La búsqueda de Microsoft 365 se basa en los metadatos para devolver resultados precisos a los usuarios en SharePoint, OneDrive y Teams. Sin una configuración adecuada de los metadatos, los resultados de búsqueda pueden ser incompletos o irrelevantes, lo que hace que los usuarios pierdan tiempo localizando archivos. Este artículo explica cómo configurar columnas de metadatos administrados, configurar el esquema de búsqueda y aplicar tipos de contenido para mejorar la relevancia de la búsqueda. Aprenderá los pasos específicos para preparar los metadatos de SharePoint de modo que la búsqueda de Microsoft 365 encuentre el contenido correcto más rápido.
Puntos clave: Preparar los metadatos de SharePoint para una mejor búsqueda
- Aplicación de servicio de metadatos administrados (MMS): Crea un almacén de términos central para etiquetas coherentes en todos los sitios y bibliotecas.
- Propiedades administradas asignadas en el esquema de búsqueda: Permite que las columnas de metadatos personalizadas sean buscables y refinables en la búsqueda de Microsoft 365.
- Propagación del tipo de contenido: Garantiza que las columnas de metadatos aparezcan de forma coherente en documentos y elementos de lista para que la búsqueda los indexe correctamente.
Por qué son importantes los metadatos para la búsqueda de Microsoft 365
La búsqueda de Microsoft 365 indexa contenido de SharePoint, OneDrive, Teams, Yammer y Exchange. El motor de búsqueda rastrea el contenido de los archivos, los nombres de archivo y las columnas de metadatos. Cuando los metadatos faltan, son incoherentes o no están asignados al esquema de búsqueda, el motor de búsqueda no puede mostrar resultados basados en propiedades personalizadas como el nombre del proyecto, el cliente o el tipo de documento.
La preparación de metadatos implica tres capas. Primero, necesita un almacén de términos con términos administrados para que los usuarios elijan de una lista controlada. Segundo, debe crear columnas de sitio que usen esos términos. Tercero, debe asignar esas columnas a propiedades administradas en el esquema de búsqueda para que sean buscables y refinables. Sin los tres pasos, los metadatos existen en SharePoint pero permanecen invisibles para la búsqueda.
El error más grande que cometen las organizaciones es depender de columnas de texto libre donde los usuarios escriben valores incoherentes. Por ejemplo, un usuario escribe “Marketing” y otro escribe “Mktg.” La búsqueda no puede agruparlos. Los metadatos administrados resuelven esto al proporcionar una única fuente de verdad.
Requisitos previos para la preparación de metadatos
Antes de comenzar, confirme que cuenta con lo siguiente:
- Permisos de administrador de SharePoint o administrador de inquilino para acceder al centro de administración de SharePoint.
- Acceso a la página de administración del almacén de términos en el centro de administración de SharePoint.
- Permisos de administrador de colección de sitios en los sitios donde agregará columnas de metadatos.
- Al menos un tipo de contenido definido para los documentos o elementos de lista que desea etiquetar.
Pasos para preparar los metadatos de SharePoint para una mejor búsqueda
Crear un grupo de términos y un conjunto de términos en el almacén de términos
- Abrir el almacén de términos
Vaya al centro de administración de SharePoint > Servicios de contenido > Almacén de términos. Si no ve esta opción, seleccione Mostrar todo para expandir el menú. - Crear un grupo de términos
Haga clic en Nuevo grupo. Escriba un nombre como “Metadatos de la empresa”. Un grupo de términos es un contenedor para conjuntos de términos relacionados. Establezca el propietario como un grupo de administradores que gestionarán los términos. - Crear un conjunto de términos
Seleccione el nuevo grupo y luego haga clic en Nuevo conjunto de términos. Asígnele el nombre “Proyecto” o “Departamento” según lo que desee que los usuarios etiqueten. Establezca el propietario del conjunto de términos como una persona o grupo que mantendrá la lista. - Agregar términos
En el conjunto de términos, haga clic en Nuevo término. Escriba cada término que desee que esté disponible para etiquetar, por ejemplo “Finanzas”, “RR. HH.”, “TI”. También puede agregar sinónimos y descripciones para cada término. Los términos no distinguen mayúsculas de minúsculas.
Crear columnas de sitio de metadatos administrados
- Abrir Columnas de sitio
Vaya a su sitio de SharePoint, haga clic en el icono de engranaje y luego seleccione Información del sitio > Ver toda la configuración del sitio. En Galerías de diseñador web, haga clic en Columnas de sitio. - Crear una nueva columna
Haga clic en Crear. Escriba un nombre de columna como “Departamento”. En El tipo de información de esta columna, seleccione Metadatos administrados. - Conectar con el conjunto de términos
En la sección Configuración del conjunto de términos, seleccione Usar un conjunto de términos administrado. Vaya al conjunto de términos que creó anteriormente. Marque Permitir varios valores si desea que los usuarios etiqueten elementos con más de un término. Haga clic en Aceptar. - Agregar la columna a un tipo de contenido
Vaya a Configuración del sitio > Tipos de contenido del sitio. Abra el tipo de contenido que usa para documentos, como Documento. Haga clic en Agregar desde columnas de sitio existentes, seleccione su nueva columna y haga clic en Agregar. Este paso garantiza que la columna aparezca en todos los documentos de ese tipo.
