Cuando usa AutoArchivar de Outlook para mover correos antiguos a un archivo PST local mientras también tiene un buzón de Archivo en línea de Microsoft 365, puede ver elementos duplicados, correos faltantes o mensajes de error sobre conflictos de sincronización. Esto ocurre porque ambas características intentan administrar los mismos mensajes usando reglas de almacenamiento diferentes. Este artículo explica la causa raíz del conflicto y proporciona un método paso a paso para desactivar AutoArchivar en las carpetas que ya cubre el Archivo en línea. También aprenderá a verificar que solo un sistema de archivo maneje sus datos.
Muchos usuarios empresariales habilitan AutoArchivar por costumbre y luego activan un Archivo en línea sin revisar su configuración existente. El resultado es un choque entre el archivado en PST local y el archivado del lado del servidor. Si sigue las instrucciones a continuación, eliminará el archivado duplicado y asegurará que su Archivo en línea funcione como la única fuente para los elementos antiguos.
Puntos clave: Resolución de conflictos entre AutoArchivar y Archivo en línea
- Archivo > Opciones > Avanzado > Configuración de AutoArchivar: Desactive AutoArchivar por completo o configúrelo por carpeta para detener el archivado en PST local.
- Propiedades de la carpeta > pestaña AutoArchivar > No archivar elementos en esta carpeta: Aplique esta configuración a cada carpeta que el Archivo en línea ya cubra.
- Buzón de Archivo en línea en el panel de carpetas de Outlook: Verifique que el Archivo en línea contenga los elementos correctos y que no se esté produciendo un archivado duplicado.
Por qué AutoArchivar y Archivo en línea crean conflictos de sincronización
AutoArchivar es una característica heredada de Outlook que mueve elementos anteriores a una fecha especificada desde las carpetas de su buzón principal a un archivo PST local en su computadora. El Archivo en línea es una característica en la nube de Microsoft 365 que mueve elementos a un buzón separado alojado en Exchange Online según las políticas de retención establecidas por su administrador de TI. Cuando ambas características se dirigen a las mismas carpetas, Outlook puede intentar mover un correo electrónico al PST local al mismo tiempo que la política del servidor intenta moverlo al archivo en la nube. Esto causa errores de sincronización, copias duplicadas en diferentes ubicaciones o elementos faltantes que parecen desaparecer de ambos almacenes.
La causa raíz técnica
El conflicto surge porque Outlook procesa las reglas de AutoArchivar localmente antes de que el servidor aplique su política de retención. Si una carpeta tiene AutoArchivar habilitado (predeterminado para muchas carpetas) y también tiene asignada una política de Archivo en línea, Outlook mueve el elemento al PST local primero. Luego, el servidor intenta mover el mismo elemento al Archivo en línea pero no lo encuentra en la carpeta original. Esto da como resultado un error de sincronización registrado en la carpeta de problemas de sincronización de Outlook. Con el tiempo, el PST local y el Archivo en línea pueden contener subconjuntos diferentes de mensajes antiguos, y ninguna ubicación contiene el conjunto completo.
Pasos para desactivar AutoArchivar en carpetas cubiertas por el Archivo en línea
Para resolver el conflicto, debe desactivar AutoArchivar en cada carpeta que el Archivo en línea ya administra. Los pasos a continuación le guían para desactivar AutoArchivar globalmente y luego por carpeta.
