Necesita proteger la información confidencial de sus correos electrónicos para que no se reenvíe o imprima. Las etiquetas de confidencialidad de Outlook aplican marcas visuales y aplican configuraciones de protección a los mensajes. Este artículo explica la diferencia entre las etiquetas Confidencial y Privado y proporciona pasos para aplicarlas.
Puntos clave: Aplicar etiquetas de confidencialidad en Outlook
- Botón Confidencialidad en la cinta de opciones: Aplique etiquetas como Confidencial o Privado directamente desde la ventana de redacción del mensaje.
- Archivo > Información > Proteger mensaje: Acceda a las mismas opciones de etiquetado desde la vista Backstage antes de enviar.
- Permiso No reenviar: Una protección común asociada a la etiqueta Confidencial que impide que los destinatarios reenvíen, copien o impriman.
Qué hacen las etiquetas de confidencialidad de Outlook
Las etiquetas de confidencialidad forman parte de Microsoft Purview Information Protection. Clasifican y protegen los correos electrónicos según su contenido. Los administradores definen etiquetas como Confidencial y Privado en el centro de administración de Microsoft 365.
Estas etiquetas realizan dos acciones principales. Primero, agregan un encabezado o pie de página visual al correo electrónico. Segundo, pueden aplicar configuraciones de protección como cifrado y restricciones de uso. Las etiquetas se almacenan en los metadatos del mensaje y viajan con el correo electrónico.
Requisitos previos para usar etiquetas
Su organización debe tener un plan de Microsoft 365 que incluya etiquetado de confidencialidad. Los planes comunes son Microsoft 365 E3 o E5. Un administrador debe publicar las etiquetas en su cuenta de usuario o grupo. Debe usar la aplicación de escritorio de Outlook para Windows o la aplicación web de Outlook. La aplicación móvil admite la visualización de correos electrónicos etiquetados, pero es posible que no admita la aplicación de todas las etiquetas.
Pasos para aplicar una etiqueta de confidencialidad
El método principal es desde la ventana de redacción del mensaje. Asegúrese de estar conectado a su cuenta de Microsoft 365.
- Redacte un nuevo correo electrónico
Haga clic en Nuevo correo electrónico en Outlook. Dirija el correo electrónico y escriba su mensaje como de costumbre. - Localice el botón Confidencialidad
En la pestaña Mensaje de la cinta de opciones, busque el botón Confidencialidad. Está en el grupo Etiquetas, a menudo junto a los botones Prioridad y Marcar para seguimiento. El icono se asemeja a una etiqueta. - Seleccione su etiqueta
Haga clic en el botón Confidencialidad. Un menú desplegable muestra las etiquetas disponibles como Confidencial, Privado, General y Público. Haga clic en la etiqueta que desea aplicar. - Verifique que la etiqueta se haya aplicado
Aparece un indicador visual debajo de la cinta de opciones, como Confidencial. Envíe su correo electrónico. La etiqueta y su protección se adjuntarán.
Método alternativo a través del menú Archivo
También puede aplicar etiquetas desde la vista Backstage.
- Vaya a Archivo > Información
Mientras redacta su correo electrónico, haga clic en la pestaña Archivo en la esquina superior izquierda. Seleccione Información en el panel izquierdo. - Haga clic en Proteger mensaje
En la pantalla Información, haga clic en el botón Proteger mensaje. Seleccione Confidencialidad en el submenú. - Elija la etiqueta
Seleccione la etiqueta deseada de la lista, como Confidencial. Vuelva al mensaje y envíelo.
Errores comunes y limitaciones
Las opciones de etiqueta están atenuadas o faltan
Si falta el botón Confidencialidad, es posible que su cuenta no tenga etiquetas publicadas. Comuníquese con su administrador de TI. Si usa una cuenta POP o IMAP, las etiquetas de confidencialidad no son compatibles. Necesita una cuenta de trabajo o escuela de Microsoft 365.
Los destinatarios no pueden abrir un correo electrónico etiquetado
Las etiquetas con cifrado requieren que los destinatarios se autentiquen. Es posible que necesiten iniciar sesión con su cuenta de Microsoft 365 o usar una contraseña de un solo uso. Los usuarios externos pueden recibir instrucciones por correo electrónico para acceder al contenido.
La etiqueta no aparece en el correo electrónico enviado
La marca visual puede estar configurada solo como pie de página. Revise la parte inferior del correo electrónico recibido. Es posible que algunos clientes de correo electrónico no muestren la marca correctamente. Las configuraciones de protección se siguen aplicando independientemente de la indicación visual.
Comparación de etiquetas Confidencial vs Privado
| Elemento | Confidencial | Privado |
|---|---|---|
| Caso de uso típico | Datos comerciales como informes financieros o planes estratégicos | Comunicaciones internas no destinadas a compartirse externamente |
| Protección común | Cifrado con permisos de No reenviar | Solo marca visual, a menudo sin cifrado |
| Acción del usuario permitida | Ver y responder, pero no reenviar, copiar o imprimir | Todas las acciones generalmente permitidas |
| Marca visual | Encabezado o pie de página que indica CONFIDENCIAL | Encabezado o pie de página que indica PRIVADO |
| Experiencia del destinatario | Puede requerir inicio de sesión para leer | Se abre como un correo electrónico normal |
Ahora puede aplicar etiquetas de confidencialidad para controlar cómo se utilizan sus correos electrónicos. Intente etiquetar un correo electrónico de prueba para usted mismo para ver el resultado. Para un control avanzado, pregunte a su administrador sobre etiquetas personalizadas que aplican cifrado automático según palabras clave del contenido.