Imprimir cada documento de Word uno por uno consume tiempo cuando tiene una pila de archivos para enviar a la impresora. Puede tener un lote de contratos, facturas o informes que necesitan una copia en papel. Windows y Word ofrecen herramientas integradas que le permiten seleccionar varios documentos y enviarlos a la impresora en una sola acción. Este artículo explica tres métodos confiables para imprimir varios documentos de Word a la vez sin abrir cada archivo individualmente.
Puntos clave: impresión por lotes sin abrir cada archivo
- Clic derecho > Imprimir en el Explorador de archivos: Seleccione varios archivos .docx, haga clic derecho y elija Imprimir para enviarlos todos a la impresora predeterminada.
- Arrastrar y soltar sobre el icono de Word: Arrastre un grupo de documentos sobre el acceso directo de Word o el icono de la barra de tareas en ejecución para abrirlos en instancias separadas, luego imprima desde cada una.
- Comando Imprimir de Windows mediante Enviar a: Use el menú Enviar a o el comando Imprimir integrado en la cinta del Explorador de archivos para imprimir por lotes sin abrir Word.
Cómo funciona la impresión por lotes en Windows y Word
El Explorador de archivos de Windows tiene un comando Imprimir integrado que funciona con cualquier tipo de archivo registrado, incluidos los documentos de Word. Cuando selecciona varios archivos .docx y elige Imprimir, Windows abre cada archivo temporalmente en Word, lo envía a la impresora y luego cierra Word. Este proceso ocurre en segundo plano y no requiere que abra o guarde manualmente ningún archivo.
La impresora utilizada es su impresora predeterminada según lo configurado en Configuración de Windows. Cada documento se imprime con su propia configuración de página, incluida la orientación, los márgenes y el tamaño del papel. Si un documento usa un tamaño de papel diferente al que admite la impresora predeterminada, el controlador de la impresora puede escalar la salida o mostrar una advertencia de discrepancia.
No se necesita ningún complemento especial ni software de terceros. La función funciona en Windows 10 y Windows 11 con Word 2013, Word 2016, Word 2019, Word 2021 y las versiones de Microsoft 365 de Word.
Método 1: Imprimir desde el Explorador de archivos con clic derecho
Este es el método más rápido. No necesita abrir Word en absoluto.
- Abra el Explorador de archivos y navegue hasta sus documentos
Presione Windows + E para abrir el Explorador de archivos. Vaya a la carpeta que contiene los documentos de Word que desea imprimir. - Seleccione los documentos
Mantenga presionada la tecla Ctrl y haga clic en cada documento que desea imprimir. Para seleccionar un rango continuo, haga clic en el primer documento, mantenga presionada la tecla Shift y haga clic en el último documento. Los archivos seleccionados se resaltarán. - Haga clic derecho en cualquier archivo resaltado
Aparece un menú contextual. Mueva el cursor sobre la opción Imprimir. Puede estar cerca de la parte superior del menú, encima de Abrir. - Haga clic en Imprimir
Windows abre cada documento en Word en segundo plano, lo envía a su impresora predeterminada y luego cierra Word. Verá el icono de Word aparecer brevemente en la barra de tareas para cada archivo. Se crea un trabajo de impresión para cada documento en la cola de impresión de Windows.
Los documentos se imprimen en el orden en que aparecen en el Explorador de archivos, no en el orden en que los seleccionó. Si necesita un orden de impresión específico, ordene los archivos por Nombre, Fecha de modificación u otra columna antes de seleccionarlos.
Método 2: Arrastrar y soltar sobre el icono de Word
Este método abre todos los documentos seleccionados en ventanas de Word separadas, lo que le da la oportunidad de revisar cada uno antes de imprimir.
- Localice el acceso directo de Word en la barra de tareas o el escritorio
Asegúrese de que Word no esté ya en ejecución. Si está en ejecución, aún puede usar este método, pero los documentos se abrirán en nuevas ventanas en lugar de combinarse en una sola instancia. - Seleccione los documentos en el Explorador de archivos
Use Ctrl+clic o Shift+clic para seleccionar los archivos .docx que desea imprimir. - Arrastre los archivos seleccionados sobre el icono de Word
Haga clic y mantenga presionado uno de los archivos seleccionados, arrástrelo sobre el icono de Word y suelte el botón del mouse. Word abre cada documento en una ventana separada. - Imprima desde cada ventana
En cada ventana de Word, presione Ctrl + P para abrir el cuadro de diálogo Imprimir. Elija su impresora y configuración, luego haga clic en Imprimir. Cierre cada ventana después de imprimir.
Este método es más lento que la impresión con clic derecho porque debe interactuar con cada documento. Es útil cuando necesita cambiar la configuración de impresión por documento o verificar el contenido antes de imprimir.
