Cuando das de baja a un contratista, compartes archivos de OneDrive mediante enlaces externos, pero el contratista ve un mensaje de acceso denegado en lugar de los archivos. Esto suele ocurrir porque la cuenta del contratista se eliminó de tu inquilino de Microsoft 365 o porque los permisos del enlace de uso compartido cambiaron durante el proceso de baja. Este artículo explica por qué aparece el error de acceso denegado y proporciona los pasos exactos para restaurar el acceso, revocar los enlaces de uso compartido y prevenir problemas futuros.
Puntos clave: Restaurar el acceso a enlaces externos de OneDrive para contratistas dados de baja
- Configuración de enlaces de uso compartido de OneDrive > Administrar acceso: Úsalo para ver quién tiene acceso actualmente a un archivo o carpeta y para agregar personas específicas manualmente, incluso si el tipo de enlace está configurado como Cualquier persona.
- Centro de administración de Microsoft 365 > Usuarios > Usuarios eliminados: Restaura temporalmente una cuenta de contratista eliminada para volver a habilitar su acceso a los enlaces de uso compartido existentes y, después, elimínala permanentemente tras transferir los datos.
- OneDrive > Panel de información > Administrar acceso > Configuración avanzada: Ve a la página de permisos de SharePoint para agregar usuarios externos directamente al elemento, omitiendo el enlace roto.
Por qué los enlaces de uso compartido externo de OneDrive muestran acceso denegado para contratistas dados de baja
Cuando creas un enlace de uso compartido externo en OneDrive for Business, el enlace contiene un token que otorga acceso a cualquier persona que haga clic en él, siempre que el destinatario esté autenticado. Si el enlace está configurado como “Personas específicas”, el token está vinculado a la dirección de correo electrónico del destinatario. Si el enlace está configurado como “Personas de su organización” o “Cualquier persona” con requisitos de inicio de sesión, el destinatario debe autenticarse con una cuenta de Microsoft o una cuenta profesional o educativa.
El error de acceso denegado se produce porque la cuenta del contratista ya no existe en tu inquilino o su token de acceso se ha revocado. Durante la baja, un administrador suele eliminar la cuenta de usuario o quitar sus licencias. Cuando el contratista hace clic en el enlace, OneDrive intenta autenticarlo en tu inquilino. Como la cuenta ya no existe, la autenticación falla y OneDrive muestra acceso denegado. Incluso si el enlace está configurado como “Cualquier persona”, es posible que el enlace aún requiera que el destinatario inicie sesión con una cuenta de Microsoft vinculada al mismo dominio que tu inquilino, que el contratista ya no tiene.
Otra causa común es que el propio enlace de uso compartido se revocó o el permiso se modificó durante la baja. Algunos administradores eliminan en masa los enlaces de uso compartido externo como parte del proceso de baja, lo que rompe todos los enlaces existentes.
Pasos para restaurar el acceso a enlaces de uso compartido externo para un contratista dado de baja
Usa los siguientes métodos para restaurar el acceso a los archivos. Elige el método que se ajuste a tu situación.
Método 1: Restaurar temporalmente la cuenta del contratista
- Inicia sesión en el centro de administración de Microsoft 365
Ve a admin.microsoft.com e inicia sesión con una cuenta de Administrador global o Administrador de usuarios. - Ve a Usuarios eliminados
En el panel de navegación izquierdo, selecciona Usuarios y luego Usuarios eliminados. Busca la cuenta del contratista en la lista. - Restaura la cuenta de usuario
Haz clic en el nombre del contratista y selecciona Restaurar usuario. Confirma la restauración. La cuenta se restaurará con sus permisos y licencias anteriores. Este proceso tarda unos minutos. - Notifica al contratista para que pruebe el enlace
Pide al contratista que vuelva a hacer clic en el enlace de uso compartido original. Después de la autenticación, debería ver los archivos. - Descarga o transfiere los archivos
Haz que el contratista descargue los archivos o los transfiera a una nueva ubicación. Una vez hecho esto, elimina de nuevo la cuenta de usuario desde Usuarios activos.
Método 2: Agregar al contratista como usuario invitado directo
- Abre el archivo o la carpeta en OneDrive
Ve al archivo o la carpeta específicos que necesita el contratista. Haz clic con el botón derecho en el elemento y selecciona Administrar acceso. - Haz clic en Configuración avanzada
En la parte inferior del panel Administrar acceso, haz clic en Configuración avanzada. Esto abre la página de permisos de SharePoint para ese elemento. - Agrega al contratista como invitado
Haz clic en Invitar a personas. Escribe la dirección de correo electrónico del contratista. Establece los permisos como Lectura o Edición según sea necesario. Desmarca la casilla que dice “Enviar un correo electrónico de invitación” si planeas compartir el enlace manualmente. - Comparte un nuevo enlace
De vuelta en OneDrive, crea un nuevo enlace de uso compartido. Establece el tipo de enlace como Personas específicas y agrega la dirección de correo electrónico del contratista. Envía este nuevo enlace al contratista. - El contratista inicia sesión con una cuenta de Microsoft
El contratista deberá iniciar sesión con una cuenta personal de Microsoft o una cuenta profesional de otra organización. No es necesario que esté en tu inquilino.
