Necesita recopilar comentarios rápidos de un equipo o grupo por correo electrónico. Outlook incluye una función integrada para crear encuestas sencillas directamente en un mensaje. Este artículo explica cómo usar los botones de votación para enviar una encuesta y realizar un seguimiento de las respuestas recibidas.
Puntos clave: Crear una encuesta con botones de votación de Outlook
- Opciones > Usar botones de votación: Agrega un conjunto de botones de respuesta predefinidos o personalizados a un nuevo mensaje de correo electrónico.
- Seguimiento > Ver estado de seguimiento: Muestra un resumen de todas las respuestas en una sola ventana después de que los destinatarios voten.
- Archivo > Propiedades > Opciones de votación y seguimiento: Habilita la función y solicita acuses de recibo de entrega para el correo de la encuesta.
Cómo funcionan los botones de votación de Outlook
Los botones de votación son una función de Microsoft 365 y Exchange Server. Cuando los agrega a un correo electrónico, los destinatarios ven una barra especial encima del mensaje con opciones en las que se puede hacer clic, como Aprobar;Rechazar. Al hacer clic en un botón, se le envía una respuesta con formato predefinido. Outlook luego contabiliza automáticamente estas respuestas. Necesita una cuenta de Exchange o Microsoft 365 para que esta función funcione. El remitente y todos los destinatarios deben usar Outlook o un cliente de correo electrónico que admita esta función.
Requisitos previos para usar botones de votación
Su cuenta de correo electrónico debe estar conectada a Microsoft Exchange Server o Microsoft 365. La función no está disponible para cuentas POP3 o IMAP. Todos los participantes deben usar Outlook para escritorio, Outlook en la web o un cliente móvil compatible para garantizar que la interfaz de votación aparezca correctamente. Debe crear un nuevo mensaje de correo electrónico; no puede agregar botones de votación a un correo electrónico existente que ya esté en su carpeta Elementos enviados.
Pasos para agregar botones de votación a un correo electrónico
Siga estos pasos para crear y enviar un correo electrónico con una encuesta de votación.
- Redacte un nuevo correo electrónico
Abra Outlook y seleccione Nuevo correo electrónico. Dirija el correo electrónico a sus destinatarios y escriba el cuerpo del mensaje que explique la pregunta de la encuesta. - Acceda a las opciones de votación
Vaya a la pestaña Opciones en la cinta de opciones del mensaje. En el grupo Seguimiento, haga clic en el menú desplegable Usar botones de votación. - Seleccione o cree etiquetas de botón
Elija un conjunto predefinido como Aprobar;Rechazar o Sí;No. Para crear una encuesta personalizada, seleccione Personalizado. En el cuadro de diálogo, escriba los nombres de los botones que desee separados por punto y coma, por ejemplo, Opción A;Opción B;Opción C. Haga clic en Aceptar. - Habilite el seguimiento y envíe
Asegúrese de que las casillas Solicitar un acuse de recibo de entrega y Solicitar un acuse de recibo de lectura estén marcadas si desea confirmación. Haga clic en Enviar. Los botones de votación ahora aparecerán en el encabezado del correo electrónico del destinatario.
Seguimiento y visualización de las respuestas de votación
Verifique las respuestas en el mensaje enviado original
Abra el correo electrónico enviado desde su carpeta Elementos enviados. En la pestaña Mensaje, haga clic en Seguimiento en el grupo Mostrar. Se abrirá un panel que muestra el nombre de cada destinatario y su voto seleccionado.
Vea todas las respuestas en un resumen
Mientras visualiza el estado de seguimiento, puede ver un recuento de votos. Outlook agrupa las respuestas por el botón seleccionado, lo que le proporciona un recuento rápido.
Gestione los correos electrónicos de respuesta individuales
Recibirá respuestas de correo electrónico individuales por cada voto. Estas se archivan automáticamente y se vinculan al mensaje original. No necesita contarlas manualmente.
Errores comunes y limitaciones que debe evitar
Los destinatarios no pueden ver los botones de votación
Esto suele ocurrir si un destinatario no usa Outlook o si su cliente de correo electrónico elimina los encabezados especiales. La función requiere compatibilidad con encabezados de mensajes de Internet. Pida a los destinatarios que abran el correo electrónico en Outlook para escritorio o Outlook en la web. Enviar desde una cuenta que no sea de Exchange también causará este problema.
Los votos no se registran en un solo lugar
Debe abrir el mensaje enviado original desde su carpeta Elementos enviados para ver el panel Seguimiento. No busque un recuento en su bandeja de entrada. Si movió el mensaje enviado fuera de la carpeta Elementos enviados, el seguimiento puede fallar. Verifique siempre el seguimiento desde la carpeta Elementos enviados.
El texto del botón personalizado es demasiado largo o tiene comas
Mantenga las etiquetas de los botones cortas y claras. Use punto y coma solo para separar las opciones. No use comas, ya que Outlook las interpretará como parte del nombre del botón. Por ejemplo, use Almuerzo de trabajo;Llamada con cliente, no Almuerzo de trabajo,Llamada con cliente.
Botones de votación estándar vs personalizados
| Elemento | Botones estándar (Aprobar;Rechazar) | Botones personalizados |
|---|---|---|
| Tiempo de configuración | Selección instantánea con un clic | Requiere entrada manual de texto |
| Flexibilidad | Limitado a unos pocos pares predefinidos | Opciones ilimitadas adaptadas a su encuesta |
| Claridad para el destinatario | Opciones familiares y universalmente comprendidas | Puede requerir explicación en el cuerpo del correo electrónico |
| Ideal para | Aprobaciones formales o decisiones simples de sí/no | Encuestas de equipo, programación o preguntas de opción múltiple |
Ahora puede crear encuestas de correo electrónico eficientes utilizando los botones de votación de Outlook. Use la función Seguimiento en su mensaje enviado para monitorear las respuestas a medida que llegan. Para encuestas más avanzadas, explore Microsoft Forms e inserte el enlace del formulario directamente en un correo electrónico de Outlook.