Método 3: Use el comando Imprimir de Windows en la cinta de opciones
El Explorador de archivos tiene un botón Imprimir en la interfaz de la cinta que funciona de manera idéntica al método de clic derecho.
- Abra el Explorador de archivos y seleccione sus documentos
Navegue hasta la carpeta y use Ctrl+clic o Shift+clic para seleccionar los archivos. - Haga clic en la pestaña Compartir de la cinta
En la parte superior del Explorador de archivos, haga clic en la pestaña Compartir para mostrar las opciones de compartir e imprimir. - Haga clic en el botón Imprimir
El botón Imprimir se encuentra en el grupo Enviar. Al hacer clic, envía todos los documentos seleccionados a la impresora predeterminada usando el mismo proceso en segundo plano que Imprimir con clic derecho.
Alternativamente, puede hacer clic derecho en los archivos seleccionados y elegir Enviar a > Imprimir. Esta opción está disponible en el menú contextual clásico en Windows 11 y en todas las versiones de Windows 10.
Si la opción Imprimir falta o no funciona
La opción Imprimir no aparece en el menú de clic derecho
Esto sucede cuando el tipo de archivo .docx ya no está asociado con Word. Para solucionarlo, haga clic derecho en un archivo .docx, elija Abrir con y seleccione Word. Marque la casilla que dice Usar siempre esta aplicación para abrir archivos .docx. La opción Imprimir vuelve después de que se restaura la asociación.
Los documentos se imprimen en orden aleatorio
El comando Imprimir envía los archivos a la impresora en el orden en que aparecen en el Explorador de archivos, no en el orden en que los seleccionó. Ordene la carpeta por Nombre o Fecha de modificación antes de seleccionar los archivos para controlar la secuencia de impresión.
Word se abre y permanece abierto después de imprimir
Si Word permanece en ejecución después de que finaliza la impresión por lotes, un proceso en segundo plano puede estar bloqueado. Presione Ctrl + Shift + Esc para abrir el Administrador de tareas, busque Microsoft Word en la lista de Procesos, haga clic derecho y elija Finalizar tarea. Esto no afecta los trabajos de impresión ya enviados.
Solo se imprime un documento
Esto ocurre si seleccionó accidentalmente solo un archivo. Verifique el recuento de selección en el Explorador de archivos. Otra causa es un documento dañado que detiene el proceso por lotes. Intente imprimir ese documento solo para ver si causa un error.
Imprimir con clic derecho en el Explorador de archivos vs. arrastrar y soltar en Word
| Elemento | Imprimir con clic derecho | Arrastrar y soltar en Word |
|---|---|---|
| Esfuerzo de configuración | Ninguno | Ninguno |
| Tiempo por documento | Lote instantáneo | Requiere impresión manual para cada uno |
| Revisar antes de imprimir | No | Sí |
| Cambiar la configuración de impresión por archivo | No | Sí |
| Selección de impresora | Solo impresora predeterminada | Cualquier impresora en cada cuadro de diálogo |
| Rango de páginas | Todas las páginas | Puede especificar el rango por archivo |
| Control del orden de impresión | Ordenar la carpeta antes de seleccionar | Imprimir ventanas en cualquier orden |
Use Imprimir con clic derecho cuando necesite velocidad y todos los documentos usen la misma impresora y configuración. Use arrastrar y soltar cuando necesite verificar el contenido o aplicar diferentes configuraciones de impresión a cada documento.
Consejos adicionales para la impresión por lotes
Puede combinar archivos PDF con documentos de Word en la misma selección. Windows trata los PDF de la misma manera: abre cada uno en su aplicación predeterminada y lo envía a la impresora. Sin embargo, la calidad de impresión y la configuración dependen de la aplicación lectora de PDF, no de Word.
Para cambiar la impresora predeterminada antes de la impresión por lotes, abra Configuración de Windows, vaya a Bluetooth y dispositivos > Impresoras y escáneres, y haga clic en Establecer como predeterminada para la impresora que desea usar.
Si imprime regularmente el mismo conjunto de documentos, considere crear un archivo por lotes que use el comando Imprimir de Windows. Abra el Bloc de notas, escriba print /D:"printer name" "file1.docx" "file2.docx" para cada archivo, guárdelo como un archivo .bat y ejecútelo cuando sea necesario. Este método avanzado requiere conocer el nombre exacto de la impresora y las rutas de los archivos.
Ahora puede imprimir varios documentos de Word en una sola acción usando el menú de clic derecho del Explorador de archivos, el botón Imprimir de la cinta o arrastrando archivos sobre el icono de Word. Para la impresión masiva rutinaria, quédese con el método de clic derecho porque es el más rápido. Si necesita revisar cada documento antes de imprimir, use el método de arrastrar y soltar. Como consejo avanzado, mantenga presionada la tecla Ctrl mientras hace clic en cada archivo para seleccionar documentos no adyacentes, luego haga clic derecho y elija Imprimir para un lote verdaderamente mixto.