Los hilos de correo largos pueden ser difíciles de seguir, especialmente cuando necesita ponerse al día rápidamente. Microsoft Copilot en Outlook puede analizar una conversación completa y crear un resumen conciso. Este artículo proporciona los pasos para usar esta función y explica cómo aprovecharla al máximo.
Puntos clave: usar Copilot para resumir hilos de correo
- Copilot en el panel de lectura: Genera un resumen del hilo de correo seleccionado directamente en la vista de la bandeja de entrada.
- Indicación Resumir en el panel de Copilot: Use el comando dedicado para obtener un desglose de los puntos clave, las decisiones y los elementos de acción.
- Ctrl + clic para seleccionar el hilo: Garantiza que Copilot analice toda la cadena de la conversación, no solo el mensaje más reciente.
Qué hacen los resúmenes de Copilot en Outlook
Copilot para Microsoft 365 usa IA para leer e interpretar el contenido de una conversación de correo. Identifica el tema principal, extrae las decisiones clave, enumera las acciones propuestas y resalta cualquier pregunta sin responder. El resumen aparece en un panel independiente, lo que le permite comprender el contexto del hilo sin leer cada mensaje. Esta función está disponible tanto para correos individuales como para cadenas largas de respuestas.
Necesita una suscripción a Microsoft 365 con una licencia de Copilot para usar esta función. Los correos deben estar en un tipo de cuenta compatible, como Microsoft Exchange Online. Copilot procesa el texto dentro de su buzón y no comparte estos datos externamente. El resumen se genera a petición y no se almacena de forma permanente en el propio hilo de correo.
Pasos para generar un resumen de correo con Copilot
Siga estos pasos para crear un resumen de una conversación de correo. Asegúrese de usar el nuevo Outlook para Windows o la aplicación web de Outlook.
- Seleccione el hilo de correo
En su buzón, haga clic en el correo más reciente de la conversación que desea resumir. Para un análisis completo del hilo, presione Ctrl y haga clic en el correo para seleccionar toda la cadena de la conversación en la lista de mensajes. - Abra el panel de Copilot
Busque el icono de Copilot en el lado derecho de la cinta de opciones de Outlook. Tiene el aspecto de un círculo azul con un destello. Haga clic en este icono para abrir el panel de Copilot en el lado derecho de la pantalla. - Use el comando resumir
En el panel de Copilot, verá un cuadro de indicación. Escriba “Summarize this email thread” o “What are the key points in this conversation?” y presione Entrar. Copilot también sugerirá un botón “Summarize” en el que puede hacer clic directamente. - Revise el resumen generado
Copilot mostrará un resumen estructurado en el panel. Normalmente incluye secciones como Tema principal, Puntos clave, Elementos de acción y Preguntas abiertas. Puede leer este resumen para comprender rápidamente el contenido del hilo. - Interactúe con el resumen
Puede hacer preguntas de seguimiento en el mismo panel de Copilot. Por ejemplo, escriba “Who is responsible for the next action?” o “What was the final decision on the budget?”. Copilot responderá según el contenido del correo.
Usar Copilot en el panel de lectura
Hay un método más rápido disponible en el panel de lectura. Cuando selecciona un solo correo que forma parte de un hilo, puede aparecer un icono de Copilot en la parte superior del panel de lectura. Al hacer clic en este icono se genera al instante un resumen breve sin abrir el panel lateral completo de Copilot. Este método es ideal para obtener una visión general rápida.
Errores comunes y limitaciones que debe evitar
La opción de Copilot falta o está atenuada
Si no puede ver el icono de Copilot, verifique que su suscripción a Microsoft 365 incluya licencias de Copilot. Su administrador de TI debe haberle asignado una licencia. Además, asegúrese de no estar usando una versión clásica de escritorio de Outlook; la función requiere el nuevo Outlook o Outlook en la web.
El resumen está incompleto o es incorrecto
Copilot puede pasar por alto información si el hilo de correo contiene muchas imágenes incrustadas, tablas o texto en archivos adjuntos que no puede leer. Funciona mejor con texto sin formato y HTML en el cuerpo del correo. En hilos muy largos que abarcan cientos de mensajes, el resumen podría centrarse en los intercambios más recientes. Seleccione siempre toda la cadena de la conversación para obtener los mejores resultados.
Preocupaciones sobre privacidad y tratamiento de datos
Copilot procesa los datos de su empresa conforme a los compromisos de privacidad y seguridad existentes de Microsoft 365. No usa el contenido de su correo para entrenar modelos de IA generales. Sin embargo, debe seguir las políticas de su organización sobre qué correos pueden ser procesados por herramientas de IA, especialmente para información altamente confidencial.
Resumen de Copilot frente a lectura manual: diferencias clave
| Elemento | Resumen de Copilot | Lectura manual |
|---|---|---|
| Tiempo necesario | Segundos | Minutos u horas |
| Extracción de puntos clave | Resaltado automático de decisiones y acciones | Requiere tomar notas personales |
| Contexto para hilos antiguos | Proporciona contexto histórico instantáneo | Requiere desplazarse por todo el historial |
| Tratamiento de archivos adjuntos | Por lo general, no puede leer el texto dentro de los archivos | Puede abrir y revisar todos los archivos |
| Precisión | Alta para debates basados en texto, puede pasar por alto matices | Comprensión completa del tono y el subtexto |
Ahora puede comprender rápidamente discusiones de correo largas sin leer cada mensaje. Pruebe a usar Copilot para redactar una respuesta basada en el resumen que proporciona. Para un uso avanzado, pida a Copilot que cree una agenda de reunión a partir de los elementos de acción que identificó en el hilo.