Método 3: Usar un código de acceso de un solo uso para enlaces de Cualquier persona
- Crea un nuevo enlace de uso compartido con permisos de Cualquier persona
Haz clic con el botón derecho en el archivo en OneDrive y selecciona Compartir. Elige Cualquier persona con el enlace. En más configuraciones, habilita Permitir la edición si es necesario. - Establece una fecha de expiración y una contraseña
Configura el enlace para que expire en unos días. Opcionalmente, establece una contraseña. Haz clic en Aplicar y luego en Copiar enlace. - Envía el enlace y la contraseña por separado
Envía el enlace por correo electrónico al contratista. Envía la contraseña por un canal separado, como SMS o un correo electrónico diferente. - El contratista abre el enlace
El contratista introduce la contraseña y puede acceder al archivo sin iniciar sesión. Esto evita por completo el problema de autenticación.
Si el contratista sigue sin poder acceder a los archivos después de la solución
OneDrive muestra “No tiene permiso para acceder a este elemento” incluso después de restaurar la cuenta
Es posible que el enlace de uso compartido se haya revocado o que se hayan borrado los permisos del elemento. Ve al archivo en OneDrive, haz clic en el icono de información i en la esquina superior derecha y revisa el panel Administrar acceso. Si el contratista no aparece en la lista, agrégalo de nuevo con los pasos del Método 2.
La cuenta del contratista se eliminó permanentemente después del período de retención de 30 días
Si el contratista se eliminó hace más de 30 días, la cuenta no se puede restaurar. Debes usar el Método 2 para agregarlo como usuario invitado. Si tu inquilino no permite el uso compartido con invitados, habilítalo en el centro de administración de SharePoint en Directivas > Uso compartido.
El enlace de uso compartido se creó con una restricción de dominio específica
Algunas organizaciones restringen el uso compartido a dominios específicos. Revisa la configuración de uso compartido externo de tu inquilino en el centro de administración de OneDrive. Si el dominio de correo electrónico del contratista está bloqueado, debes permitirlo temporalmente o usar el método de enlace de Cualquier persona con contraseña.
Tipos de enlaces de uso compartido externo y su comportamiento para usuarios dados de baja
| Tipo de enlace | Comportamiento después de eliminar la cuenta | Método de solución |
|---|---|---|
| Cualquier persona con el enlace | El enlace funciona si no se requiere inicio de sesión; falla si se requiere inicio de sesión | Crea un nuevo enlace de Cualquier persona con contraseña o usa el método de usuario invitado |
| Personas específicas | El enlace falla porque la cuenta del destinatario ya no existe | Restaura la cuenta o agrégala como usuario invitado |
| Personas de su organización | El enlace falla porque el contratista ya no está en el inquilino | Restaura la cuenta o agrégala como usuario invitado |
La tabla anterior muestra que solo el enlace de Cualquier persona sin requisitos de inicio de sesión puede sobrevivir a la baja de un contratista sin pasos adicionales. Todos los demás tipos de enlace requieren restaurar la cuenta o agregar al contratista como usuario invitado.
Cómo prevenir problemas de acceso denegado durante futuras bajas de contratistas
Antes de eliminar la cuenta de un contratista, revisa todos los enlaces de uso compartido que involucren a ese contratista. Usa el informe de enlaces de uso compartido de OneDrive en el centro de administración de Microsoft 365 para enumerar todos los elementos compartidos. Descarga los archivos que necesita el contratista y compártelos usando enlaces de Cualquier persona con fechas de expiración. De esta forma, el contratista podrá acceder a los archivos después de que se elimine su cuenta.
Configura una lista de verificación estándar de baja que incluya un paso para exportar los datos de OneDrive usando la opción Usuario de OneDrive > Obtener acceso a los archivos del centro de administración de Microsoft 365. Esto te da acceso a los archivos de OneDrive del contratista incluso después de la eliminación. Luego comparte esos archivos con el contratista usando el método de enlace de Cualquier persona.
Considera usar cuentas de invitado de Azure AD B2B para contratistas en lugar de crear cuentas de usuario completas. Las cuentas de invitado son más fáciles de administrar y se pueden desactivar sin perder el acceso a los archivos compartidos. Cuando desactivas una cuenta de invitado, los enlaces de uso compartido existentes siguen funcionando porque la cuenta de invitado todavía existe en el directorio, solo que deshabilitada.