Desea que cada documento nuevo basado en una plantilla ya muestre su nombre, cargo, empresa, correo electrónico u otros datos del autor sin tener que escribirlos cada vez. Word almacena esta información en propiedades de documento integradas, que puede insertar como campos que se actualizan automáticamente. Este artículo explica cómo crear una plantilla que extraiga la información del autor de su cuenta de Office o de propiedades de documento personalizadas que usted defina.
Mediante el uso de Quick Parts y campos, puede configurar un archivo .dotx que complete los datos del autor en el momento en que crea un documento nuevo. Aprenderá a editar su nombre de usuario de Office, insertar los campos Author, Company y otras propiedades, y guardar el archivo como una plantilla reutilizable. El método funciona en Word 2019, Word 2021 y Microsoft 365 en Windows 10 y Windows 11.
Puntos clave: Creación de una plantilla que rellena previamente los datos del autor
- File > Options > General > Personalize your copy of Microsoft Office > User name: Establece el nombre que Word inserta en el campo Author de forma predeterminada.
- Insert > Quick Parts > Field > Author: Inserta un campo que muestra el nombre de usuario actual de su cuenta de Office.
- Insert > Quick Parts > Document Property > Company: Agrega un control de contenido que extrae el nombre de la empresa de las propiedades del documento.
- File > Save As > Word Template (.dotx): Guarda el archivo como plantilla para que cada documento nuevo herede los campos y el formato.
Cómo Word almacena y recupera la información del autor
Word mantiene un conjunto de propiedades de documento integradas como Author, Company, Manager y Title. Estas propiedades se almacenan en dos lugares: el perfil de usuario global de Office y el documento individual. Cuando inserta un campo Author, Word primero comprueba el valor de la propiedad del propio documento. Si ese valor está vacío, recurre al nombre de usuario establecido en File > Options > General.
La clave para la información automática del autor en una plantilla es insertar campos de propiedades de documento o campos personalizados que extraigan datos de la cuenta de Office. Como la plantilla en sí no almacena un valor fijo, cada documento nuevo creado a partir de ella mostrará la información del usuario actual. También puede agregar propiedades personalizadas como Department o Email creándolas en el cuadro de diálogo Advanced Properties.
Lo que necesita antes de comenzar
Asegúrese de que su nombre de usuario de Office sea correcto. Este nombre aparece en el campo Author de forma predeterminada. Si trabaja en una empresa que usa Microsoft 365, su nombre de usuario de Office normalmente se sincroniza desde su cuenta de trabajo. Para uso personal, puede configurarlo manualmente.
Pasos para crear una plantilla que rellene automáticamente la información del autor
Siga estos pasos para crear una plantilla .dotx que complete automáticamente los datos del autor al iniciar un documento nuevo.
- Establezca su nombre de usuario de Office
Abra Word y vaya a File > Options > General. En Personalize your copy of Microsoft Office, escriba su nombre completo en el cuadro User name. Establezca las iniciales si es necesario. Desactive la casilla Always use these values regardless of sign in to Office si desea que el nombre coincida con su cuenta de Microsoft 365. Haga clic en OK. Este nombre será el valor predeterminado de Author para todos los documentos nuevos. - Abra un documento en blanco nuevo
Presione Ctrl + N para crear un documento en blanco nuevo. Esta será la base de su plantilla. No comience desde un documento existente que ya tenga la información del autor completada, porque ese valor anularía el campo. - Inserte el campo Author
Haga clic donde desee que aparezca el nombre del autor, como el encabezado o una portada. Vaya a Insert > Quick Parts > Field. En el cuadro de diálogo Field, seleccione Author en la lista Field names. Deje las propiedades del campo vacías y haga clic en OK. Word inserta un campo que muestra el nombre de usuario de su cuenta de Office. - Inserte campos de propiedades de documento adicionales
Para el nombre de la empresa, vaya a Insert > Quick Parts > Document Property > Company. Para otras propiedades como Manager o Title, use Insert > Quick Parts > Field y seleccione el nombre de campo correspondiente. Cada campo mostrará el valor de las propiedades del documento. Si la propiedad está vacía, el campo no muestra nada. - Agregue propiedades personalizadas si es necesario
