Cómo solucionar que la columna persona no encuentre a un usuario nuevo

Cuando escribe un nombre en una columna Persona o Grupo de SharePoint, la búsqueda puede no devolver resultados para un usuario que se agregó recientemente a la organización. Esto sucede porque SharePoint mantiene su propia caché de perfiles de usuario que no se actualiza inmediatamente cuando se crea un nuevo usuario en Microsoft 365. Este artículo explica por qué la columna Persona no encuentra a un usuario nuevo y proporciona métodos paso a paso para forzar la aparición del perfil de usuario.

Por qué la columna Persona no encuentra a un usuario nuevo

SharePoint usa la aplicación de servicio de perfiles de usuario para almacenar e indexar la información del usuario. Cuando se agrega un nuevo usuario a Microsoft 365, el perfil de usuario debe importarse desde Microsoft Entra ID (anteriormente Azure AD) a SharePoint antes de que la columna Persona pueda buscar a ese usuario. Este proceso de importación no ocurre instantáneamente.

La programación de sincronización predeterminada para los perfiles de usuario de SharePoint es cada 24 horas. Si agrega un usuario e inmediatamente intenta seleccionarlo en una columna Persona, el perfil aún no se ha creado en el servicio de perfiles de usuario de SharePoint. La consulta de búsqueda no devuelve resultados porque el usuario no existe en la base de datos de perfiles de SharePoint.

El rol de los permisos del sitio

Incluso después de que el perfil de usuario aparezca en el servicio, la columna Persona no mostrará a un usuario que no tenga permisos en el sitio. SharePoint filtra los resultados de búsqueda para mostrar solo a los usuarios que tienen al menos acceso de Lectura a la colección de sitios. Si a un nuevo usuario no se le ha concedido acceso al sitio, no aparecerá en el selector de la columna Persona.

Retraso en la actualización del índice de búsqueda

SharePoint indexa los perfiles de usuario por separado del servicio de perfiles de usuario. Después de que se crea o actualiza un perfil, el índice de búsqueda debe rastrear ese perfil antes de que aparezca en los resultados de búsqueda de la columna Persona. Este rastreo puede tardar varias horas según la programación de búsqueda configurada para el inquilino.

Pasos para forzar la aparición del nuevo usuario en la columna Persona

1. Verifique que el usuario exista en Microsoft 365
   Abra el centro de administración de Microsoft 365 en admin.microsoft.com. Vaya a Usuarios > Usuarios activos. Confirme que el nuevo usuario aparezca en la lista con una licencia asignada. Si el usuario no aparece, créelo primero o espere la sincronización desde su directorio local si usa identidad híbrida.
2. Conceda al usuario acceso al sitio
   Vaya al sitio de SharePoint donde se usa la columna Persona. Haga clic en el icono de engranaje y seleccione Permisos del sitio. Haga clic en Agregar miembros > Agregar miembros al sitio. Escriba la dirección de correo electrónico del nuevo usuario y asigne al menos el nivel de permiso Lectura. Haga clic en Compartir.
3. Desencadene una sincronización de perfiles de usuario desde el centro de administración de SharePoint
   Vaya al centro de administración de SharePoint en admin.microsoft.com/sharepoint. En la navegación izquierda, haga clic en Más características. En Perfiles de usuario, haga clic en Abrir. En la página Perfiles de usuario, haga clic en Administrar perfiles de usuario. En el cuadro de búsqueda, escriba el nombre o el correo electrónico del nuevo usuario. Si el usuario aparece, el perfil existe. Si no, haga clic en el vínculo Configuración de sincronización en la navegación izquierda. En la sección Sincronización incremental, haga clic en Iniciar sincronización incremental. Esto fuerza a SharePoint a importar nuevos usuarios desde Microsoft Entra ID.
4. Ejecute una sincronización completa de perfiles si es necesario
   Si la sincronización incremental no incorpora al usuario, es posible que necesite una sincronización completa. En la misma página Configuración de sincronización, en Sincronización completa, haga clic en Iniciar sincronización completa. Una sincronización completa puede tardar varias horas, pero importará todos los perfiles de usuario desde Microsoft Entra ID.
5. Solicite una nueva indexación de búsqueda para el sitio
   Después de que se complete la sincronización de perfiles de usuario, es posible que el índice de búsqueda aún no contenga al nuevo usuario. En el centro de administración de SharePoint, vaya a Sitios activos. Seleccione el sitio que contiene la columna Persona. En la barra de comandos, haga clic en Volver a indexar el sitio. Esto desencadena un nuevo rastreo completo del contenido del sitio y de los perfiles de usuario asociados con el sitio.
6. Espere a que se complete el rastreo de búsqueda
   Después de volver a indexar, el rastreo de búsqueda se ejecuta según su programación. Puede comprobar el estado del rastreo en el centro de administración de SharePoint en Búsqueda > Registro de rastreo. Espere hasta que el registro de rastreo muestre el perfil de usuario como rastreado correctamente. Esto puede tardar entre 30 minutos y varias horas.
7. Pruebe la columna Persona nuevamente
   Vuelva a la lista o biblioteca donde está configurada la columna Persona. Haga clic en la columna y comience a escribir el nombre del nuevo usuario. El usuario ahora debería aparecer en la lista de sugerencias. Si el usuario aún no aparece, actualice la página e inténtelo de nuevo.

Si la columna Persona sigue sin mostrar resultados después de la solución

La columna Persona usa un origen incorrecto

Compruebe la configuración de la columna. Abra la lista o biblioteca, haga clic en el icono de engranaje y seleccione Configuración de la lista. Haga clic en el nombre de la columna Persona. En Permitir selección de, asegúrese de que esté seleccionada la opción Solo personas. Si la columna está configurada como Personas y grupos, la búsqueda incluye tanto usuarios como grupos de SharePoint. Cambie a Solo personas si el nuevo usuario es una persona individual.

El perfil de usuario no está incluido en el ámbito de búsqueda de personas

En el centro de administración de SharePoint, vaya a Búsqueda > Esquema de búsqueda. En Propiedades administradas, busque PreferredName. Verifique que la propiedad esté configurada como Searchable y Queryable. Si no es así, edite la propiedad y habilite ambas configuraciones. Luego, vuelva a indexar el sitio como se describe en el Paso 5 anterior.

La caché del navegador muestra resultados obsoletos

Borre la caché del navegador o abra el sitio en una ventana de navegación privada. Algunos navegadores almacenan en caché los resultados de búsqueda de usuarios de SharePoint. Después de borrar la caché, vuelva a cargar la página y pruebe la columna Persona nuevamente.

Búsqueda de usuarios en la columna Persona: antes y después de la sincronización

Elemento	Antes de la sincronización de perfiles	Después de la sincronización de perfiles
Perfil de usuario en SharePoint	No presente	Presente en el servicio de perfiles de usuario
Entrada del índice de búsqueda	No rastreado	Rastreado e indexado
Permisos del sitio para el usuario	Ninguno	Al menos acceso de Lectura concedido
Resultado de búsqueda de la columna Persona	No se encontraron resultados	El usuario aparece en las sugerencias

Ahora puede forzar la sincronización de perfiles de usuario, conceder permisos de sitio y volver a indexar el sitio para que un nuevo usuario aparezca en la columna Persona. Ejecute primero una sincronización incremental y espere a que se complete el rastreo de búsqueda. Si el usuario aún no aparece, ejecute una sincronización completa de perfiles y verifique la configuración de la columna. Este proceso garantiza que todos los nuevos usuarios estén disponibles para su selección en las columnas Persona de sus sitios de SharePoint.