Cómo habilitar el modo cached exchange y ajustar la ventana de sincronización en Outlook

Es posible que necesite habilitar el modo Cached Exchange en Outlook para trabajar sin conexión o mejorar el rendimiento. Esta característica almacena una copia local de su buzón en su computadora. Este artículo proporciona los pasos para activar este modo y controlar cuánto correo electrónico se sincroniza.

Entendimiento del modo Cached Exchange y la ventana de sincronización

El modo Cached Exchange es una configuración para cuentas de Microsoft Exchange y Microsoft 365 de trabajo o escuela en Outlook. Crea un archivo de datos de Outlook sin conexión en su computadora que contiene copias de los elementos de su buzón. Esta caché local le permite leer, escribir y buscar correos electrónicos incluso sin conexión a Internet. Los cambios se sincronizan automáticamente cuando se vuelve a conectar.

El beneficio principal es una experiencia más ágil, ya que Outlook lee desde el archivo local en lugar del servidor para la mayoría de las acciones. La ventana de sincronización, a menudo llamada configuración “Correo para mantener sin conexión”, determina cuánto de su correo electrónico anterior se copia a este archivo local. Puede elegir un período específico, como 3 meses, o descargar todo su buzón.

Requisitos previos para la configuración

Debe tener una cuenta de Exchange o Microsoft 365 ya agregada a Outlook. La característica no está disponible para cuentas POP3 o IMAP. También necesita suficiente espacio libre en disco en el disco duro de su computadora para el archivo de caché local, que puede crecer mucho si sincroniza muchos años de correo electrónico.

Pasos para habilitar el modo Cached Exchange y establecer el control deslizante de sincronización

Siga estos pasos para activar la característica y elegir su rango de descarga de correo. El proceso es el mismo en Outlook para Microsoft 365 en Windows 11 y Windows 10.

1. Abrir Configuración de la cuenta
   En Outlook, haga clic en la pestaña Archivo en la esquina superior izquierda. En la pantalla Información de la cuenta, haga clic en el botón Configuración de la cuenta y luego seleccione nuevamente Configuración de la cuenta en el menú desplegable.
2. Seleccione su cuenta de Exchange
   En la ventana Configuración de la cuenta, vaya a la pestaña Correo electrónico. Haga clic para resaltar su cuenta de Microsoft Exchange o Microsoft 365 en la lista, luego haga clic en el botón Cambiar encima de la lista.
3. Habilitar el modo Cached Exchange
   En el cuadro de diálogo Cambiar cuenta, busque la configuración etiquetada Usar modo Cached Exchange. Haga clic en la casilla de verificación junto a ella para habilitar la característica.
4. Ajustar el control deslizante de sincronización de correo
   Justo debajo de la casilla de verificación, verá el control deslizante Correo para mantener sin conexión. Haga clic y arrastre el control deslizante a su configuración preferida. Las opciones comunes son 3 meses, 1 año, 3 años o Todo.
5. Completar la configuración
   Haga clic en el botón Siguiente. Aparecerá una pantalla de confirmación. Haga clic en Finalizar y luego cierre la ventana Configuración de la cuenta. Outlook comenzará a crear la caché local, lo que puede llevar tiempo según el tamaño de su buzón.

Errores comunes y limitaciones a evitar

Outlook solicita credenciales repetidamente después de habilitar

Si Outlook solicita constantemente su contraseña después de activar el modo en caché, su política de seguridad de Windows puede estar bloqueando el almacenamiento de credenciales. Vaya a Panel de control > Cuentas de usuario > Administrador de credenciales y revise la sección Credenciales de Windows. Elimine cualquier entrada antigua o duplicada de Outlook o MicrosoftOffice. Reinicie Outlook e ingrese su contraseña cuando se le solicite.

El archivo de caché OST se vuelve demasiado grande

El archivo de caché local tiene un límite de tamaño, típicamente 50 GB para versiones más recientes de Outlook. Si establece el control deslizante en Todo para un buzón muy grande, puede alcanzar este límite. Para reducir el tamaño del archivo, vuelva a la configuración y elija un período de sincronización más corto, como 1 año. Luego puede usar la pestaña Archivo > Configuración de la cuenta > Archivos de datos para encontrar la ubicación del archivo y ver su tamaño.

El modo en caché está atenuado o no disponible

Esto generalmente significa que su tipo de cuenta no admite la característica, como una cuenta de correo electrónico POP3 estándar. También puede ocurrir si su administrador de TI ha deshabilitado el modo en caché mediante una directiva de grupo. Comuníquese con su administrador del sistema para confirmar si la característica está permitida para su organización.

Modo Cached Exchange vs modo en línea: diferencias clave

Elemento	Modo Cached Exchange	Modo en línea
Función principal	Almacena una copia local del buzón para uso sin conexión	Se conecta directamente al servidor sin caché local
Requisito de Internet	No se requiere para leer correo existente; se requiere para enviar y sincronizar	Se requiere para todas las acciones, incluida la lectura de correo antiguo
Rendimiento	Generalmente más rápido para navegar y buscar correo	Puede ser más lento, dependiendo de la velocidad y latencia del servidor
Uso de espacio en disco	Utiliza espacio significativo para el archivo de caché OST	Utiliza un espacio mínimo en el disco local
Ideal para	Portátiles, redes poco confiables o buzones grandes	Entornos de escritorio virtual o límites estrictos de espacio en disco

Ahora puede usar Outlook con una copia local de su buzón para un acceso confiable. Si viaja con frecuencia, pruebe abrir Outlook con su Wi-Fi deshabilitado para verificar que el acceso sin conexión funcione. Para una administración avanzada, use el panel de control Opciones de indización de Windows Search para solucionar problemas si la búsqueda dentro de su correo en caché se vuelve lenta.