- Abrir la configuración de AutoArchivar en Outlook
Abra Outlook. Haga clic en Archivo > Opciones > Avanzado. En la sección AutoArchivar, haga clic en Configuración de AutoArchivar. - Desactivar AutoArchivar globalmente
En el cuadro de diálogo AutoArchivar, desmarque Ejecutar AutoArchivar cada N días. Esto detiene todo el archivado automático en archivos PST locales. Haga clic en Aceptar. Si prefiere mantener AutoArchivar para carpetas no archivadas, deje esta opción marcada y continúe con la configuración por carpeta. - Abrir las propiedades de cada carpeta
En el panel de carpetas, haga clic derecho en una carpeta que también esté en su Archivo en línea (por ejemplo, Bandeja de entrada o Elementos enviados). Seleccione Propiedades. Haga clic en la pestaña AutoArchivar. - Aplicar la configuración No archivar
Seleccione No archivar elementos en esta carpeta. Esto evita que AutoArchivar mueva elementos de esta carpeta al PST local. Haga clic en Aceptar. - Repetir para todas las carpetas relevantes
Repita los pasos 3 y 4 para cada carpeta que aparezca bajo su buzón de Archivo en línea en el panel de carpetas. Las carpetas comunes incluyen Bandeja de entrada, Elementos enviados, Elementos eliminados y cualquier carpeta personalizada que haya creado. - Verificar que el Archivo en línea funciona
Expanda su buzón de Archivo en línea en el panel de carpetas. Verifique que los elementos aparezcan allí como se espera. Si su administrador de TI configuró una política de retención, los elementos se moverán automáticamente dentro de 24 a 48 horas.
Si Outlook sigue teniendo problemas después de la solución principal
AutoArchivar sigue ejecutándose a pesar de la desactivación global
Si desactivó AutoArchivar globalmente pero Outlook sigue moviendo elementos a un PST local, busque una configuración de AutoArchivar separada en el registro o en la Directiva de grupo. Algunas organizaciones aplican configuraciones de AutoArchivar mediante Directiva de grupo que anulan las opciones locales. Comuníquese con su administrador de TI para confirmar que ninguna política reactive AutoArchivar. También puede ejecutar la Herramienta de reparación de la bandeja de entrada de Outlook (scanpst.exe) en el archivo PST local para corregir cualquier daño causado por el conflicto.
El Archivo en línea no se llena después de desactivar AutoArchivar
Si desactivó AutoArchivar pero el Archivo en línea permanece vacío, es posible que la política de retención no se aplique a su buzón. En Outlook, haga clic en Archivo > Información > Configuración del buzón y busque Política de retención. Si el nombre de la política está en blanco o muestra “Ninguna”, comuníquese con su administrador de TI para asignar una política de retención a su buzón. El Archivo en línea requiere una política para mover elementos automáticamente.
Aparecen elementos duplicados en ambos archivos
Si ve el mismo correo electrónico tanto en el PST local como en el Archivo en línea, el conflicto ya creó duplicados. Para limpiar, primero desactive AutoArchivar usando los pasos anteriores. Luego elimine los elementos duplicados del PST local. Para abrir el archivo PST, haga clic en Archivo > Abrir y exportar > Abrir archivo de datos de Outlook. Navegue hasta el archivo PST y elimine los duplicados manualmente o use una herramienta de deduplicación de terceros.
AutoArchivar vs Archivo en línea: diferencias clave
| Elemento | AutoArchivar | Archivo en línea |
|---|---|---|
| Ubicación de almacenamiento | Archivo PST local en su computadora | Buzón en la nube en Exchange Online |
| Método de activación | Programación manual establecida en Opciones de Outlook | Política de retención establecida por el administrador de TI |
| Accesibilidad | Solo en la computadora donde se almacena el PST | Cualquier dispositivo con Outlook o Outlook en la web |
| Riesgo de pérdida de datos | Alto si el PST se corrompe o se pierde | Bajo debido a la redundancia y copias de seguridad del servidor |
| Prevención de duplicados | No verifica otras fuentes de archivo | El servidor verifica si ya existe un archivo antes de mover |
Ahora puede desactivar AutoArchivar en las carpetas administradas por el Archivo en línea y evitar conflictos de sincronización. A continuación, verifique que su política de retención del Archivo en línea esté activa revisando la configuración del buzón en Archivo > Información. Para un control avanzado, pida a su administrador de TI que aplique una etiqueta de política de retención que excluya carpetas específicas del archivado.