La página Bookings With Me en Microsoft Outlook para Microsoft 365 permite que otras personas programen tiempo directamente en su calendario sin cadenas interminables de correos electrónicos. Usted controla exactamente cuándo está disponible, cuánto dura cada reunión y si se agrega tiempo de margen entre citas. Si su página actual muestra demasiados o muy pocos horarios, o la duración incorrecta, debe ajustar la configuración de disponibilidad. Este artículo explica cómo personalizar los horarios disponibles en su página Bookings With Me modificando la duración de la reunión, el horario laboral, los intervalos de margen y los límites de reserva anticipada.
Puntos clave: Personalizar los horarios de Bookings With Me
- Página de configuración de Bookings With Me: Vaya a Outlook en la web, seleccione el icono de engranaje y luego Ver toda la configuración de Outlook > Calendario > Bookings With Me para acceder a todos los controles de horarios.
- Lista desplegable Duración de la reunión: Cambie el horario predeterminado de 30 minutos a 15, 45 o 60 minutos para que coincida con el tipo de reunión que ofrece.
- Horario laboral y tiempo de margen: Establezca su ventana de tiempo disponible y agregue minutos de margen antes o después de cada horario para evitar reservas consecutivas.
Qué son los horarios de Bookings With Me y cómo funcionan
Bookings With Me es una herramienta de programación simplificada integrada en Outlook para Microsoft 365. Crea una página pública donde las personas pueden elegir un horario según la disponibilidad que usted defina. La página se sincroniza con su calendario de Outlook para que los eventos existentes bloqueen esos horarios automáticamente.
Cada horario representa una invitación de reunión. La duración del horario, el tiempo entre horarios y la ventana de disponibilidad general provienen de su configuración. Cuando alguien reserva un horario, Outlook le envía un elemento de calendario y la persona que reserva recibe un correo electrónico de confirmación con un enlace de acceso si agregó uno.
La característica es diferente de la aplicación Bookings completa. Bookings With Me está diseñado para la programación individual en lugar de administrar un equipo o un negocio con múltiples servicios. Puede crear una página por calendario y personalizarla sin necesidad de una licencia de Bookings.
Requisitos previos antes de personalizar los horarios
Necesita una cuenta de trabajo o escuela de Microsoft 365 con Exchange Online. La característica Bookings With Me no está disponible en Outlook independiente para cuentas personales como Outlook.com o Gmail. Su administrador debe haber habilitado el interruptor Bookings en Outlook en el centro de administración de Microsoft 365. Si no ve la opción Bookings With Me en la configuración de Calendario, comuníquese con su departamento de TI.
Solo puede acceder a la configuración a través de Outlook en la web. La aplicación de escritorio de Outlook y la aplicación móvil no tienen la página de configuración de Bookings With Me. Después de realizar cambios en la web, los horarios actualizados aparecen en su página activa de inmediato.
Pasos para cambiar la duración de la reunión y la ventana de tiempo disponible
- Abra Outlook en la web y vaya a la configuración de Calendario
Inicie sesión en su cuenta de Microsoft 365 en outlook.office.com. Haga clic en el icono de engranaje en la esquina superior derecha. Seleccione Ver toda la configuración de Outlook en la parte inferior del panel Configuración. En la ventana Configuración, haga clic en Calendario y luego seleccione Bookings With Me. - Seleccione la página que desea editar
Si tiene más de una página de Bookings With Me, haga clic en el nombre de la página en la lista. Cada página tiene su propia configuración de horarios. Los cambios se aplican solo a la página seleccionada. - Cambie la duración de la reunión
En la sección Duración de la reunión, haga clic en la lista desplegable y elija una nueva duración. Las opciones son 15 minutos, 30 minutos, 45 minutos y 60 minutos. La duración del horario determina cuánto tiempo ocupa cada reserva en su calendario. - Establezca sus horas disponibles
En Horas disponibles, seleccione la hora de inicio y la hora de finalización de su jornada laboral. Por ejemplo, establezca de 9:00 a. m. a 5:00 p. m. Las personas que reservan solo verán los horarios que caen completamente dentro de esta ventana. Si deja esto en blanco, Outlook usa su horario laboral predeterminado de la configuración de Calendario. - Elija los días en que está disponible
Marque o desmarque días individuales de la semana. Desmarque sábado y domingo si no desea reservas los fines de semana. Los horarios disponibles solo aparecen en los días que seleccione. - Agregue tiempo de margen entre horarios
Desplácese hasta Tiempo de margen. Use las listas desplegables Antes y Después para agregar minutos entre reuniones. Por ejemplo, establezca 10 minutos después de cada horario para darse un descanso. El tiempo de margen no se puede reservar y no aparece como opción para la persona que programa. - Ajuste la reserva anticipada y el aviso mínimo
En la sección Reserva anticipada, establezca con cuánta anticipación pueden reservar las personas. El valor predeterminado es 60 días. En la sección Aviso mínimo, establezca cuánta anticipación requiere. Por ejemplo, 4 horas significa que alguien no puede reservar un horario que comience en menos de 4 horas a partir de ahora. - Guarde los cambios
Haga clic en Guardar en la parte superior de la página de configuración. Su página Bookings With Me se actualiza de inmediato. Abra su página pública en una nueva pestaña del navegador para verificar que los nuevos horarios aparezcan correctamente.