Asignar la columna a una propiedad administrada de búsqueda
- Abrir el esquema de búsqueda
Vaya al centro de administración de SharePoint > Búsqueda > Esquema de búsqueda. Si no ve Búsqueda, expanda la lista Centros de administración. - Buscar la propiedad rastreada
En la pestaña Propiedades rastreadas, filtre por el nombre de su columna. Por ejemplo, busque “ows_” seguido del nombre interno de la columna. El nombre interno es el nombre de la columna sin espacios. Seleccione la propiedad rastreada que coincida con su columna. - Crear una propiedad administrada
Haga clic en Agregar asignación. En el cuadro de diálogo, haga clic en Crear una nueva propiedad administrada. Asígnele un nombre como “Departamento”. Establezca el tipo como Texto. Marque Buscable y Refinable si desea que los usuarios filtren los resultados por esta propiedad. Haga clic en Aceptar. - Ejecutar un rastreo completo
Después de guardar la asignación, vaya a Administración de búsqueda > Registro de rastreo. Solicite un rastreo completo del origen de contenido que contiene su sitio. Un rastreo completo lee todos los metadatos y rellena la propiedad administrada. Los rastreos incrementales la actualizarán más adelante.
Aplicar metadatos a documentos existentes
- Usar Edición rápida
Abra la biblioteca de documentos, cambie al modo Edición rápida haciendo clic en el icono de cuadrícula en el lado derecho del encabezado de la columna. Seleccione la columna de metadatos y escriba o elija términos para cada documento. Edición rápida actualiza varias filas a la vez. - Usar Power Automate
Cree un flujo que se desencadene cuando se agregue o modifique un archivo. Use la acción Actualizar propiedad de archivo para establecer el valor de metadatos según una condición, como el nombre de la carpeta o la extensión del archivo. Esto mantiene los metadatos coherentes para los archivos nuevos. - Usar la Herramienta de migración de SharePoint
Si está migrando archivos desde un recurso compartido de archivos, use la Herramienta de migración de SharePoint (SPMT). Puede crear un archivo de asignación de metadatos que establezca el valor de la columna para cada archivo durante la migración. Esto evita el etiquetado manual de miles de archivos.
Errores comunes al preparar metadatos para la búsqueda
La columna de metadatos no se agregó al tipo de contenido
Si agrega una columna de metadatos a una biblioteca pero no al tipo de contenido subyacente, la columna aparece en la vista de la biblioteca, pero es posible que la búsqueda no la indexe correctamente. Agregue siempre la columna al tipo de contenido del que heredan los documentos. Verifique editando las propiedades de un documento y comprobando que la columna aparezca.
La propiedad administrada no está marcada como Buscable
Una propiedad administrada que no está marcada como Buscable nunca aparecerá en los resultados de búsqueda. Aunque la propiedad rastreada contenga datos, el motor de búsqueda la ignora. Después de crear la propiedad administrada, vaya a Propiedades administradas, abra la propiedad y confirme que Buscable esté marcada. Marque también Refinable si desea refinadores de búsqueda.
Los usuarios escriben texto libre en lugar de usar el selector de términos
Si permite la entrada de texto libre en una columna de metadatos administrados, los usuarios pueden escribir valores que no coincidan con el conjunto de términos. Esto crea datos incoherentes que la búsqueda no puede agrupar. En la configuración de la columna, establezca Requerir que esta columna contenga información en Sí y seleccione Aplicar conjunto de términos. Esto obliga a los usuarios a elegir solo del conjunto de términos.
No se desencadenó un rastreo completo después de los cambios en el esquema
Después de asignar una nueva propiedad administrada, el índice de búsqueda no se actualiza automáticamente. Debe desencadenar un rastreo completo del origen de contenido. Sin este paso, los documentos existentes permanecen no buscables por la nueva propiedad. Vaya a Administración de búsqueda > Orígenes de contenido, seleccione su origen y haga clic en Iniciar rastreo completo.
Metadatos administrados frente a columnas de texto libre para la búsqueda
| Elemento | Columna de metadatos administrados | Columna de texto libre |
|---|---|---|
| Coherencia de datos | Obliga a los usuarios a elegir de un conjunto de términos controlado | Los usuarios pueden escribir cualquier valor, lo que genera errores tipográficos y duplicados |
| Refinadores de búsqueda | Agrupa automáticamente los resultados por el término | Sin agrupación; cada variante aparece como un valor separado |
| Sinónimos | Admite sinónimos para que la búsqueda encuentre términos relacionados | Sin compatibilidad con sinónimos |
| Mantenimiento | Almacén de términos central administrado por un administrador | Cada biblioteca requiere limpieza manual |
La búsqueda de Microsoft 365 ahora puede mostrar resultados basados en sus metadatos personalizados. Los usuarios verán refinadores para Departamento, Proyecto o cualquier otra propiedad administrada que haya asignado. Para aprovechar al máximo, configure también orígenes de resultados y reglas de consulta que impulsen los elementos con valores de metadatos específicos. Comience auditando sus bibliotecas existentes y reemplazando las columnas de texto libre por columnas de metadatos administrados.