aparecen en la impresión aunque el control de cambios esté oculto
Los comentarios son independientes de las inserciones y eliminaciones controladas. En el cuadro de diálogo Imprimir, debe desmarcar Print Markup para suprimir los comentarios. Ocultar los comentarios en pantalla mediante Show Markup también funciona. Si los comentarios aún aparecen, vaya a File > Options > Display y desmarque Show comments in balloons when printing.
| Elemento | Print Markup desmarcado | Show Markup desmarcado |
|---|---|---|
| Alcance | Se aplica solo a la impresión | Se aplica a la visualización en pantalla y a la impresión |
| Reversibilidad | Totalmente reversible | Totalmente reversible |
| Efecto en el documento | Ninguno | Ninguno |
| Pasos necesarios | Una casilla de verificación en el cuadro de diálogo Imprimir | Varias casillas de verificación en la pestaña Review |
| Ideal para | Impresión rápida única | Revisar en pantalla antes de imprimir |
Ahora puede imprimir cualquier documento de Word sin que aparezcan cambios controlados ni comentarios en la página. Use la opción Print Markup para una impresión rápida única. Use el método Show Markup cuando desee revisar la versión limpia en pantalla primero. Para obtener una copia limpia permanente, acepte todos los cambios y elimine todos los comentarios en un archivo duplicado. Como sugerencia avanzada, cree una macro que desactive Print Markup y luego abra el cuadro de diálogo Imprimir, ahorrando dos clics cada vez que imprima un documento revisado.