Cómo agregar o quitar bloques de tiempo específicos
Puede crear bloques de tiempo que anulen su disponibilidad principal para fechas específicas. Esto es útil cuando desea ofrecer horas adicionales en un día en particular o bloquear un día por completo sin agregar un evento al calendario.
- Abra la misma página de configuración de Bookings With Me
Vaya a Outlook en la web, haga clic en el icono de engranaje, elija Ver toda la configuración de Outlook, luego Calendario y luego Bookings With Me. Seleccione su página. - Haga clic en Agregar bloque de tiempo
Desplácese hasta la sección Bloques de tiempo. Haga clic en Agregar bloque de tiempo. Aparece una nueva fila. - Establezca la fecha y el rango de tiempo
Ingrese la fecha específica. Elija una hora de inicio y una hora de finalización para el bloque. Por ejemplo, si normalmente termina a las 5:00 p. m. pero desea ofrecer horarios hasta las 7:00 p. m. en un miércoles específico, establezca el bloque de 5:00 p. m. a 7:00 p. m. - Elija agregar o quitar disponibilidad
Seleccione Disponible para agregar esta ventana de tiempo a su horario existente. Seleccione No disponible para quitar esta ventana de tiempo. Use No disponible para bloquear una hora de almuerzo o una cita personal sin crear un evento en el calendario. - Guarde el bloque de tiempo
Haga clic en Guardar junto a la fila del bloque de tiempo. Repita para cada fecha que necesite personalizar. Haga clic en el botón Guardar principal en la parte superior de la página para aplicar todos los cambios.
Errores comunes al personalizar horarios
Los horarios no aparecen en la página pública
Si su página Bookings With Me no muestra horarios disponibles, verifique que su calendario no tenga un evento de todo el día o una reunión recurrente que cubra todo el día. Outlook trata los eventos de todo el día como tiempo ocupado y elimina esos horarios. También verifique que la duración de la reunión no sea mayor que su ventana de horas disponibles. Por ejemplo, un horario de 60 minutos no cabe en una ventana disponible de 30 minutos.
El tiempo de margen se superpone con el siguiente horario
Cuando establece tiempo de margen después de un horario, Outlook resta ese margen de la ventana de tiempo disponible. Si sus horas disponibles terminan a las 5:00 p. m. y agrega 15 minutos de margen después de un horario de 30 minutos que comienza a las 4:30 p. m., el horario no aparecerá porque el margen se extiende más allá de las 5:00 p. m. Reduzca el margen o extienda sus horas disponibles para solucionarlo.
Las personas que reservan no pueden elegir una hora específica que usted pretendía
Si desea ofrecer solo dos horarios específicos por día, como 10:00 a. m. y 2:00 p. m., use la característica Bloques de tiempo para definir esas ventanas exactas en lugar de establecer un rango amplio de horas disponibles. Establezca sus horas disponibles principales en una ventana corta o use bloques de tiempo No disponible para quitar las horas no deseadas.
Bookings With Me vs. la aplicación Bookings completa: Personalización de horarios
| Elemento | Bookings With Me | Aplicación Bookings completa |
|---|---|---|
| Número de páginas | Una por calendario, hasta 10 páginas | Negocios y servicios ilimitados |
| Duración de la reunión | Fija por página: 15, 30, 45 o 60 minutos | Personalizada por servicio, cualquier duración en minutos |
| Tiempo de margen | Antes y después de cada horario, en incrementos de 5 minutos | Antes y después de cada servicio, en incrementos de 1 minuto |
| Bloques de tiempo | Disponible o no disponible en fechas específicas | Horas personalizadas por servicio y por miembro del personal |
| Varios miembros del personal | No compatible | Admite varios miembros del personal con horarios individuales |
| Licencia | Incluida con Microsoft 365 E3, E5, Business Basic, Business Standard, Business Premium | Requiere licencia de Bookings o Microsoft 365 E3/E5 |
Si necesita más de cuatro opciones de duración o desea ofrecer varios servicios con diferentes duraciones de horario, use la aplicación Bookings completa en su lugar. Bookings With Me es mejor para la programación individual donde una duración de horario sirve para todas las reuniones.
Conclusión
Ahora puede controlar exactamente qué horarios aparecen en su página Bookings With Me ajustando la duración de la reunión, el horario laboral, el tiempo de margen y los bloques de tiempo. Comience con una duración de 30 minutos y modifíquela según el tipo de reuniones que acepte. Use la característica Bloques de tiempo para agregar disponibilidad adicional en días ocupados sin cambiar su horario principal. Para un control avanzado de horarios, como duraciones variables por tipo de reunión, considere actualizar a la aplicación Bookings completa disponible en el centro de administración de Microsoft 365.