Un archivo OST demasiado grande puede hacer que Outlook funcione lentamente, se congele o no logre sincronizarse con su servidor Exchange. Este archivo de datos sin conexión crece a medida que recibe correos electrónicos y archivos adjuntos, ya que almacena una copia local de su buzón. Esta guía ofrece pasos claros para reducir el tamaño del archivo OST y restaurar el rendimiento de Outlook.
Puntos clave: Reducir el tamaño del archivo OST
- Herramienta de limpieza del buzón: Archiva elementos antiguos y los elimina permanentemente de su buzón para reducir el archivo OST local.
- Configuración del control deslizante de sincronización: Limita la cantidad de correo que se descarga en su equipo, lo que evita que el OST crezca demasiado.
- Compactación del archivo OST: Recupera el espacio no utilizado dentro del archivo después de eliminar elementos, lo que requiere una configuración específica de Outlook.
Por qué su archivo OST de Outlook crece sin control
El archivo OST es su caché local para un buzón de Microsoft Exchange o Microsoft 365. Le permite trabajar sin conexión y sincronizar los cambios más tarde. Su tamaño aumenta con cada correo electrónico, elemento de calendario y archivo adjunto guardado en su buzón. Sin administración, puede alcanzar decenas de gigabytes.
Los archivos grandes ralentizan Outlook porque el programa debe leer y escribir más datos en su disco duro. Los problemas de rendimiento, como retrasos, bloqueos o errores de sincronización, suelen comenzar cuando el archivo OST supera un tamaño saludable. Se requiere un mantenimiento regular para mantenerlo manejable.
Cómo afecta el Modo Cached Exchange al tamaño
El Modo Cached Exchange es la función principal que utiliza el archivo OST. El control deslizante de sincronización en la configuración de su cuenta determina el período de tiempo de su caché local. Una configuración de “Todo” descarga todo el historial de su buzón, lo que puede crear un archivo OST muy grande rápidamente.
Pasos para reducir el tamaño de su archivo OST de Outlook
Siga estos métodos en orden para reducir eficazmente su archivo OST y mejorar la velocidad de Outlook.
Método 1: Usar la Herramienta de limpieza del buzón
- Abrir la herramienta de limpieza
En Outlook, vaya a Archivo > Herramientas > Limpiar buzón. Esto abre un cuadro de diálogo con varias opciones de administración de tamaño. - Ver el tamaño del buzón
Haga clic en el botón ‘Ver tamaño del buzón’. Revise el tamaño de cada carpeta, como Bandeja de entrada y Elementos enviados, para identificar las más grandes. - Buscar elementos antiguos o grandes
Use las herramientas ‘Buscar elementos anteriores a’ o ‘Buscar elementos mayores que’. Seleccione una fecha o un tamaño, y luego haga clic en Buscar para ver los mensajes coincidentes. - Eliminar o archivar elementos
Seleccione los elementos encontrados y elimínelos. Para el almacenamiento a largo plazo, muévalos a un archivo de datos de Outlook local haciendo clic en Archivar en la pestaña Archivo. - Vaciar la carpeta Elementos eliminados
Haga clic con el botón derecho en la carpeta Elementos eliminados y seleccione ‘Vaciar carpeta’. Esto elimina los elementos de forma permanente y permite recuperar espacio.
Método 2: Ajustar la configuración de sincronización
- Abrir la configuración de la cuenta
Vaya a Archivo > Configuración de la cuenta > Configuración de la cuenta. Seleccione su cuenta de Exchange o Microsoft 365 y haga clic en Cambiar. - Cambiar el correo para mantener sin conexión
Haga clic en ‘Más configuraciones’ y luego vaya a la pestaña Avanzado. Busque el control deslizante ‘Correo para mantener sin conexión’. - Seleccionar un período de tiempo más corto
Mueva el control deslizante de ‘Todo’ a un período más corto, como 12 meses o 3 meses. Haga clic en Aceptar, luego en Siguiente y Finalizar. - Reiniciar Outlook
Cierre y vuelva a abrir Outlook. Comenzará a eliminar los datos más antiguos del archivo OST local según su nueva configuración.
Método 3: Compactar el archivo OST
- Habilitar la compactación automática
Vaya a Archivo > Opciones > Avanzado. En Inicio y salida de Outlook, marque la casilla ‘Compactar todos los archivos de datos de Outlook al cerrar Outlook’. Haga clic en Aceptar. - Cerrar Outlook para activar la compactación
Salga de Outlook por completo. El proceso de compactación se ejecuta en segundo plano y puede tardar varios minutos para un archivo grande. - Verificar el nuevo tamaño del archivo
Vuelva a abrir Outlook. Para comprobar el nuevo tamaño, vaya a Archivo > Configuración de la cuenta > Configuración de la cuenta, seleccione la pestaña Archivos de datos y observe el tamaño indicado para su archivo OST.
Si su archivo OST sigue siendo grande después de la limpieza
Outlook sigue mostrando un archivo OST grande después de la eliminación
Los elementos eliminados solo se marcan para su eliminación hasta que compacte el archivo. Asegúrese de que la configuración de compactación automática esté habilitada y de cerrar Outlook por completo. También puede localizar y eliminar manualmente el archivo OST mientras Outlook está cerrado, pero Outlook descargará uno nuevo al iniciarse.
Control deslizante de sincronización atenuado o no disponible
Esto generalmente significa que su administrador de Exchange ha establecido una directiva. Comuníquese con su departamento de TI para solicitar un cambio en la configuración de su buzón en caché o para aumentar su cuota de buzón en el servidor.
Outlook se bloquea al acceder a carpetas grandes
Las carpetas individuales extremadamente grandes pueden causar inestabilidad. Use la Herramienta de limpieza del buzón para encontrar elementos grandes y muévalos a un archivo PST local. Esto reduce la carga en la caché OST.
Administración del archivo OST: Enfoques proactivo y reactivo
| Elemento | Administración proactiva | Solución reactiva |
|---|---|---|
| Objetivo principal | Evitar que el OST crezca demasiado | Reducir un archivo ya sobredimensionado |
| Acción clave | Establecer el control deslizante de sincronización en 12 meses o menos | Ejecutar la Limpieza del buzón y compactar el archivo |
| Esfuerzo del usuario | Bajo, configuración única | Alto, limpieza y verificación manuales |
| Tiempo de inactividad de Outlook | Ninguno | Posible durante la compactación |
| Ideal para | Cuentas nuevas o prevención de problemas futuros | Restaurar el rendimiento en un buzón lento |
Ahora puede controlar el tamaño de su archivo OST de Outlook con las herramientas integradas de limpieza y sincronización. Establecer el control deslizante de sincronización en un período más corto es el método de prevención más eficaz a largo plazo. Para una administración avanzada, use la función AutoArchivar de Outlook para mover automáticamente los elementos antiguos a un archivo PST independiente según una programación.