Para incluir información personalizada como Department o Email, vaya a File > Info > Properties > Advanced Properties. Haga clic en la pestaña Custom. Escriba un nombre como Department, establezca Type en Text, introduzca un valor predeterminado y haga clic en Add. Luego, en el documento, vaya a Insert > Quick Parts > Field. En Field names, elija DocProperty. En la lista Property, seleccione Department y haga clic en OK. - Diseñe el resto de la plantilla
Agregue cualquier texto estático, logotipos, encabezados, pies de página, estilos o formato que deba aparecer en cada documento. Los campos del autor se actualizarán automáticamente cuando alguien cree un documento nuevo a partir de esta plantilla. - Guarde el archivo como plantilla de Word
Presione F12 para abrir Save As. En la lista desplegable Save as type, seleccione Word Template (.dotx). Word cambia automáticamente la carpeta a la carpeta Custom Office Templates. Asigne al archivo un nombre como CompanyLetter.dotx y haga clic en Save. - Pruebe la plantilla
Cierre la plantilla. Vaya a File > New > Personal. Haga clic en su plantilla. Se abre un documento nuevo con los campos del autor completados con su nombre de usuario de Office actual y otros valores de propiedades. Si comparte esta plantilla con un colega, los campos mostrarán su nombre en su lugar.
Problemas y errores comunes al rellenar automáticamente la información del autor
El campo Author muestra el nombre incorrecto
Si el campo Author muestra un nombre diferente al del usuario actual, es probable que el documento tenga una propiedad Author codificada de forma fija. Vaya a File > Info y compruebe la propiedad Author en Related People. Si muestra un nombre, haga clic con el botón derecho en él y elija Remove Person. Entonces el campo usará el nombre de usuario de Office.
El campo Company está en blanco aunque la cuenta de Office tenga una empresa
El campo Company extrae el valor de la propiedad Company integrada del documento, no de la cuenta de Office. Debe establecer manualmente la propiedad Company en la plantilla. Vaya a File > Info > Properties > Advanced Properties > pestaña Summary y escriba el nombre de la empresa. Guarde la plantilla de nuevo. Los documentos nuevos heredarán ese valor.
Los campos no se actualizan al abrir un documento desde la plantilla
Los campos se actualizan solo cuando Word abre el documento o cuando presiona F9. Si los campos muestran datos antiguos, seleccione todo el documento con Ctrl + A y presione F9 para actualizar todos los campos. En la propia plantilla, también puede habilitar la actualización automática de campos: vaya a File > Options > Advanced > Show document content y establezca Field shading en Always.
Las propiedades personalizadas desaparecen después de guardar como .dotx
Las propiedades personalizadas definidas en el cuadro de diálogo Advanced Properties se almacenan en la plantilla. Cuando crea un documento nuevo, las propiedades personalizadas se transfieren. Si desaparecen, compruebe que agregó la propiedad al archivo de plantilla, no a un documento basado en la plantilla. Vuelva a abrir el archivo .dotx y verifique que la propiedad existe en File > Info > Properties > Advanced Properties.
Comparación entre campos de plantilla de Word y entrada de texto manual
| Elemento | Plantilla basada en campos | Entrada de texto manual |
|---|---|---|
| Tiempo de configuración | 10 minutos una vez | 30 segundos por documento |
| Exactitud | Siempre extrae el nombre del usuario actual | Propensa a errores tipográficos e información desactualizada |
| Compatibilidad con varios usuarios | Cada usuario ve su propio nombre | Requiere edición manual por usuario |
| Propiedades personalizadas | Admite campos personalizados ilimitados | Debe volver a escribirse cada vez |
| Método de actualización | Automático al abrir el documento | Reescritura manual |
Después de guardar la plantilla, cada documento nuevo basado en ella mostrará la información correcta del autor sin necesidad de escribir nada más. Para ampliar aún más su plantilla, agregue otros campos integrados como Created Date o Last Saved By. Para una automatización avanzada, explore el campo DocProperty para extraer metadatos personalizados de las propiedades del documento. Recuerde actualizar el propio archivo de plantilla si cambia el nombre de su empresa o agrega nuevos campos personalizados: los cambios realizados en documentos basados en la plantilla no afectan al archivo .dotx original.